Представительские расходы: как оформить, образец приказа

Приказ о представительских расходах

Приказ о представительских расходах является первичным документом, необходимым для надлежащего оформления бухгалтерской отчетности организации. Предприятие может выдать работнику наличные денежные средства для осуществления текущих хозяйственных затрат. Такие расходы строго регламентированы законодательством РФ и не должны осуществляться произвольно.

Правовое обоснование

Большое внимание налоговых служб уделяется расходам компаний на организацию деловых переговоров, именуемым как представительские. Такие затраты позволяют бизнес-субъектам уменьшать налогооблагаемую базу, поэтому должны быть:

  • фактически обоснованы;
  • надлежащим образом оформлены.

Ст. 264 Налогового кодекса РФ допускает осуществление представительских расходов на прием и на организацию сервиса для:

  • доверенных лиц контрагентов;
  • работников самой компании, если они участвуют в переговорах;
  • участников заседаний руководящих органов компании.

Расходы могут покрывать:

  • организацию банкетов, фуршетов и иных подобных мероприятий;
  • транспортные услуги;
  • услуги переводчиков, если таковых нет в штате компании.

В качестве представительских налоговые службы не примут затраты, произведенные компанией на лечение, развлечения и организацию отдыха.

Чтобы контролирующими органами были подтверждены расходы по ведению переговоров, а налоговая база бесспорно уменьшена, налогоплательщику необходимо:

  • находиться на общей системе налогообложения;
  • учитывать только затраты, которые не превышают 4 процента от суммы, направленной работодателем на оплату труда в том же отчетном периоде.

Согласно Письму Министерства финансов РФ от 13.11.2007 №03-03-06/1/807 оформление затрат на деловые встречи и переговоры осуществляется на основании подтверждающих эти расходы документов, основным из которых является Приказ о представительских расходах.

Структура документа

Распоряжение составляется на официальном бланке компании. Официально утвержденной структуры приказа не существует. Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать:

  • фирменное наименование налогоплательщика;
  • название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.);
  • порядковый номер документа;
  • дату и место вынесения распоряжения;
  • цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.);
  • ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании;
  • название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения;
  • лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);

  • срок составления отчета о потраченных суммах и иной сопутствующей документации;
  • ФИО и должность лица, контролирующего исполнение распоряжения.
  • Приказ о представительских расходах подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее полномочия для вынесения подобных распоряжений. В ознакомлении с приказом расписываются ответственные за исполнение должностные лица. Если их более 3-х, подписи целесообразно проставлять на отдельном листе, тогда составляется лист ознакомления с приказом.

    Сроки составления документов

    К распоряжению по затратам всегда прилагаются дополнительные подтверждающие документы, которые оформляются как до вынесения приказа, так и после него. Это могут быть:

    • сметы расходов;
    • подробные программы мероприятий;
    • документы, подтверждающие суммы затрат (например, договоры об оказании транспортных или кейтеринговых услуг, чеки, квитанции и т.д.);
    • отчеты;
    • акты принятия затрат руководителем.

    Зачастую сметы расходов оформляются в организациях заранее, на основе общего бизнес-плана по проведению гостевых мероприятий. Для согласования предстоящих затрат, как правило, в начале года, составляется общий приказ об утверждении представительских затрат (или о нормировании) расходов на год, полгода или месяц.

    Срок вынесения приказа о представительских расходах в законах РФ не определяется. Согласно общим требованиям кадрового делопроизводства соответствующие распоряжения лучше оформлять не позднее чем за три рабочих дня. Однако, если на организацию мероприятия необходимо больше времени, приказ стоит подписать заранее.

    Первичные документы, которые отражают точные суммы расходов, оформляются в процессе организации мероприятий. Они прилагаются к отчетам, которые необходимы бухгалтерской службе для учета денежных средств, выданных сотрудникам на организацию мероприятий.

