В каком размере нормируются представительские расходы

Учет и оформление представительских расходов

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
  3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
  5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

  • Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
  • Трансфер участников до места приема и обратно.
  • Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
  • ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

    По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

    Неправомерно учитывать как представительские расходы:

    • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
    • средства на развлекательную программу для участников;
    • стоимость экскурсий;
    • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
    • финансы на оформление зала для мероприятия;
    • медицинские траты, если они потребовались;
    • проезд и проживание гостей;
    • оплата визовых услуг участников;
    • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
    • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

    Критерии отнесения расходов к представительским

    Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

    Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

    1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
    2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
    3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
    4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

    В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

    • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
    • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

    Документы для подтверждения представительских расходов

    Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

    • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
    • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
    • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
    • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
    • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
    • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

    ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

    Нормирование представительских расходов

    Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

    Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

    1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

    2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

    3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

    Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

    Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

    Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

    НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

    На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

    Представительские расходы и бухучет

    Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

    • материальные затраты;
    • амортизационные;
    • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
    • прочие.

    Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

    Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

    НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

    Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

    Проводка будет выглядеть так:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

    В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2017-2018 годах?

    Представительские расходы 2017-2018 нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда предприятия. Каким образом можно избежать претензий налоговиков и добиться максимально эффективного использования данных расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, узнайте из нашего материала.

    Нормирование представительских расходов в 2017-2018 годах (лимиты по федеральному законодательству)

    Представительские расходы как отдельная категория затрат определены положениями ст. 264 НК РФ. Фактически данные положения, что устанавливают порядок использования, а также, в частности, нормирование представительских расходов, — единственные, что приняты в нормативных актах на федеральном уровне.

    В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы могут использоваться плательщиками налога на прибыль в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов на оплату труда в соответствующий налоговый период. Собственно, это единственный лимит с точки зрения применения расходов, о которых идет речь, в целях оптимизации налоговой базы.

    Перспективы снижения платежной нагрузки фирмы, что уплачивает налог на прибыль, таким образом, зависят:

    • от величины представительских расходов;
    • величины расходов на оплату труда.

    Рассмотрим то, каким образом определяется первый и второй показатель, а также то, за счет каких методов фирма может увеличить соответствующие показатели.

    Как увеличить норматив представительских расходов: учет максимального объема затрат

    Представительские расходы в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ могут быть представлены:

    • расходами на организацию официальных мероприятий;
    • в виде оплаты транспортных, буфетных услуг в рамках проведения данных мероприятий;
    • в виде оплаты услуг переводчика, заказанных в рамках проведения официальных мероприятий.

    По мнению судей, этот перечень не является закрытым. Это означает возможность признания в составе представительских прямо не упомянутых в п. 2 ст. 264 НК РФ расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)). Хотя не исключены споры с контролирующими органами по обоснованности включения в состав представительских расходов тех или иных затрат компании.

    Так, чиновники и судьи не против того, чтобы в составе представительских расходов была учтена стоимость спиртных напитков, приобретенных для организации деловых мероприятий по заключению договоров с клиентами (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

    Однако не следует расширять этот перечень бесконтрольно, так как данный вид расходов находится под пристальным вниманием контролирующих органов. К примеру, нельзя отнести к представительским расходы на организацию фуршета, аренду теплохода и оплату труда артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей, так как указанные расходы не предусмотрены положениями п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    Аналогичного мнения чиновники придерживаются и относительно расходов на кофе, чай и сладости, которыми угощают в компании своих клиентов (письмо Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327).

    Услуги, оплата которых формирует представительские расходы предприятия, в общем случае могут быть оказаны в отношении:

    • гостей официального мероприятия, представляющих сторонние организации;
    • иных участников официального мероприятия, что прибывают на заседание руководящего органа предприятия;
    • штатных сотрудников предприятия, которые в статусе официальных лиц участвуют в переговорах.

    Таким образом, активное изучение правоприменительной практики (с учетом разъяснений чиновников) — ключевой фактор максимизации представительских расходов, что могут быть использованы в целях оптимизации налогообложения предприятия. Но даже если работа в данном направлении будет проведена ответственными сотрудниками фирмы успешно — как мы отметили выше, представительские расходы нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда. Поэтому следующая задача предприятия — максимально эффективно определить учетную величину данных затрат.

