Какой ОКВЭД выбрать для деятельности – постановка (восстановление) кадрового учета и кадровый аудит?

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Автор: Анна Рябцева руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Автор: Анна Рябцева
руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
Читайте также:
Включается ли в мой доход доставка товара, если заключен договор с курьерской орг. ?

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

  • Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.
  • Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

    Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

    Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

    Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

    Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

    Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

    Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

    Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

    Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

    Читайте также:
    Какой выбрать ОКВЭД и можно ли применять ЕНВД предпринимателю, имея интернет-магазин?

    А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

    В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

    Аудит кадровых документов: как провести самому

    Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

    Статья подготовлена на основе вебинара Контур.Школы «Аудит кадровых документов: проводим сами. Готовимся к инспекционной проверке». Автор: Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

    Обязательные документы для проверки

    Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

    Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

    К обязательным документам для аудита относятся следующие:

    Устав организации

    Что в нём смотреть:

    • полное и сокращённое название организации;
    • место расположения организации;
    • наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
    • полномочия исполнительного органа организации;
    • место хранения документов.

    Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица. Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

    Правила внутреннего трудового распорядка

    Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

    Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

    Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все.

    Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам. Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

    Трудовой договор

    При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ. Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ.

    Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции. Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

    Штатное расписание

    Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

    График отпусков

    График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

    Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

    Табель учёта рабочего времени

    Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

    График сменности

    Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

    На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено. Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали.

    Читайте также:
    Как рассчитывается ЕНВД при оптовой торговле чаем и какие коды ОКВЭД для этого подходят?

    Инструкции по охране труда

    Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации. Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

    Личные карточки Т-2

    Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований. Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

    От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

    Расчётный листок

    ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

    Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

    Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ). Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст. 80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления.

    Уведомления от работодателя

    Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.

    Приказы работодателя

    Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.

    Трудовая книжка

    Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек». Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.

    Книги по трудовым книжкам

    Сюда входит две книги:

    • книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
    • приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

    Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

    Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону. Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители. А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

    Необязательные документы для проверки

    Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

    К факультативным относятся следующие документы:

    • Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
    • Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
    • Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
    • Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
    • Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

    Оценка рисков при проверке ГИТ

    Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

    Тип риска Документы с нарушениями Санкции
    Допустимый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности. Нарушение процедур приёма, перевода, увольнения, отпуска и т.д. Административный штраф до 50 000 рублей
    Контролируемый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности, разовые нарушения по трудовым договорам*, несущественные нарушения по оплате труда Административный штраф до 100 000 рублей
    Высокий Трудовые договоры, нарушения по оплате труда Административная ответственность за каждый документ/случай, штраф от 100 000 рублей.

    * Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении.

    Как оформить результаты кадрового аудита

    Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

    Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

    Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

    Редактор — Елизавета Кобрина

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Класс ОКВЭД 78 – Деятельность по трудоустройству и подбору персонала

    Класс ОКВЭД 78 входящий в Общероссийский классификатор видов экономической деятельности 2021 года ОКВЭД-2 включает в себя:

    • деятельность по ведению списка вакансий, обращений или размещения заявлений кандидатов, не являющихся служащими бюро трудоустройства;
    • снабжение компаний клиентов персоналом на ограниченный промежуток времени и деятельность по обеспечению прочих заявок клиентов на трудовые ресурсы
    • поиск и подбор вакансий, включая деятельность театральных агентств по подбору персонала.

    Эта группировка не включает:

    • деятельность частных театральных и артистических агентств и агентов по подбору персонала, см. Код ОКВЭД 74.90

    Класс ОКВЭД 78 относится к “Разделу N – Деятельность административная и сопутствующие дополнительные услуги” классификатора 2021 года ОКВЭД-2.

    Класс ОКВЭД 78 содержит следующие коды с подробным описанием вида деятельности и расшифровкой:

    Деятельность агентств по подбору персонала

    Деятельность агентств по подбору персонала

    Эта группировка включает:

    – деятельность по ведению списка вакансий занятости и обращений, а также размещения заявлений кандидатов, не являющихся служащими данного бюро трудоустройства

    Эта группировка включает:

    – поиск персонала, отбор кандидатов и деятельность по трудоустройству, включая назначение на должность;

    – функционирование кастинговых агентств, например театральных агентств;

    – функционирование бирж трудоустройства в режиме “On-line” в информационно-коммуникационной сети Интернет

    Эта группировка не включает:

    – деятельность частных театральных и артистических агентств и агентов по подбору персонала, см. Код ОКВЭД 74.90

    Деятельность агентств по временному трудоустройству

    Деятельность агентств по временному трудоустройству

    Эта группировка включает:

    – деятельность по найму временной рабочей силы, обеспечению на подрядной основе предприятий наемной рабочей силой, преимущественно для выполнения временной работы.