    После проведения соответствующих встреч и переговоров отвечающие за мероприятия сотрудники и работодатель подписывают акт о представительских расходах, в котором отражаются:

    • выполненные должностными лицами работы, оказанные услуги по организации мероприятий;
    • фактические затраты по каждой категории.

    Ошибки при заполнении приказа

    Наиболее часто встречаются ситуации, когда приказ о представительских расходах составляется без документов, фактически подтверждающих затраты (чеки, квитанции, сметы и прочее). В этом случае при уменьшении компанией налогооблагаемой базы на суммы таких расходов налоговый орган произведет доначисление обязательных платежей. Неуплата доначисленных налогов приведет к взысканию с организации пеней и штрафов.

    Приказ о представительских расходах не стоит путать с приказом об оплате услуг представителей.

    Последний содержит требование руководителя произвести расчет с гражданами, не входящими в штат работников и привлеченными по гражданско-правовому договору об оказании услуг для представления интересов компании в судах или органах власти.

    Сроки хранения

    Сроки хранения учетных данных компании регламентированы в Приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 (№558). Приказы о представительских расходах можно отнести к документам, затрагивающим вопросы основной деятельности. Они должны храниться на предприятии постоянно. Подтверждающие исполнение приказа о представительских расходах документы (отчеты, акты сотрудников, первичная документация) необходимо хранить в компании в течение 5 лет с момента их составления.

    Оформление представительских расходов

    Оформление представительских расходов

    Похожие публикации

    Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

    Что такое представительские расходы

    Законодательство к представительским расходам относит следующее:

    • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
    • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
    • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

    Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

    Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

    Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

    По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

    Образец приказа на представительские расходы предприятия

    Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

    Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

    • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
    • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
    • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
    • подпись руководителя.

    В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес – мероприятия.

    Образец приказа на представительские расходы предприятия

    Отчет по представительским расходам: пример

    Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

    • когда и где было проведено мероприятие;
    • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
    • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
    • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
    • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

    Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

    Отчет по представительским расходам пример

    Акт на списание представительских расходов: образец

    После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

    При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

    Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

    Затраты предприятия на проведение бизнес – мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

    Представительские расходы: образец приказа 2020

    Чтобы минимизировать риски непризнания расходов, нужен образец приказа о представительских расходах 2020. Форму, актуальную в этом году можно скачать в статье.

    Спорные расходы

    Важно понимать, что представительские расходы – это одни из самых спорных затрат предприятия. Налоговые инспекторы с большой неохотой признают их в составе налоговой базы. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, нужно все правильно оформить. Одним из документов, которые помогут обосновать такие расходы является приказ о представительских расходах организации.

    Любые затраты, включаемые в состав расходов по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены. Конечно, конкретного перечня первичных документов, подтверждающих представительские расходы в законодательстве нет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Однако на практике применяют ряд документов, составление которых обезопасит компанию или ИП при проверке. Один из них – приказ о представительских расходах (образец см. в конце статьи).

    Что понимать под представительскими расходами? Это затраты предприятия, направленные на развитие отношений с партнерами. К ним относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

    Вид расходов Комментарий
    Расходы на официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации. К ним относятся затраты на ресторан, кафе или приобретение продуктов и приготовление угощения собственными силами встречающей организации.
    Доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно Только в пределах населенного пункта (оплата авиаперелетов в такие расходы не включается).
    Буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и официальных лиц принимающей организации во время переговоров. Оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации.
    Оплата услуг переводчиков. Оплата услуг переводчиков, состоящих в штате компании, к представительским расходам не относится.

    Список документов

    Давая разъяснения по вопросу оформления данного вида расходов, чиновники приводили перечень необходимых документов (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Перечислим их:

    • смета представительских расходов (квартальная, годовая и т.д.), утвержденная учредителями компании;
    • приказ генерального директора об осуществлении представительских расходов (например, приказ о представительских расходах на чай и кофе);
    • отчет о проведении мероприятия, связанного с представительскими расходами;
    • акт об осуществлении представительских расходов.