    Увеличить норму представительских расходов: учет затрат на оплату труда

    В соответствии с положениями ст. 255 НК РФ, к расходам на оплату труда относятся предусмотренные законом, трудовыми и коллективными договорами начисления, выплаты сотрудникам, расходы на их содержание. Это могут быть, в частности, выплаты:

    • по окладам, тарифам, сдельным расценкам, процентам от выручки;
    • в виде премий, стимулирующих надбавок;
    • в счет оплаты коммунальных услуг, питания, жилья, которые бесплатно предоставляются работникам*;
    • в счет приобретения спецодежды, обуви для сотрудников**;
    • в виде среднего заработка, перечисляемого сотрудникам по тем или иным основаниям;
    • в виде компенсаций за неиспользованный отпуск;
    • выходные пособия и иные начисления увольняемым сотрудникам;
    • вознаграждения сотрудникам за выслугу лет;
    • в виде районных, северных надбавок;
    • в виде компенсации стоимости проезда на различных видах транспорта;
    • оплата труда в период вынужденного прогула либо выполнения более низкооплачиваемой работы;
    • платежи в государственные внебюджетные фонды, в частные фонды по договорам добровольного пенсионного страхования;
    • расходы работодателя на оформление ДМС для сотрудников;
    • в виде зарплаты сотрудникам, работающим на вахте;
    • суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по контрактам с государственными организациями;
    • начисления сотрудникам предприятия, проходящим обучение в сторонних организациях с отрывом от работы;
    • начисления сотрудникам-донорам за дни прохождения обследования в медучреждениях, сдачи крови, а также в периоды отдыха после сдачи крови;
    • суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по гражданско-правовым договорам;
    • начисления военнослужащим, которые проходят службу на унитарных предприятиях и в иных госучреждениях (если налогоплательщик имеет отношение к деятельности данных структур);
    • доплаты сотрудникам с инвалидностью;
    • резервные отчисления на оплату отпусков, вознаграждений за выслугу лет, а также перечисления по итогам трудовой деятельности за год;
    • представленные суммами в счет компенсации процентов по жилищным кредитам, взятым сотрудниками;
    • прочие перечисления в пользу работника, что предусмотрены договором между ним и фирмой.

    * В расходы на оплату также включается компенсация работодателя за непредоставление сотрудникам в установленных законом случаях бесплатного жилья, коммунальных и прочих подобных им услуг (п. 4 ст. 255 НК РФ).

    ** Отметим, что приобретение фирмой спецодежды и обуви для работников, которое формирует представительские расходы, предполагает, что:

    • сотрудники не компенсируют стоимость спецодежды и обуви за свой счет;
    • спецодежда и обувь передается в собственность сотрудников.

    Таким образом, по каждому из приведенных оснований может формироваться база для исчисления лимита по представительским расходам, который составляет 4% от нее.

    Увеличить норму представительских расходов: досписание затрат по итогам налогового периода

    В общем случае представительские расходы списываются по итогам отчетного периода — 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев или года в пределах лимита, рассмотренного нами выше, — 4% от расходов на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

    Часто бывает, что объем представительских расходов в рамках одного отчетного периода превышает лимит, вследствие чего в налоговом учете предприятия в течение года формируется некий остаток представительских расходов, не учтенных в расчете прибыли. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ данные расходы могут быть списаны («включены в состав прочих расходов») в течение налогового периода.

    Отмеченную норму правомерно понимать как устанавливающую возможность для досписания образовавшихся в течение года сверхлимитных представительских расходов. Но только при условии, что к концу года расходы на оплату труда составят сумму, которой достаточно для осуществления такого досписания.

    Если сверхлимитные представительские расходы досписываются, то в бухучете фирмы одновременно осуществляется:

    • досписание входного НДС по представительским расходам;
    • уменьшение величины отложенных налоговых активов по соответствующим расходам.

    О нюансах расчета отложенных налоговых активов и обязательств узнайте из материала «Бухгалтерский учет расчетов по налогу на прибыль».