    Однако относимые в эту группировку компании не обеспечивают наблюдения за предоставляемыми ими работниками на месте выполнения работ клиента.

    Деятельность по подбору персонала прочая

    Деятельность по подбору персонала прочая

    Эта группировка включает:

    – деятельность по подбору рабочей силы для компании клиента

    Отнесенные в эту группировку компании представляют работодателя по вопросам подбора рабочей силы, уплаты налогов и другим вопросам финансовой и кадровой политики, но они не несут ответственности за руководство служащими. Обычно рабочая сила подбирается на постоянное или временное место работы и компании, отнесенные к этой группировке, обеспечивают предоставление широкого спектра услуг по управлению персоналом.

    Эта группировка не включает:

    – предоставление функций подбора рабочей силы вместе с управлением текущим бизнесом, см. группировку в соответствующей деятельности такой компании;

    – подбор рабочей силы для временной замены работников или расширения персонала клиента, см. Код ОКВЭД 78.20

    При регистрации ООО или ИП, а также при внесении изменений в вид деятельности компании вам необходимо выбрать в справочнике требуемые коды ОКВЭД и указать их в заявлении.

    В справочнике ОКВЭД все коды указаны с расшифровкой, что позволит вам безошибочно их подобрать.

    Обратите внимание, что количество выбранных вами кодов ОКВЭД неограниченно, но из них необходимо выбрать один основной, по которому процент получаемой вами выручки должен составлять не менее 60% от основной суммы дохода по этой деятельности.

    В заявлениях на регистрацию, при внесении изменений и в других документах необходимо указывать коды, содержащие не менее 4 цифр кода (классы и подклассы не указывать).

    В классификаторе кодов видов деятельности (ОКВЭД) есть коды, при которых ваша деятельность будет обязана иметь статус лицензированной, и вы должны будете получить соответствующую лицензию. Поэтому выбирая коды ОКВЭД при регистрации фирмы, не забудьте посмотреть список лицензируемых видов деятельности .

    Как провести кадровый аудит?

    • Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
    • Методы кадрового аудита
    • Поэтапное проведение кадрового аудита
    • Аудит кадровых документов: перечень
    • Аудит кадровой документации: особенности

    Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

    Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

    Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

    Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

    • начальник отдела кадров;
    • юрист;
    • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
    • кадровый работник.

    При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

    Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

    1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
    2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
    3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
    4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
    5. При масштабном сокращении работников.

    Методы кадрового аудита

    Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

    1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
      К основному пакету документации относят:
      • должностные инструкции;
      • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
      • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
      • данные об оплате труда;
      • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
      • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
      • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
    2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
    3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

    Поэтапное проведение кадрового аудита

    Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

    Этапы кадрового аудита:

    1. Решение организационных вопросов, включающих:
      • формирование задач и целей кадрового аудита;
      • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
      • установление сроков проверки.
    2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
    3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
    4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
    5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

    Аудит кадровых документов: перечень

    Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

    Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

    • трудовые контракты;
    • трудовые книжки и журнал учета их движения;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;

    О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

    • персональные карточки и личные дела работников;
    • табели нормирования и учета рабочего времени;
    • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
    • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

    О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

    Аудит кадровой документации: особенности

    В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

    Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

    Подбор персонала: ОКВЭД

    Похожие публикации

    В услугах кадровых агентств нуждаются как обычные граждане, желающие найти работу, так и организации, которым нужен квалифицированный персонал. Кадровики тщательно проверяют потенциальных работников и работодателей, поэтому сотрудничество с ними сводит к минимуму возможные риски. Такие услуги достаточно востребованы, и некоторые предприниматели решают воспользоваться этим, открыв собственное кадровое агентство.

    Действующее законодательство обязывает владельцев бизнеса при регистрации в налоговой службе указывать в заявлении кодировку ОКВЭД, состоящую минимум из 4 знаков. Можно выбрать один код, а можно указать и несколько. Количество указываемых кодировок не ограничено, но основным кодом будет лишь один из них.