    По замыслу чиновников, эти документы компания должна разработать самостоятельно и утвердить, включив в соответствующий локальный акт (ст. 313 НК РФ).

    В последних разъяснениях финансистов и налоговиков требования к оформлению стали меньше. От компаний требуют только два документа:

    • отчет о представительских расходах;
    • авансовый отчет.

    Вместе с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими конкретные расходы, они должны полностью удовлетворить интерес контролеров (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288).

    Однако на практике налоговики могут не удовлетвориться этими отчетами. Поэтому более безопасно оформлять документы по первому списку. В том числе, составить приказ о представительских расходах для встречи руководства. Предлагаем вниманию читателей готовый образец, который можно скачать бесплатно на сайте.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Как составляется приказ о представительских расходах

    Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

    К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

    Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.

    Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.

    Как оформить приказ о представительских расходов

    Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

    В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

    Скачать образец приказа о представительских расходов на 2018 год — ссылка.

    Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

    Далее вносится обоснования для издания приказа, например, «с целью проведения переговоров с ООО «___».

    После пишется слово «приказываю», далее приводится список распоряжений:

    1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
    2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
    3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
    4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
    5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
    6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

    Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

    Скачать образец

    Образец приказа о проведении переговоров — скачать.

    Составляем приказ о представительских расходах – образец

    Приказ о представительских расходах – образец документа представлен на нашем портале – может потребоваться для подтверждения данного вида расходов. В чем заключается специфика составления соответствующего приказа?

    Для чего нужен приказ на представительские расходы?

    Представительские расходы, список которых определен в п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы субъектом уплаты налога по ОСН в целях сокращения налогооблагаемой базы в размере, не превышающем лимит — 4% от расходов предприятия на оплату труда. Для задействования представительских расходов подобным образом необходимо:

    • удостоверить факт их совершения;
    • удостоверить факт их обоснованности.

    Решение обеих задач может быть осуществлено посредством составления различных удостоверяющих документов. Таковым может быть, в частности, приказ об осуществлении расходов. Например, обоснованность издержек, возникающих при проведении того или иного делового мероприятия, может быть подтверждена приказом о проведении мероприятия (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807).

    Данный приказ дополняется (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

    • отчетом по представительским расходам;
    • первичными источниками, удостоверяющими те факты, что отражены в отчете.

    Рассматриваемый приказ также может дополняться:

    • актом по представительским расходам;
    • программой делового мероприятия;
    • сметой по данному мероприятию;
    • договором между фирмой-налогоплательщиком и сторонним хозяйствующим субъектом, услуги которого были заказаны в рамках проведения мероприятия, а также иными первичными документами.

    Рассмотрим, в какой структуре соответствующий документ может быть представлен.

    Приказ о представительских расходах: структура документа

    Приказ может состоять из следующих информационных блоков:

    1. Отражающего наименование хозяйствующего субъекта.

    2. Включающего наименование документа (оно может звучать, к примеру, как «Приказ о проведении делового завтрака»).

    3. Отражающего сущность, цель проводимого делового мероприятия.

    4. Включающего резолютивные формулировки («Приказываю. »).

    В данном блоке может отражаться:

    • перечень специалистов, ответственных за проведение делового мероприятия;
    • перечень тех задач, которые возлагаются на данных сотрудников.

    5. Включающий подпись руководителя фирмы, которая удостоверяет факт утверждения документа.

    6. Включающий подписи ответственных сотрудников, удостоверяющие факт их ознакомления с документом.

    7. Отражающий перечень приложений к приказу — при их наличии.

    В качестве подобных приложений могут использоваться, к примеру, программа мероприятия и смета, то есть те источники, что подобно приказу составляются до проведения мероприятия.

