Оплата суточных за один день командировки – как производится

Как оплачивается однодневная командировка в 2020 году

На время служебной командировки наниматель обязан оплачивать определенные виды расходов сотрудника. О том, как правильно произвести оплату, читайте в специальном материале «Как рассчитать командировочные: онлайн-калькулятор». Но не все поездки сотрудников можно отнести к служебным. От их вида зависит и порядок оплаты. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.

Определимся с понятием

Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ). Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости. Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.

Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.

Как оформить

Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:

Командировка на один день: как оплачивается

Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:

  1. Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
  2. Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале «Как правильно оплатить командировочные в выходной день».

Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.

Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.

Как оплачивать суточные

Суточные при однодневных командировках в 2020 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.

Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:

  1. Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
  2. Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.

Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день:

Сумма, превышающая 700 рублей, подлежит налогообложению в полном объеме.

В полном объеме (Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Сумма, превышающая 2500 рублей, облагается в полном объеме.

Есть исключение! Взносы на травматизм не начисляются, если сумма выплат не превышает 50 % от утвержденного в учреждении лимита. Выплаты, превышающие 50 % лимит, подлежат обложению взносами на НС и ПЗ.

Как оплачивается командировка в 2020 году

Оплата командировок вопрос непростой. Ведь обычно любая поездка и работа вне постоянного места влекут повышенные расходы командированного. Дополнительные затраты несет и работодатель, который обязан возместить сотруднику его затраты. При этом суммы расходов и возмещений могут иметь налоговые последствия как для работника, так и для работодателя.

Нелишне напомнить, что в согласно действующему законодательству служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на основании его письменного решения. Командированные имеют право на гарантии и компенсации установленные трудовым законодательством России.

Гарантии и компенсации командированным

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатель обязан сохранить места работы (должности) и средний заработок, а также возместить расходы связанные с командировкой, а именно:

  1. Расходы по проезду;
  2. Расходы по найму жилого помещения;
  3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  4. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Важно подчеркнуть, что в служебные командировки не направляются лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также сотрудники, постоянная работа которых, в соответствии с трудовым договорам осуществляется в пути.

При этом в служебные командировки могут быть направлены сотрудники, работающие дистанционно, а также надомники. При совершении служебной поездки, например, из места постоянной работы (стационарного рабочего места или из дома) — в местонахождение организации-работодателя (по письменному распоряжению работодателя). Следовательно, они могут рассчитывать и на соответствующие гарантии и компенсации. Эта позиция в очередной раз была подтверждена специалистами Минтруда России в письме от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733.

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

…полагаем, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Таким образом, законодательством установлен особый порядок оплаты труда персонала при выполнения служебного поручения работодателя вне места постоянной работы, а также предусмотрена компенсация соответствующих расходов.

Прежде, чем приступить к описанию расчетов, обозначим основные правила и порядок командирования, перечислим документы, которые обязательно должны быть составлены нанимателем и работником в процессе оформления командировки.

Порядок командирования, выплаты и компенсации

При возникновении необходимости направить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

  1. Прежде всего, издаётся соответствующий распорядительный документ. Обычно приказ либо распоряжение;
  2. На основании этого документа выписывается командировочное удостоверение. На документе проставляется отметка о выбытии работника из места постоянной работы;
  3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
  4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
  5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение (если оформлялось) с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
  6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
  7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.

Примечание к пунктам 2 и 3: В настоящее время удостоверение и служебное задание — необязательные документы. Однако их рекомендуется составлять, чтобы не было споров с ФНС.

Документальное оформление командировки

Важно помнить, что только правильно оформленная командировка может гарантировать сохранение заработной платы и покрытие всех необходимых расходов, связанных с ней. Однако на практике нередко возникают вопросы и разногласия по поводу возмещения затрат на командировки. В этом случае большинство вопросов поможет решить наш юрист посредством предоставления бесплатной онлайн-консультации.

Итак, командировочные выплачиваются на основании следующих документов:

  1. Приказ о направлении в командировку;
  2. Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
  3. Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
  4. Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д. Для удобства, их наклеивают на лист бумаги и прилагают к авансовому отчёту);
  5. Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Минфин России при рассмотрении вопроса о страховых взносах и НДФЛ при компенсации работникам с разъездным характером работы расходов, связанных со служебными поездками выразил следующее мнение:

«При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.

Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне постоянного рабочего места:

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

  • По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
  • Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
  • Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

  • Дни нахождения на больничном и в декрете;
  • Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
  • Дни простоя по вине нанимателя;
  • Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
  • Период забастовки без участия данного работника;
  • Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для определения суммы потребуется произвести следующие действия:

  1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
  2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат часто возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

  1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
  2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА (нармативно-правовые акты) большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

  1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
  2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

  • Оплата в двойном размере;
  • Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных

Выплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают 700 руб. — размер суточных в командировке в 2020 году по России и 2 500 руб. – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.

Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:

  • отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
  • начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.

Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:

  1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
  2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).

Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.

Расчет командировочных с исключенными днями

Зарплата сотрудника с 1 июня 2018 года по 31 мая 2020 года 5000 рублей. С 1 июня 2018 года сотрудник берет отпуск 28 дней. Сотрудник проболел 10 календарных дней — с 14 по 23 марта(в марте 31 день из них 21 отработанных) 2017 года включительно.

Командировочные = ЗП : 29,4 дн. *( М + (29,4 дн. : Кдн1[31] * Котр1[21]) * Д

Командировочные = ЗП[за 12 мес. 5000*12=60 000] : [29,4] дн. *( М[11 — потому что все 11 месяцев у сотрудника не было исключенных дней] + 29,4 дн. : Кдн1[31] * Котр1[21] * Д[28] )= 4 893,45 р.

  • Д — количество календарных дней отпуска.
  • М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
    • Кдн1 — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;
    • Котр1 — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Оплата командировок — возмещение затрат

Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

  • За проезд (в том числе за провоз багажа);
  • За найм жилья;
  • За услуги связи;
  • За загранпаспорт и визы;
  • За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:

  • 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
  • 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

  1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
  2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
  3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, как отказаться от командировки, вы также можете найти на нашем сайте.

Оплата суточных за один день командировки

Действующим законодательством определяется командировка продолжительностью в 1 день и другие сопутствующие затраты.

Произвести расчет суточных достаточно сложно, поскольку нужно знать имеющиеся особенности.

Однодневная командировка: что это за поездка?

Под суточными подразумеваются расходы, которые напрямую связаны с уплатой услуг проживания командированного сотрудника в соответствии со служебной необходимостью. Если наемный рабочий, во время пребывания в командировки, может вернуться в тот же день обратно, то суточные начисления не осуществляются.

Подобное правило является актуальным и по отношению к рабочим частных компаний. К примеру, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, под суточными подразумеваются сопутствующие затраты, которые напрямую связаны с внесением средств за проживание по конкретному адресу, не совпадающему с местом постоянной прописки командированного лица.

Перечень расходов

Следует заметить, что, несмотря на некорректность в нормах российского законодательства, на практике выплаты при однодневных командировках в нынешнем году подлежат компенсации. В частности, большая часть организация под такими выплатами подразумеваются затраты командированных наемных рабочих, напрямую связанные с питанием и иными расходами, подлежащих обязательному возмещению.

Одновременно с этим, уполномоченные контролирующие организации, в период проверки законности отображения подобных затрат в налоговом учете, с таковым выводом работодателей не согласны, причем требуют в обязательном порядке исключить из возмещаемых наемным рабочим затрат на командировку траты на питание.

Во время оспаривания такого мнения налоговой инспекции (в большинстве случаев оно отображается в сформированном акте проверки) в судебном органе, компания-налогоплательщик, оставляет за собой право полагаться положительных исход спорной ситуации.

Имеется положительная судебная практика по рассматриваемым вопросам, в которой судебные органы приходят к выводу, что непосредственные работодатели оставляют за собой право инициировать замену подобных выплат оплатой за питание командированных наемных рабочих, включая их однодневные отъезды.

Дополнительную информацию можно найти на видео ниже:

С такими выводами можно ознакомиться в Постановлении суда Московского округа от 16.07.2007. Судебный орган полагает, что откомандированный работник по распоряжению своего работодателя автоматически несет дополнительные затраты, напрямую связанные с оплатой за питание.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

В федеральном законодательстве указана такая особенность – если руководство предприятия принимает решение о том, что работника все-таки следует отправить в однодневную служебную командировку, то возвращаться обратно ему нецелесообразно, из-за отрицательных условий имеющегося транспортного сообщения.