    В 2019 году код ОКВЭД «Подбор персонала» следует брать из действующей редакции классификатора ОКВЭД2 (другое название ˗ ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2), утв. Приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст).

    Указанные кодировки подходят как для организаций, так и для ИП.

    Как определить код ОКВЭД «Подбор персонала» в 2019 году

    При подборе кода:

    В справочнике ОКВЭД2 ищем раздел «N».

    Далее переходим к классу 78.

    В группах 78.1, 78.2, 78.3 выбираем наиболее подходящий для подбора персонала ОКВЭД.

    В классе 78 сгруппированы такие виды деятельности:

    ведение списка актуальных вакансий;

    размещение заявлений соискателей работы;

    деятельность кастинговых агентств;

    работа агентств по трудоустройству в режиме «онлайн»;

    обеспечение предприятий наемной силой на подрядной основе;

    К данному классу не относится деятельность театральных и артистических агентств, занимающихся подбором персонала. Код этого вида деятельности – 74.90.

    «Аутсорсинг»: ОКВЭД

    Аутсорсинг как отдельное направление бизнеса появился во многом благодаря работе кадровых агентств. Данный вид деятельности подразумевает передачу организацией определенных функций хозяйственной деятельности другой компании или физлицу на основании договора. Аутсорсинг может быть полным или частичным.

    Подбор кода для аутсорсинга (ОКВЭД) осуществляется следующим образом:

    ищем в справочнике ОКВЭД2 раздел «М»;

    в классе 69 подбираем подходящий код.

    В классе 69 сгруппированы такие виды деятельности:

    представление интересов организаций и ИП в судах;

    предоставление консультаций в области права;

    деятельность государственных нотариусов;

    оказание услуг в области бухгалтерского учета;

    проведение финансового аудита.

    При подборе кода ОКВЭД «Аутсорсинг» также следует обратить внимание на такие кодировки:

    70.22 – консультирование по вопросам коммерческой деятельности;

    66.19.4 – предоставление консультаций по вопросам финансового посредничества;

    82.99 – предоставление прочих вспомогательных услуг для бизнеса, не включенных в другие группировки;

    96.0 – оказание прочих персональных услуг.

    Предприниматели должны быть готовы к тому, что намеренное указание кодировок ОКВЭД, не соответствующих реальной деятельности, может повлечь административное наказание по ст. 14.25 КоАП РФ. Размер штрафа составит 5 тыс. руб. А если владелец бизнеса укажет коды из справочника ОКВЭД1, который уже не действителен – он получит отказ в регистрации.

    Таблица кодов ОКВЭД «Подбор персонала»

    Деятельность по трудоустройству и подбору персонала

    Эта группировка включает:

    – деятельность по ведению списка вакансий, обращений или размещения заявлений кандидатов, не являющихся служащими бюро трудоустройства;

    – снабжение компаний клиентов персоналом на ограниченный промежуток времени и деятельность по обеспечению прочих заявок клиентов на трудовые ресурсы

    Эта группировка также включает:

    – поиск и подбор вакансий, включая деятельность театральных агентств по подбору персонала

    Эта группировка не включает:

    – деятельность частных театральных и артистических агентств и агентов по подбору персонала, см. 74.90

    Деятельность агентств по подбору персонала

    Деятельность агентств по подбору персонала

    Эта группировка включает:

    – деятельность по ведению списка вакансий занятости и обращений, а также размещения заявлений кандидатов, не являющихся служащими данного бюро трудоустройства

    Эта группировка включает:

    – поиск персонала, отбор кандидатов и деятельность по трудоустройству, включая назначение на должность;

    – функционирование кастинговых агентств, например театральных агентств;

    – функционирование бирж трудоустройства в режиме “On-line” в информационно-коммуникационной сети Интернет

    Эта группировка не включает:

    – деятельность частных театральных и артистических агентств и агентов по подбору персонала, см. 74.90

    Деятельность агентств по временному трудоустройству

    Деятельность агентств по временному трудоустройству

    Эта группировка включает:

    – деятельность по найму временной рабочей силы, обеспечению на подрядной основе предприятий наемной рабочей силой, преимущественно для выполнения временной работы

    Однако относимые в эту группировку компании не обеспечивают наблюдения за предоставляемыми ими работниками на месте выполнения работ клиента