    В свою очередь, в документе могут присутствовать формулировки о необходимости составления других удостоверяющих источников — таких как акт и отчет, оформляемые после проведения мероприятия.

    Скачать образец приказа о представительском мероприятии, который соответствует рассмотренной структуре, вы можете на нашем сайте.

    Итоги

    Представительские расходы могут быть использованы фирмой-налогоплательщиком в целях снижения налогооблагаемой базы в пределах, определенных законодательством. Для этого нужно подтвердить факт совершения, а также обоснованность соответствующих расходов посредством документов, в числе которых может быть приказ о представительском мероприятии.

    Узнать больше о нюансах, характеризующих применение представительских расходов, вы можете в статьях:

    Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

    Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

    Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

    • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
    • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • буфетное обслуживание во время переговоров;
    • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

    Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

    Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

    Официальный прием и обслуживание

    Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

    Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

    Место и время проведения переговоров

    Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

    Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

    Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

    Если переговоры оказались безрезультатными

    При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

    Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

    Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

    Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

    Транспорт

    Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

    Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

    Проживание

    Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

    Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

    Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.

    Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

    Особенности документального оформления представительских расходов

    При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:

    • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
    • смета представительских расходов;
    • отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
    • иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

    При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:

    • в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;
    • при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

    Приказ на проведение расходов

    Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

    Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»

    Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.

    О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»

    В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

    • Провести официальный прием представителей компании «Алмаз» в период с ноября по декабрь 2018 года.
    • Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора Иванова П. И.
    • Главному бухгалтеру Петровой О. П. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
    • Коммерческому директору Сидорову Н. К. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Алмаз».
    • Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Иванова П. И. Срок предоставления — 3 рабочих дня со дня окончания приема.
    • Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев

    Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.

    В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

    Смета на представительские расходы

    Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.

    Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям

    Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

    Директор ООО «Профит»

    Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»

    20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:

    — от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.

    — от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.

    В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.

    Расходы на проведение переговоров составили:

    • транспортные расходы (проезд от гостиницы, где остановился представитель ООО «Алмаз», до ресторана и обратно) — 1 000 руб.;
    • ужин — 5 000 руб.;
    • выдана сувенирная продукция (плакат — 1 шт., ручки — 10 шт., календари — 3 шт.) на общую сумму 4 000 руб.

    Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.

    Ответственный за организацию

    и проведение переговоров Петров И.А.

    На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:

    Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;

    Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;

    Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;

    Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.

    При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.

    Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

    Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

    Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

    Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели 1 .

    О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

    В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

    1 Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

    Перечень необходимых документов

    В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

    • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
    • смета представительских расходов;
    • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
    • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

    Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

    Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

    • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
    • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
    • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

    Оформление подтверждающих документов

    Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

    Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

    • наименование и дату составления документа;
    • наименование организации, от имени которой составлен документ;
    • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
    • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

    Большинство из документов, рекомендованных Минфином России 2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

    2 Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

    Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

    Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку 3 и служебное задание на командировку 3 . В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

    3 Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4 , согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

    4 Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

    В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

    Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

    Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

    20 ноября 2009 года г. Москва

    Приказ № 42

    о проведении официального приема

    представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

    В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

    1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

    2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

    3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

    4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

    5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

    — Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

    — Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

    6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

    7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

    Источники:
    http://spmag.ru/articles/oformlenie-predstavitelskih-rashodov
    http://blogkadrovika.ru/prik-o-predstavitel-rasxod-obraz/
    http://dokiblank.ru/prikaz-o-predstavitelskix-rasxodax/
    http://nalog-nalog.ru/uchet_zatrat/sostavlyaem_prikaz_o_predstavitelskih_rashodah_obrazec/
    http://www.klerk.ru/buh/articles/483150/
    http://www.audit-it.ru/articles/account/expenditure/a28/246396.html
    http://studopedia.ru/19_311096_klassifikatsiya-zatrat-na-proizvodstvo-i-realizatsiyu-produktsii.html

    Ссылка на основную публикацию