    Итоги

    Представительские расходы нормируются — могут быть применены в целях уменьшения налоговой базы предприятия в пределах лимита, установленного ст. 264 НК РФ (4% от затрат на оплату труда). Максимально эффективно использовать соответствующие расходы для оптимизации налогообложения можноувеличив их учитываемый объем, а также сформировав учитываемый объем расходов на оплату труда по основаниям, приведенным в ст. 255 НК РФ.

    Узнать больше о представительских расходах вы можете в статьях:

    Представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете

    Представительские издержки: что входит в состав

    В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.

    Что относится к представительским расходам:

    1. Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
    2. Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

    Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ . Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:

    • доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
    • организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
    • услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

    А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

    Принципы нормирования

    В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

    Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

    1. Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
    2. Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
    3. Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

    Оплата труда: от чего считать норматив

    Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ .

    Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

    • начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
    • условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
    • все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование ( ст. 252 НК РФ ).

    Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

    Особенности документального оформления

    Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

    Рекомендовано использовать следующие документы:

    1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
    2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
    3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
    4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
    5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

    Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

    Налоговый учет

    Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

    Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ . Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.

    Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

    К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

    Пример: налог на прибыль и представительские расходы

    ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2020 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:

    • транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
    • организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
    • услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
    • билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
    • проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
    • экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

    Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

    Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

    Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

    ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.

    Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

    Бухгалтерский учет

    Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.

    Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:

    • списания материальных затрат;
    • начисления амортизации;
    • начислений вознаграждений за труд;
    • отражения услуг сторонних компаний;
    • прочих трат.

    Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу». Типовые бухгалтерские записи:

    Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат

    Материальные запасы списаны на проведение мероприятий по приему гостей

    Представительские расходы: в каком размере нормируются в 2017 году

    Ранее нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов устанавливались подзаконными актами. Сегодня такие акты признаны утратившими силу и многих интересует вопрос, как и в каком размере представительские расходы нормируются в 2017 году?

    Понятие представительских расходов

    НК относит к представительским расходам, возникшие при ведении переговоров с партнерами организации или проведении заседаний членов ее руководящего состава. К таким расходам:

    относятся не относятся
    расходы на организацию мероприятия расходы на организацию развлечений
    транспортные расходы расходы на организацию отдыха
    расходы на фуршет в процессе переговоров расходы на оформление помещения
    расходы на оплату услуг переводчика расходы на приобретение сувениров

    Не стоит забывать, что указанные выше расходы будут признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

    Нормирование представительских расходов

    Нормирование в целях налогообложение существует для ограничения расходов недобросовестных налогоплательщиков, не связанных напрямую с производственными и иными процессами. При отсутствии нормирования, думаю, многие бы боролись с искушением уменьшить налоговое бремя путем списания расходов на обеды и завтраки в составе представительских.

    В бухгалтерском учете рассматриваемые нами расходы полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности, а в налоговом — в состав прочих расходов, но лишь частично, то есть являются нормируемыми.

    Расходы, превышающие предельный размер, относятся к расходам, не учитываемым в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли.

    Однако не стоит забывать, что база для определения нормы расходов, которые могут уменьшать налогооблагаемую прибыль, рассчитывается нарастающим итогом и расходы, не учтенные в первом квартале, могут быть учтены в последующих с ростом суммы, потраченной на оплату труда.

    Как же рассчитать предельную норму?

    В соответствии с НК нормы представительских расходов определяются пропорционально расходам на оплату труда работников организации и доля, приходящаяся на них, не должна быль больше 4 процентов. То есть для того чтобы вычислить предельный размер необходимо рассчитать размер расходов на оплату труда за отчетный период.

    При этом стоит помнить, что организации, применяющие метод начисления, должны использовать при расчете начисленную заработную плату, а применяющие кассовый метод — фактически выплаченную.

    Совмещение налоговых режимов

    Не редки случаи, кода организации совмещают деятельность, облагаемую налогами в соответствии с общим режимом налогообложения, с деятельностью облагаемой ЕНВД. Такие организации освобождены от уплаты налога на прибыль в отношении прибыли, полученной от деятельности, облагаемой ЕНВД.

    В тоже время расходы, которые несет организация для осуществления деятельности, облагаемой ЕНВД, не учитываются в при расчете налога на прибыль.