    Деятельность по подбору персонала прочая

    Деятельность по подбору персонала прочая

    Эта группировка включает:

    – деятельность по подбору рабочей силы для компании клиента

    Отнесенные в эту группировку компании представляют работодателя по вопросам подбора рабочей силы, уплаты налогов и другим вопросам финансовой и кадровой политики, но они не несут ответственности за руководство служащими. Обычно рабочая сила подбирается на постоянное или временное место работы и компании, отнесенные к этой группировке, обеспечивают предоставление широкого спектра услуг по управлению персоналом

    Эта группировка не включает:

    – предоставление функций подбора рабочей силы вместе с управлением текущим бизнесом, см. группировку в соответствующей деятельности такой компании;

    – подбор рабочей силы для временной замены работников или расширения персонала клиента, см. 78.20

    Деятельность профессиональная, научная и техническая прочая, не включенная в другие группировки

    Эта группировка также включает:

    – деятельность агентств и агентов, действующих от имени физических лиц и претендующих на долевое вознаграждение от участия своих клиентов сниматься в кинофильмах, играть в спектаклях и участвовать в других развлекательных мероприятиях или спортивных состязаниях, издавать книги, выставлять художественные работы, фотографии и т.д. от имени издателей, продюсеров и т.д.

    Деятельность агентств и агентов, действующих от имени физических лиц, и обычно связанную с заключением контрактов (договоров) на участие в кинофильмах, театральных постановках и других развлекательных или спортивных мероприятиях, а также с предложением книг, пьес, предметов изобразительного искусства, фотографий и аналогичных предметов издателям, продюсерам

    Таблица кодов ОКВЭД «Аутсорсинг»

    Деятельность в области права и бухгалтерского учета

    Эта группировка включает:

    – представление интересов одной стороны против другой стороны в судах или других судебных органах лицом, или под наблюдением лица, являющегося членом суда, такого как консультант или представитель в гражданских делах, консультант или представитель в уголовных делах, консультант или представитель в связи с трудовыми спорами

    Также включена деятельность по подготовке правовых документов, таких как свидетельства о регистрации компании, партнерские договора или прочие документы, касающиеся деятельности по созданию компании, патентов и всех видов авторских прав, подготовки актов, завещаний, дарственных и т.п., а также прочая деятельность государственных нотариусов, нотариусов по гражданским делам, судебных приставов, арбитров, третейских судей, патентных поверенных

    Эта группировка также включает:

    – деятельность по оказанию услуг по ведению бухгалтерского учета, включая составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;

    – деятельность по проведению финансового аудита;

    – деятельность по налоговому консультированию

    Деятельность в области права

    Деятельность в области права

    Эта группировка включает:

    – представление интересов одной стороны против другой стороны в судах или других судебных органах: консультирование и представительство в гражданских делах, консультирование и представительство в уголовных делах, консультирование и представительство в связи с трудовыми спорами;

    – предоставление рекомендаций и консультаций по общим вопросам, включая подготовку юридических документов: свидетельств о регистрации компаний, уставов организаций и аналогичных документов, связанных с созданием и деятельностью компаний, патентов и авторских свидетельств; юридических актов (завещаний, доверенностей и т.п.);

    – работу государственных нотариусов, нотариусов по гражданским делам, судебных приставов, арбитров, лиц, назначаемых судом для снятия свидетельских показаний, третейских судей, патентных поверенных

    Эта группировка не включает:

    – деятельность судов, см. 84.23

    Деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета, по проведению финансового аудита, по налоговому консультированию

    Деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета, по проведению финансового аудита, по налоговому консультированию

    Эта группировка включает:

    – деятельность по ведению (восстановлению) бухгалтерского учета, в том числе по составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерскому консультированию;

    – деятельность по проведению аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций и оказанию сопутствующих аудиту услуг, осуществляемая аудиторскими организациями и индивидуальными аудиторами;

    – налоговое консультирование и представление клиентов в налоговых органах, в том числе подготовку налоговой документации

    Эта группировка не включает:

    – обработку и формирование сводных данных, см. 63.11;

    – управленческое консультирование, связанное с системами бухгалтерского учета, процедурами управления бюджетом, см. 70.22;