По этой причине он не сможет нормально отдохнуть, что влечет за собой снижение эффективности работы на следующий день. В таком случае оплата должна быть произведена в обязательном порядке.

Пойти на подобный шаг многих работодателей заставляет имеющаяся необходимость в исполнении поставленных персональных обязанностей, подробно описанных в трудовом законодательстве (ст. 22 ТК РФ).

Особенности оформления

Говоря о правильности документального оформления, то отечественные работодатели вынуждены в локальных актах максимально подробно описывать имеющиеся особенности по перечислению средств за 1 день командировки, а также по выплатам иных компенсаций, напрямую связанных со служебной поездкой.

В трудовом законодательстве отображается указание о том, что правила и сумма возмещаемых наемному сотруднику средств должны прописывать в обязательном порядке в коллективном договоре либо же в ином подобном локальном акте.

К последнему принято относить внутреннее Положение компании относительно служебных поездок по распоряжению руководства. В обязательном порядке оно должно быть заверено надлежащим образом руководством предприятия.

Следует помнить, что обоснованием наемным сотрудником понесенных ими финансовых затрат, которые напрямую связаны с выполнением поставленной задачи в период вынужденного отъезда, может быть указано в соответствующей записке.

Выводы

В завершении можно сказать, что размер суточных перечислений наемным сотрудникам, которые были отправлены в служебную однодневную поездку, определяется каждой компанией по отдельности.

Одновременно с этим, размер не может быть меньше минимального. Для государственных учреждений – 100 рублей, для иных компаний – лимита не предусмотрено.

Трудовое законодательство по порядку начисления выплат дополняют локальные акты компании, из-за чего правила в каждой организации различаются между собой.

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Командировка на один день: как оплачивается

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Однодневная командировка

Однодневная командировка

Похожие публикации

Законодательство не ограничивает продолжительность служебных командировок минимальным сроком. Командировка может быть длительной, с многодневным проживанием в другой местности, а может продолжаться менее суток – это зависит от сложности и объема служебного задания. Об особенностях однодневных командировок расскажем в нашей статье.

Командировка на 1 день: оформление

Служебная поездка сотрудника в другую местность по распоряжению руководителя, при которой даты его отъезда и возвращения совпадают, называется однодневной командировкой. Она оформляется аналогично обычной командировке, в порядке, установленном законодательством и локальным актом предприятия:

  • издается приказ о командировке,
  • работнику, направляемому в командировку, выдаются подотчетные средства наличными из кассы, либо перечислением денег на его банковскую карту,
  • по возвращении сотрудник составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, произведенные им в поездке.

Однодневную командировку не стоит путать с постоянной работой в пути, или носящей разъездной характер (например, проводники поездов, экспедиторы, водители и т.п.), для которой командировочные документы оформлять не требуется (ст. 166 ТК РФ).

Командировка на один день: как оплачивается

Отправляя сотрудника в командировку на несколько дней, работодатель должен возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

  • затраты на проезд к месту командировки и обратно,
  • расходы на проживание в гостинице или на аренду квартиры,
  • суточные,
  • прочие расходы, согласованные с работодателем.

Если же длительность командировки 1 день, то работнику обычно не требуется оплачивать наем жилого помещения, хотя при необходимости он может согласовать с работодателем этот вопрос, предоставив по приезду договор о найме жилья, гостиничные чеки и т.п.

Суточные командированному на 1 день работнику не выплачиваются. При однодневной командировке за рубеж суточные предусмотрены, но только в размере 50% от установленной нормы для заграничных командировок (п.п. 11 и 20 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Вместо суточных работодатель внутренним актом (приказом, колдоговором) может установить компенсацию за однодневные командировки, причем такое понятие, как «суточные» использоваться в документе не должно – в противном случае эти командировочные расходы нельзя будет включить в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Компенсация, заменяющая суточные за однодневную командировку, может устанавливаться работодателем в любом размере, при этом нужно учитывать, что она не будет облагаться НДФЛ в пределах следующих норм (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 01.10.2015 № 03-04-06/56259):

  • командировка на территории России – 700 руб.,
  • командировка зарубежная – 2500 руб.