    В данном случае для нормирования представительских расходов необходимо из общего фонда оплаты труда организации вычесть зарплату сотрудников, занятых на работах, связанных с осуществлением деятельности, облагаемой ЕНВД, что будет не сложно сделать, ведь такие организации должны вести раздельный учет операций, осуществляемых в рамках разных налоговых режимов.

    Представительские расходы

    Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

    Состав представительских расходов

    Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

    переговоров с представителями других компаний и клиентами – физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

    заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

    К таким расходам относятся, в частности, затраты:

    на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

    по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

    на буфетное обслуживание во время мероприятия;

    на услуги переводчиков во время мероприятия.

    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Документальное оформление представительских расходов

    Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

    В таком отчете должны быть указаны:

    время и место проведения мероприятия;

    состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

    величина расходов на организацию мероприятия.

    Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

    Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

    Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

    приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

    смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

    Представительские расходы и налог на прибыль

    Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

    Нормирование представительских расходов

    Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива – 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

    Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

    Бухгалтерский учет представительских расходов

    В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

    Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

    Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

    Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» – Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

    Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

    На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

    Расходы организации на оплату труда составили:

    за I квартал – 500 000 руб.;

    за II квартал – 600 000 руб.

    Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

    в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

    в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).

    Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

    • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

    Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

    Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2020 году

    Статьи по теме

    Представительские расходы в 2020 году могут снижать облагаемую базу по налогу на прибыль, но только некоторые и только в ограниченном размере. Подробнее читайте об этом в статье.

    Посчитать представителькие расходы вы можете в программе “Бухсофт”. Программа разнесет выплаты по разделам в нужном порядке, а также проверит отчет на ошибки.

    Какие расходы считаются представительскими в 2020 году

    Понятие представительских расходов для целей налогообложения прибыли раскрывается в п. 2 ст. 264 НК РФ. К таким расходам относятся:

    • затраты на прием, в т. ч. на обслуживание гостей из других предприятий, если причина встречи – начало нового сотрудничества или поддержка старого;
    • расходы на прием членов Совета директоров, представителей правления и т. д. самого налогоплательщика;

    В рамках данного пункта под приемом подразумевается организация официального завтрака, обеда или иного подобного мероприятия. При этом средства могут быть затрачены на:

    • доставку приглашенных на мероприятие лиц (туда и обратно);
    • буфет во время переговоров;
    • услуги перевода.

    Иные расходы, относящиеся к развлечениям, отдыху или лечению, а также расходы на проживание приглашенных лиц, представительскими уже не являются, и для целей налогообложения прибыли не принимаются совсем.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2020 году?

    В этом же п. 2 ст. 264 НК РФ указана и норма представительских расходов – 4% от суммы расходов на оплату труда за этот же отчетный или налоговый период.

    Что относится к расходам на оплату труда, к которым привязаны представительские расходы

    Для таких целей следует применять нормы ст. 255 НК РФ. Перечень расходов в этой статье Налогового кодекса является открытым. Это значит, что главное, на что следует опираться – это:

    • начисление должно быть предусмотрено трудовым или коллективным договором или системой оплаты труда налогоплательщика;
    • начисление должно соответствовать нормам законодательства РФ;
    • начисление должно быть обоснованным и документально подтвержденным, т. е. отвечать требованиям ст. 252 НК РФ.

    Обратите внимание, что определять сумму расходов на оплату труда следует тем же методом, который используется для учета всех расходов – кассовым методом или методом начисления.

    Принимаются ли представительские расходы к учету при УСН

    К сожалению, принять в расходы на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы» представительские затраты не разрешается совсем. По данному вопросу Минфин России высказался уже давно в письме от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22. К сожалению, с тех пор ситуация не изменилась и в п. 1 ст. 346.16 НК РФ так и не появился пункт о представительских расходах, как не появился и пункт «прочие расходы». Как и прежде, перечень затрат, снижающих налоговую базу на упрощенке остается закрытым. И расходы вне перечня не учитываются на УСН, это в очередной раз подтверждает письмо Минфина РФ от 23.03.2017 № 03-11-11/16982.