    – взыскание платежей по счетам, см. 82.91

    Деятельность по проведению финансового аудита

    Эта группировка включает:

    – деятельность по проведению аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций и оказанию сопутствующих аудиту услуг, осуществляемая аудиторскими организациями и индивидуальными аудиторами

    Деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета

    Эта группировка включает:

    – деятельность по ведению (восстановлению) бухгалтерского учета, включая составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерскому консультированию; по принятию, своду и консолидации бухгалтерской (финансовой) отчетности

    Деятельность в области налогового консультирования

    Эта группировка включает:

    – представление клиентов в налоговых органах, в том числе подготовку налоговой документации

    Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления

    Эта группировка включает:

    – предоставление консультационных услуг;

    – выдачу рекомендаций и оказание оперативной помощи компаниям и прочим организациям в сфере управления, таких как корпоративное стратегическое и оперативное планирование, реструктуризация производственных процессов, оптимизация управления, сокращение затрат и прочие финансовые вопросы, маркетинговые цели и политика, практика и планирование работы с персоналом, компенсационные и пенсионные стратегии, планирование и управление производством

    Предоставление этих услуг компаниям или иным организациям может включать консультирование, выдачу рекомендаций или оказание помощи по следующим направлениям:

    – разработка процедур и методов бухгалтерского учета, программ учета затрат, бюджетирования;

    – консультирование и оказание помощи компаниям и иным организациям в сфере планирования, организации, эффективности и контроля управленческой информации и т.п.

    Эта группировка не включает:

    – разработку систем бухгалтерского программного обеспечения, см. 62.01;

    – юридические консультации и посредничество, см. 69.10;

    – бухгалтерский учет и аудит, консультирование по вопросам налогообложения, см. 69.20;

    – консультирование по строительству и архитектуре, см. 71.11, 71.12;

    – консультирование в области экологии, агрономии, безопасности и прочую подобную деятельность по консультированию, см. 74.90;

    – консультирование по размещению или найму персонала, см. 78.10;

    – консультирование по вопросам образования, см. 85.60

    Деятельность по предоставлению консультационных услуг по вопросам финансового посредничества

    Деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для бизнеса, не включенная в другие группировки

    Эта группировка включает:

    – деятельность в области стенографирования и расшифровки записанных материалов, например стенографирование судебных заседаний, услуги общественной стенографии;

    – наложение субтитров на телепередачи в прямом эфире, репортажи о встречах и конференциях;

    – услуги по нанесению кодов адресов;

    – услуги печатания штрихового кода;

    – услуги организации сбора платежей за вознаграждение или на договорной основе;

    – услуги восстановления права собственности;

    – деятельность по обеспечению функционирования монетного счетчика времени автостоянки;

    – деятельность независимых аукционистов;

    – организацию программ привлечения покупателей;

    – прочую вспомогательную деятельность, не включенную в другие группировки

    Эта группировка не включает:

    – предоставление услуг по переписыванию документов, см. 82.19;

    – снабжение фильмов и видеороликов заголовками или субтитрами, см. 59.12

    Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

    Кадровый аудит: цель аудита по кадрам и кадрового делопроизводства, пошаговая инструкция, виды, цели и задачи

    В широком смысле аудит — независимая проверка финансово-хозяйственной деятельности отдельно взятого предприятия. В отличие от ревизии, которую проводят с целью финансового контроля, аудирование помогает улучшить финансовые показатели. Кадровый аудит — это одно из направлений аудита, цель которого — снизить риски нарушения трудового законодательства в компании, улучшить работу с кадрами. По итогам проверки руководитель узнает о реальном положении дел и компетентности своих кадровиков, получает шанс укрепить трудовую дисциплину, позаботиться о соблюдении прав своих сотрудников.

    Виды аудита

    Обязательный — для проверки финотчетности или в случаях, установленных федеральными законами. Распространяется на торговцев ценными бумагами, фонды, имеющие статус международных, и другие предприятия, установленные статьей 5 Закона №307-ФЗ 30.12.2008г. «Об аудиторской деятельности». Срок проведения — один раз в 1-5 лет. Аудирование проводит специализированная компания, выигравшая открытый конкурс.

    Внешний — с привлечением сторонних специалистов. Основание — решение собственников, инвесторов, предстоящая проверка инспекции по труду. Преимущество — независимая экспертиза, качественный аудит кадрового делопроизводства, профессиональные консультации в сфере налогообложения, управления персоналом.