Если сотруднику предстоит командировка на один день, как оплачивается этот день и отмечается в табеле?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником на время командировки сохраняется средний заработок. Помимо компенсации, командированный получит свою среднюю зарплату за день командировки, если она выпала на рабочий день, а в случае совпадения командировки с праздничным нерабочим или выходным днем, оплата производится в двойном размере.

В табеле нахождение сотрудника в однодневной командировке отмечается кодом «06» или буквой «К». Количество часов при этом указывать не надо, поскольку оплата дня командировки все равно производится по среднему заработку.

Пример

Внутренним приказом в ООО «Альфа» установлен размер компенсации для однодневных командировок в сумме 700 руб. Сотрудник ООО «Альфа» Орлов выехал в командировку из Москвы в г. Клин на электричке в 6-30 ч утра понедельника. В 8-00 он прибыл на место, провел в г. Клин весь рабочий день, выполняя задание, и в 19-00 выехал обратно, прибыв в Москву в 20-30 ч. По прибытии Орлов предоставил авансовый отчет, к которому приложил билеты, подтверждающие его расходы на проезд.

Бухгалтерия должна начислить и выплатить Орлову следующие суммы:

  • средний заработок за 1 рабочий день,
  • компенсацию в сумме 700 руб.,
  • стоимость проездных билетов на электричку, согласно авансового отчета.

Суточные за однодневные командировки не облагаются НДФЛ

Удерживать или нет налог на доходы с физических лиц с суточных при однодневной командировке – вопрос, который долгое время не имел однозначного ответа. В комментируемом письме Минфин России прислушался к мнению арбитражных судей и изменил свою позицию в пользу компаний. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189)

Скачать ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189

Возмещение командировочных расходов

При направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (ст. 167 ТК РФ).

В частности, организация обязана компенсировать сотруднику (ст. 168 ТК РФ):

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Также следует отметить, что суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки. Например, если работник улетел в 22.00 сегодня, а вернется в 08.00 на следующий день, срок его командировки составит два дня, и соответственно суточные должны быть выплачены за это время;

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Примером таких затрат можно назвать оплату услуг такси, телефонных переговоров, расходов, связанных с обменом валюты, и др.

Обратите внимание: перечень, порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными коман-дировками, которые нужно возместить работнику, законодательством не ограничены; они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом – приказом руководителя или положением о командировках.

НДФЛ с командировочных

Правда, суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Положены ли суточные при командировке на один день?

Помимо Трудового кодекса оплата командировочных расходов регламентирована Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Пра-вительства РФ от 13.10.08 № 749. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (п. 11).

Таким образом, сотруднику, направляемому в командировку сроком на один день, выплата суточных не положена (определение Верховного суда РФ от 26.04.05 № КАС05-151).

Значит, при направлении работника в командировку, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплаты, именуемые суточными, с точки зрения трудового законодательства таковыми не являются.

Положение о том, что выплаты при однодневных командировках не являются суточными, следует соблюдать и в целях обложения таких выплат страховыми взносами. Органы контроля (ПФР и ФСС России) при проверках настаивают на обложении суточных, если они не признаются таковыми в смысле выплат, определенных трудовым законодательством. Что подтверждается судебной практикой не в пользу организаций (постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.12 № А12-15578/2011).

Налог с суточных

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.

Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой, положительный для компаний, вывод сделал Президиум ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12.

Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что раз выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).

Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).

В рассматриваемом письме представители ведомства согласились с мнением ВАС РФ и разрешили считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ.

Однако все же с небольшой оговоркой.

Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными. То есть освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке.

Источники:
http://laudit.ru/kak-oplachivaetsya-komandirovka.html
http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/oplata-sutochnyx-za-odin-den-komandirovki.html
http://school.kontur.ru/publications/232
http://glavkniga.ru/situations/s502399
http://spmag.ru/articles/odnodnevnaya-komandirovka
http://www.klerk.ru/buh/articles/315523/
http://www.klerk.ru/buh/articles/491746/

Ссылка на основную публикацию