    Формула для расчета нормы представительских расходов в 2020 году

    Формула расчета нормы представительских расходов выглядит таким образом:

    Расходы на оплату труда * 4%

    Представительские расходы принимаются полностью

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году

    Статьи по теме

    В целях налогообложения прибыли представительские расходы нормируются в размере – 2017 год пока не несет изменений в их величине. В статье расскажем, какие представительские расходы можно учесть и чему равна норма в 2017 году.

    Какие расходы относятся к представительским

    Прежде, чем говорить о том, в каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году, разберемся, что же к ним относится.

    К признакам, по которым расходы компании можно признать представительскими, относятся:

    • данные расходы должны быть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
    • данные лица должны прибыть для ведения переговоров (участи в заседания руководящего органа налогоплательщика);
    • цель переговоров – установление и поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора) либо решение определенных вопросов организации;
    • представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного органа налогоплательщика).

    Пример. ООО «Альфа» закупила алкогольную продукцию. Она нужно для проведения деловой встречи. Бухгалтер учел затраты на приобретение спиртных напитков в составе представительских расходов. Его позицию подтверждают письма Минфина РФ от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136.

    В каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году

    Представительские расходы нормируются в размере (2017) четырех процентов от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены.

    То есть уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль за отчетный период можно на представительские расходы в сумме не больше 4% от расходов компании на оплату труда за этот же период.

    Пример. В феврале директор ООО «Ромашка» Иванов И.В. был направлен в командировку на деловую встречу. Представительские расходы на эту встречу составили 3000 руб. Иванов отразил эти расходы в авансовом отчете. К отчету он приложил первичные документы.

    За второй квартал в ООО «Ромашка» общая сумма расходов на оплату труда составила 90 000 руб. (ООО «Ромашка» применяет кассовый метод»).

    Предельная величина представительских расходов равна 3600 руб. (90 000 руб. × 4%). Эта сумма больше фактических расходов. Поэтому бухгалтер списал всю сумму представительских расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

    Если расходы превысят норматив, их можно учесть в следующем отчетном периоде. Но только пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года).

    Также читайте:

    Как документально оформить представительские расходы

    Итак, мы рассказали, что представительские расходы нормируются в размере (2017) четырех процентов. Теперь поговорим, как их оформить.

    По мнению контролирующих органов, к документам, подтверждающим представительские расходы, относятся:

    • отчет о мероприятии. В нем отразите подробности мероприятия – состав участников, программа мероприятия, место проведения и время;
    • приказ руководителя компании о проведении мероприятия;
    • смета расходов.

    Формы подтверждающих документы разработайте самостоятельно. Их нужно приложить к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

    Пример. Кондратьев А.С. Был направлен в командировку с целью заключить договор на поставку оборудования. Ему были выделены деньги на организацию буфетного обслуживания во время переговоров. По возвращению из командировки Кондратьев А.С. составил авансовый отчет, приложил к нему чеки, квитанции и составил другие отчетные документы. Примеры отчетных документов смотрите ниже.

    В заключение отметим, что с компенсации сотруднику представительских расходов не нужно платить ни НДФЛ, ни страховые взносы.

    Как учитывать представительские расходы организациям на УСН и на ЕНВД

    На расчет единого налога при УСН представительские расходы никак не влияют. Организации на УСН их вообще не учитывают. Поэтому в каком размере нормируются представительские расходы в 2017 году для таких организаций не имеет значения (письмо Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22).

    Также эти расходы не учитывают при расчете налога и организации на ЕНВД.

    Источники:
    http://nalog-nalog.ru/nalog_na_pribyl/v_kakom_razmere_normiruyutsya_predstavitel_skie_rashody/
    http://ppt.ru/art/category/predstavitelskie-raskhody-v-bukhgalterskom-i-nalogovom-uchete
    http://glavkniga.ru/situations/s505335
    http://www.audit-it.ru/terms/taxation/predstavitelskie_raskhody.html
    http://www.26-2.ru/art/354234-predstavitelskie-rashody-normiruyutsya-v-kakom-razmere-v-2019-godu
    http://www.zarplata-online.ru/art/160540-qqkp-16-m10-v-kakom-razmere-normiruyutsya-predstavitelskie-rashody-2017
    http://ppt.ru/news/141751

    Ссылка на основную публикацию