    Внутренний — самостоятельная проверка силами отдельно взятого предприятия по решению руководства, собственников. Цель аудирования — контроль работы персонала, оценка реального состояния дел, защита интересов компании и ее владельцев.

    Высокая частота проверок способствует оптимизации рабочего процесса, сведению к минимуму ошибок и рисков. Руководитель лучше понимает, как работает его кадровая служба, может оценить уровень компетентности сотрудников, реальное состояние делопроизводства.

    Проверка кадровой службы

    Кадровый учет ошибочно считают менее важным, чем бухгалтерский, поэтому кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания. С такой проблемой часто сталкивается малый бизнес, когда на пороге стоит инспекция по труду или возникает конфликт с работником фирмы. Обычно к этому моменту ситуация настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в документах почти невозможно. Желательно пригласить компанию, которая занимается кадровым консалтингом. Аудит не выполняет управленческие функции. Его задача — консультирование (консалтинг). Консалтинговые услуги сводятся к поиску проблем в области управления персоналом, путей их разрешения, формированию эффективных методов руководства.

    Грамотный консалтинг помогает:

    ● оптимизировать работу с кадрами, ведение делопроизводства;

    ● избежать финансовых рисков (в части штрафных санкций за нарушение законодательства о труде, переплат заработной платы);

    ● минимизировать юридические риски (в части трудовых споров, проверок контролирующих и надзорных органов);

    ● снизить репутационные риски.

    Это — одно из направлений аудита для оценки управления персоналом и анализа потенциала предприятия. Консультации консалтинговых специалистов помогут решить трудовой конфликт. Аудиторы составят рекомендации и инструкции по предотвращению таких проблем в будущем. Результаты проверки дают возможность понять, при каких условиях кадровая служба станет работать более эффективно, от каких сотрудников можно отказаться, повысить или понизить в должности.

    Когда нужен аудит

    Необязательные аудиторские проверки обычно планируют или проводят, когда в этом возникает необходимость. Их можно сделать полными — проверить всю документацию и получить рекомендации по устранению нарушений, или выборочными — для общего представления о состоянии кадрового учета, определения типичных ошибок и зон риска. Консалтинг актуален:

    ● при слиянии, разделении компаний;

    ● для оптимизации работы обособленных структурных подразделений предприятия, системы управления персоналом;

    ● при сокращении штата или увеличении численности работников;

    ● при смене руководства фирмы/руководителя кадровой службы;

    ● когда ожидается проверка трудовой инспекции или других контролирующих органов.

    Кому доверить аудит по кадрам

    Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.

    Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.

    Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.

    Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.

    Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.

    Внешний независимый аудит обеспечивает:

    1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.

    2. Обоснованность кадровых решений.

    3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.

    4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.

    5. Защиту компании на случай трудовых споров.

    Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.

    Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция

    Поскольку порядок проведения независимого аудирования не регламентирован законом, консалтинговые фирмы действуют по самостоятельно разработанным инструкциям, предлагают заказчикам различные пакеты услуг (в зависимости от целей проверки). Например, экспресс аудит предполагает проверку документов и составление отчета, в котором фиксируют нарушения, указывают последствия и размеры штрафных санкций. На цену консалтинговых услуг влияет объем работ, срочность проведения проверки. В среднем, начинается от 120-150 тыс. руб. Если такие расходы не запланированы, можно привлечь к проверке работников предприятия и сделать аудит собственными силами.

    Что нужно сделать — пошаговая инструкция для внутреннего (самостоятельного) аудирования

    Издать приказ о проведении проверки с указанием целей, определением сроков, создании группы аудирования. Обычно в состав группы включают начальника и работника отдела кадров, юриста, главного бухгалтера (или ответственного за оплату труда). Приказ подписывает руководитель предприятия.

    Комиссия самостоятельно составляет план действий. Например, при аудите кадрового делопроизводства он выглядит так:

    1. Определение перечня документации, подлежащей проверке.

    2. Проверка наличия и юридическая экспертиза документов.

    3. Соблюдение правил архивирования и условий хранения документации по кадрам.

    Для оценки аспектов рабочего процесса обычно проверяют:

    1. Правильность оформления заявлений сотрудников, заполнения трудовых книжек, заключения договоров.

    2. Правильность составления приказов по кадрам.

    3. Ведение личных карточек работников.

    4. Наличие и содержание должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, колдоговора, документов по ОТ.

    Если документооборот большой, а сроки поджимают, можно проверить выборочно, например, только документы, отсутствие которых влечет штрафные санкции и работодатель несет ответственность, согласно действующему трудовому и административному законодательству.

    Основные моменты, на которые нужно обратить внимание

    1. Работников предприятия знакомят со всеми внутренними приказами под роспись.

    2. Каждая компания обязана принять меры по обеспечению правомерности и конфиденциальности обработки персональных сотрудников (Федеральный закон № 152-ФЗ от 26.07.06г.).

    3. В графике отпусков отмечают очередные отпуска, переносы времени отдыха, фактическое пребывание персонала в отпуске. Если отдых по графику, работника уведомляют об этом минимум за 2 недели до его начала письменно, с подписью об ознакомлении (ч.3, ст. 123 ТК РФ).

    4. Действующее штатное расписание и изменения к нему утверждают приказом, который подписывает руководитель компании.

    5. Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), в котором фиксируют отработанное (или неотработанное ) время для расчета зарплаты персонала или статотчетности. Формат бланка табеля разработан Госкомстатом, но организации и ИП имеют право применять другие способы контроля.

    6. Приказы по личному составу и основной деятельности хранят отдельно.

    7. Трудовые книжки регистрируют в книге учета движения. Сотрудник, ответственный за их ведение, обязан своевременно вносить записи о внутреннем движении и поощрении работников.

    8. В личных карточках персонала записывают актуальные данные (прием, перевод на другую работу, смена фамилии).

    9. Кадровые журналы прошивают, нумеруют, скрепляют печатью предприятия и подписью руководителя.

    Заключительный этап — составление отчета. В документе отражают порядок проверки, сроки, когда она проведена. Описывают проверенную документацию, указывают нарушения и дают рекомендации по исправлению. Руководитель компании назначает ответственных за устранение недочетов на каждом участке, принимает решение по нерадивым сотрудникам (наказание, обучение, увольнение).

    1. Определение проблем в работе персонала.

    2. Оптимизация затрат на содержание работников.

    3. Экспертиза кадровой системы и рисков ее деятельности.

    Если рекомендации по оптимизации работы сотрудников будут учтены руководством предприятия, фирма будет готова к любым кризисным ситуациям.

    ВНИМАНИЕ!

    Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

    • Длительность 120 часов за 1 месяц
    • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
    • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
    • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

    Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

    Как проводится аудит персонала компании

    Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

    1. Суть кадрового аудита
    2. Задачи проводимого аудита
    3. Целесообразность аудита персонала
    4. Объекты аудита персонала
    5. Типы кадрового аудита
    6. Аудит персонала поэтапно
    7. Методы проведения аудита
    8. Результаты кадрового аудита

    Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

    В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

    Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

    Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

    Суть кадрового аудита

    Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

    Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

    ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

    Задачи проводимого аудита

    Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

    • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
    • правильности применения законодательной базы;
    • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
    • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
    • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

    Целесообразность аудита персонала

    В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

    • смена руководства в организации;
    • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
    • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
    • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
    • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
    • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
    • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

    Объекты аудита персонала

    В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

    1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
      • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
      • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
      • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
      • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
      • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
      • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
    2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
    3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

    Типы кадрового аудита

    В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

    1. Частота проведения:
      • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
      • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
      • постоянный – устраивается регулярно;
      • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
    2. Охват объектов аудита:
      • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
      • локализованный – анализ выбранного объекта.
    3. Способ анализа:
      • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
      • системный – используется весь комплекс доступных методов;
      • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
    4. Уровень исследования:
      • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
      • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
      • тактический – проводится кадровыми службами.
    5. По отношению к компании:
      • внутренний – организовывается собственными силами;
      • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

    Аудит персонала поэтапно

    1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

    2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

    3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

    4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

    Методы проведения аудита

    Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

    • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
    • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
    • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

    Результаты кадрового аудита

    По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

    • кадровой обеспеченности организации;
    • качества управления персоналом на фирме;
    • преобладающего руководящего стиля;
    • внутреннего климата в коллективе;
    • возможностей внедрения новшеств;
    • потребности в улучшении квалификации персонала;
    • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
    • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.
    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: