Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании

Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании

Нередко возникают ситуации, в которых работодателю необходимо изменить должность одного или нескольких работников, имеющих с ним трудовые отношения.

В таких случаях существует определенный порядок действий, положенный согласно действующему законодательству, заключающийся в оформлении документации, а также внесении соответствующих записей в трудовую книжку сотрудника и прочих документов, содержащих подобные сведения.

Нормативная база

Наличие расписания, в котором отражаются сведения об имеющейся штатной численности работников, является обязательным требованием.

Такое положение касается всех учреждений, не зависимо от того, к какой форме собственности они относятся. Штатное расписание выполняет такие задачи и функции:

  1. Содержит информацию о текущем количестве рабочих мест в организации.
  2. Определяет структуру всего коллектива в целом и дает представление о том, какие наименования рабочих мест являются руководящими, какие сотрудники находятся в непосредственном подчинении.
  3. Устанавливает законное основание для предоставления определенному сотруднику рабочего места в организации.
  4. Дает возможность осуществления переводов работника на образовавшуюся вакансию.

На данный момент обязательная ранее форма штатного расписания Т-3 носит исключительно рекомендательный характер – организация вправе разрабатывать собственную форму, основным требованием в таком случае становится только ее присутствие.

В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ, прием работника производится на вакантное место согласно штатному расписанию. По нему определяются основные обязанности, а также составляется трудовой договор и формируется начисляемый оклад.

В том случае, если работодатель планирует изменить наименование рабочего места в штатном расписании при занятии должности определенным работником, необходимо строго придерживаться установленного порядка действий.

В каких случаях необходимо

Основаниями для переименования, а также внесения новых сведений в существующее штатное расписание может стать следующее:

  1. Некоторое изменение обязанностей конкретного сотрудника или группы работников. Чаще всего такое действие заключается в расширении круга обязанностей или полномочий. В частности, оно может осуществляться на основании статьи 60.2 ТК РФ.
  2. Изменение названия целого структурного подразделения, которое может быть связано со сменой вида деятельности или расширением области полномочий организации.
  3. Необходимость приведения существующих должностей в соответствие с единим классификатором. Потребоваться такое действие может в случае выхода сотрудника на пенсию при наличии вредных условий труда.
  4. Несоответствие текущей профессии выполняемому роду занятий.
  5. Предстоящее проведение аттестации, в связи с чем возникновение необходимости приведения всех должностей в норму, установленную действующим законодательством.
  6. Смена текущего наименования на более «престижное» с целью мотивации сотрудников организации.
  7. Необходимость уточнения и конкретизации обязанностей по конкретной должности.

Порядок действий и правила

Порядок переименования следующий:

  1. Составление пояснительной записки, в которой обязательно должны содержаться причины или основания для изменения наименований. Такое обоснование необходимо для соблюдения законности всех действий, а также для исключения возможных претензий как стороны сотрудника, так и контролирующих органов.
  2. Оформление распорядительного акта. Он должен содержать в себе данные об осуществлении изменения в наименовании должности. Такой распорядительный акт обязательно визируется руководителем и на его основании уже может создаваться необходимый в таких случаях приказ на переименование или выведение из штата имеющихся вакантных мест.
  3. Внесение изменений непосредственно в штатное расписание на основании подписанного директором организации приказа. После такого действия выносится отдельный приказ, утверждающий уже измененное расписание.

Подобная схема является стандартной и может выглядеть несколько иначе в зависимости от того, вакантна ли на момент переименования должность или нет и имеется ли согласие работников на такое действие.

Уведомление работников и сроки

По статье 74 ТК РФ в том случае, если на изменяемых рабочих местах в настоящее время работают сотрудники, то они в обязательном порядке должны быть уведомлены о подобных действиях.

Что же касается сроков, то сообщить о предстоящих изменениях следует не позднее, чем за 2 месяца до предполагаемого события. Такое действие должно осуществляться с одновременным предоставлением возможности перехода на другую должность.

Приказы и допсоглашения

Приказ по внесению изменений в штатное расписание может касаться такого действия:

  1. Создания нового штатного расписания. Такое действие осуществляется в том случае, если корректировки будут производиться по нескольким должностям, а вносить изменения в текущее нецелесообразно.
  2. Внесение некоторых корректировок в текущее расписание. Такой приказ издается, если меняют названия одной-двух должностей.

Кроме того, после оформления приказа и внесения изменений в действующее расписание, потребуется также осуществить такие корректировки:

  1. В личной карточке работника, которая хранится в кадровой службе.
  2. Оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.
  3. Изменить должностную инструкцию.

Внесение записи в трудовую

После всех выполненных действий при изменении формулировки должности работника вносят сведения в трудовую книжку:

  • указывают порядковый номер вносимой записи;
  • отражают дату изменений;
  • прописывают новое название;
  • заносят номер приказа, который стал основанием для всех подобных действий.

Изменения в должностной инструкции

Поскольку основным документом, определяющим обязанности и необходимые к выполнению функции, является ДИ, то изменение должности в большинстве случаев находит свое отражение и в нем:

  1. Если документ является дополнением к трудовому договору, в таком случае достаточно будет оформления доп. соглашения к нему.
  2. Если ДИ оформлена в виде отдельного документа (что происходит чаще всего), создается и подтверждается новый, который предоставляется сотруднику для ознакомления и подписи. Только в таком случае работодатель вправе требовать выполнения всех возложенных на работающего обязанностей.

Переименование или перевод

Фактически изменение должности может осуществляться двумя способами – либо переименованием ее, либо переводом сотрудника на другую и после этого упразднением ранее занимаемой.

Большинство работодателей предпочитает оформлять такие действия переводом, и порядок действий в этом случае будет таким:

  1. Предварительная подготовка сотрудником ОК приказа, визирование его руководителем и проставление печати при ее наличии.
  2. Формулировка такого приказа должна содержать четкие сведения, касающиеся именно перевода на должность, и не допускать двоякого толкования смысла.
  3. Указывается новая должность работника, название отдела или подразделения.
  4. Отражается дата, начиная с какой работник уже будет занимать новое место.
  5. Указываются причины, на основании которых производятся такие кадровые изменения.

Если сотрудник против

В том случае, если оформленный сотрудник не дает своего согласия на переименование должности, которую он занимает, вариантов для действий у работодателя может быть два:

  1. Предложить (обязательно в письменной форме) другую работу. Она в обязательном порядке должна соответствовать имеющейся квалификации работника и быть на данный момент вакантной. Должность может быть ниже той, на которой работал сотрудник, и с меньшим окладом, но обязательно в таком случае получить согласие сотрудника.
  2. Расторгнуть текущий договор в том случае, если работник отказывается выполнять иной вид работы или не соглашается на предложенные работодателем варианты.

Шаблон штатного расписания для сельской поликлиники представлен в данной видео-инструкции.

Переименование должности в штатном расписании – порядок действий

Работодателю может потребоваться провести переименование должности в штатном расписании во многих случаях, и при этом ему необходимо следовать установленному законодательно порядку действий. Необходимые шаги и процедуры могут различаться в зависимости от ряда обстоятельств – например того, проводится переименование должности с изменением трудовой функции или без него. Но кроме этого каждой стороне трудового договора следует учитывать и иные нюансы, связанные с переименованием должности, например – обязательное фиксирование изменений не только в штатном расписании, но и в трудовой книжке сотрудника, а также в трудовом договоре.

Возможно ли переименование должности в штатном расписании – нормы ТК РФ

Штатное расписание является документом, обязательным для применения практически во всех субъектах хозяйствования, осуществляющих трудовые взаимоотношения с сотрудниками. Оно обеспечивает не только фиксацию непосредственной численности сотрудников предприятия, но также регламентирует должности сотрудников, систему оплаты и иные особенности их трудовой деятельности. При этом прием на работу новых сотрудников и иные кадровые процедуры должны осуществляться исключительно в соответствии с действующим штатным расписанием.

Непосредственно обязательность штатного расписания не закреплена в положениях трудового законодательства прямо. Косвенно на необходимость его наличия указывают положения статей 15 и 57 ТК РФ, а также нормативы действующего законодательства в вопросах ведения трудовых книжек. Единственными субъектами хозяйствования, которые могут исключить пользование штатным расписанием из своих обязанностей работодателя, являются микропредприятия.

Соответственно, учитывая важность данного документа и его юридическую значимость, переименование должности в штатном расписании должно отображаться в первую очередь. При этом данное требование касается в том числе и тех ситуаций, когда смена наименования должности практически не изменяет реальной трудовой функции работника, а просто затрагивает само название занимаемого рабочего места, профессии или уровня квалификации.

Основания для переименования должности в штатном расписании

Практически любое предприятие стремится к развитию, и одним из элементов развития является изменение штатного расписания. Более подробно об основаниях для изменения штатного расписания можно прочитать в отдельной статье, здесь же будет рассмотрена в первую очередь непосредственно процедура переименования должностей с сохранением трудовой функции или с её изменением. Смена названия должности в штатном расписании может производиться с различными целями, к которым можно отнести:

  • Расширение круга обязанностей сотрудников. Согласно нормативам, изложенным в статье 60.2 ТК РФ, при данной операции проводится также изменение наименования должности, если это не касается всех сотрудников данной должности по предприятию в общем.
  • Приведение в соответствие с ЕТКС наименований должностей. Данная операция проводится в случае, если профессия сопряжена с вредными условиями, дающими права на дополнительные социальные гарантии и досрочный выход на пенсию соответственно положениям ст. 195.3 ТК РФ.
  • Изменение наименования профессии для соответствия его требованиям установленных профстандартов. Правовое регулирование означенного вопроса обеспечивается нормативами статьи 195.2 ТК РФ.
  • Смена названия структурного подразделения или вида его деятельности, в том числе при расширении сфер обслуживания также может потребовать переименования должностей.

Работодатель может пойти навстречу работнику и произвести переименование должности на более престижную для улучшения трудовой истории и соответствующей записи в трудовых книжках.

Оптимизация кадровой политики также может включать в себя слияние определенных должностей или наоборот – их разделение, что тоже может повлечь за собой их переименование.

Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании

Действующее законодательство предусматривает соблюдение определенного порядка действий при переименовании должности в штатном расписании. Как и любой другой локальный нормативный акт, влияющий на трудовые обязанности работников и систему оплаты труда, в соответствии с положениями статьи 372 ТК РФ, штатное расписание может изменяться только при условии уведомления первичного органа, представляющего интересы работников, которым чаще всего является профсоюзная организация. Представительный орган сотрудников вправе делать работодателю замечания и предлагать изменения, однако работодатель не обязан в принудительном порядке принимать данные поправки или ограничения.

Рекомендуется, чтобы работодатель прилагал также к проекту изменения штатного расписания и объяснение своих действий. Данная процедура не является обязательной, однако сможет впоследствии в случае возникновения трудовых споров подтвердить его правоту как в судебном, так и в досудебном порядке. В целом же порядок действий при переименовании должности в штатном расписании после уведомления профсоюза или иного органа, представляющего интересы работников, может выглядеть следующим образом:

  1. Написание сопровождающей записки с объяснением переименования должности. При этом каких-либо предусмотренных законом обоснований работодателю искать нет необходимости – он имеет возможность указать практически любую информацию.
  2. Создание приказа про внесение изменений в штатное расписание. Данный приказ также составляется в свободной форме, но он должен обязательно содержать наименование изменяемых должностей, дату составления документа и подпись работодателя.
  3. Предварительное уведомление работников, которых затронут изменения, за два месяца до вступления приказа в силу. Работодателю следует побеспокоиться о получении согласия сотрудников, а также о документальном подтверждении факта их уведомления.
  4. Непосредственное внесение корректировок в штатное расписание осуществляется на основании приказа после того, как все сотрудники подтвердят о своем согласии с изменениями либо – когда пройдёт двухмесячный срок с момента уведомления работников.
  5. К трудовому договору заключается дополнительное соглашение о переименовании должности в штатном расписании с изменением трудовой функции и об изменении должностных обязанностей и системы оплаты труда, если таковые действия предполагаются.
  6. Работодатель также обязан внести изменения в трудовую книжку работника в связи с переименованием должности сотрудника.

Отдельные нюансы следует учитывать работодателю в зависимости от того, как именно будет производиться переименование должности и какие последствия оно за собой повлечет.

Если на предприятии происходит переименование должности в штатном расписании без изменения трудовой функции работника, системы оплаты труда и его размера, должностных обязанностей и места работы, то работодатель может обойтись без документального оформления перевода сотрудника. Также он может избежать обязанности по уведомлению профсоюзной организации, так как в данной ситуации права работника никоим образом не могут быть нарушены, ведь ни оплата, ни должностные обязанности не изменяются.

Не просто название: порядок действий при изменении должности в штатном расписании

Обязательным требованием при разработке и утверждении штатного расписания является присвоение штатным единицам таких наименований должностей, которые указаны в общероссийском классификаторе профессий, должностей и тарифных разрядов ОК 016-94.

Такие же названия вносятся в трудовую книжку при ее заполнении. Переименование должности происходит согласно пунктов Постановлении Госкомстата РФ №1, датированного 05.01.2004.

Когда необходимо изменение?

Необходимость изменения названия должности наступает, когда в тарифно-квалификационный справочник вносятся новые характеристики для тарифных разрядов, а в справочнике должностей служащих, руководства или специалистов появляются новые наименования. Так как прежнее название становится уже некорректным, на его место вводится новое, соответствующее нормативам.

Требование об изменении становится особенно актуальным, когда речь заходит о возможности предоставления определенных льгот работнику, который реально занимается работой, обеспеченную конкретными привилегиями. Но льготу он может не получить из-за внесения в профильные документы несуществующее название должности.

Другими вескими причинами переименования и оформлению изменений в ф. Т-3 (штатное расписание) бывают:

  • переименование названия отдела, службы или филиала;
  • исправление ошибочного названия, несоответствующего наименованию должности в трудовом соглашении;
  • создание нового структурного подразделения;
  • увеличение круга обязанностей определенного работника;
  • сокращение ввиду объективных причин вакансий работающих. При этом их количество должно составлять не менее 5%;
  • расширение сферы обслуживания компании или ее подраздела.

Обязательным условием выполнения требований профстандартов является переименование должностей сотрудников, когда их работа связана с предоставлением ограничений, льгот либо компенсаций. Норма действует согласно ст. 57 ТК РФ

В варианте, когда профстандарт по данной должности еще не утвержден – корректировку наименования необходимо производить в согласно наименованиям из тарифно-квалификационного справочника или классификатора должностей (профессий).

Например, «уборщицу» необходимо переименовать в «специалиста по клинингу», но функционал при этом не поменяется.

С другой стороны, если сотрудник предприятия зачислен и работает на должности, по которой, например, он имеет право на льготную пенсию или сокращенную рабочую неделю – такую должность переименовывать нельзя, хотя работодатель может называть должности по своему усмотрению. В противном случае сотрудник компании потеряет возможность уйти раньше на пенсию, хотя проработал долгие годы во вредных условиях.

Переименование должности рабочего, инженерно-технического работника или служащего без изменения их трудовых функций переводом не является (ст. 72, ч. 1 ТК РФ).

Порядок действий

Для грамотного внесения изменений работодателю важно выдержать определенный алгоритм действий, который будет существенно отличаться в зависимости от вакантности позиции для изменения.

Если на рабочем месте уже работает сотрудник

Довольно сложным путем протекает изменение названия, когда рабочее место невакантное. В этом случае кадровой службой и руководству предприятия или организации необходимо выполнить несколько обязательных стадий процедуры корректировки, вызванной структурными или технологическими изменениями. Алгоритм действий:

Обоснование корректировки и уведомление сотрудника

Согласно действующим статьям Трудового кодекса России название должности является неотъемлемой частью текстовой редакции трудового соглашения с работодателем.

Появившиеся в компании изменения характера производства или его наметившаяся реорганизация являются причинами, побудившими администрацию к действию. Об этом подробно уведомляют работника.

Срок ознакомления сотрудника с переименованием его должности составляет два месяца до запланированной корректировки (ст. 74 ТК РФ). Письменное уведомление, составленное в двух экземплярах, вручается ему под роспись. Доставка может быть осуществлена по почте (с уведомлением) или курьером – на домашний адрес. Образец уведомления может выглядеть так:

Ознакомление с дополнительным соглашением

Этот этап происходит в случае, если уведомленный администрацией сотрудник согласен на переименование должности, занимаемой ним в этой компании. При этом, новая версия договора не составляется, а в допсоглашение вписываются названия двух сторон, указывается его предмет (изменение названия должности), в завершение документа проставляются подписи с расшифровкой инициалов и дата подписания документа.

В случае несогласия сотрудника на предлагаемые изменения, администрация вправе предложить ему рабочее место с аналогичной оплатой и соответствующее его квалификации или другое свободное место работы, имеющееся в компании. Такое предложение работодатель должен донести до работника письменно, дабы процедура была проведена в соответствии с законом.

Если ни один из предложенных вариантов работнику не подходит – человека можно уволить, но прекращение трудовых взаимоотношений нужно произвести не раньше, чем пройдет 2 месяца с момента уведомления.

Основанием действия является выполнение п. 7 ст. 77 ТК РФ – увольнение за отказ от продления трудового соглашения в связи с изменениями его условий.

Издание приказа

По факту подписания приказа директором вступает в силу новое название должности. Основанием для составления документа является подписанное ранее дополнительное соглашение. Обязательной формы для приказа не существует, но обязательные пункты должны быть:

  • новое название должности;
  • дата вступления переименования в силу.

С приказом, подписанным руководителем компании и зарегистрированным в журнале регистрации приказов, работника также ознакамливают.

Внесение записей в кадровые документы

Введению записей подлежат:

  • штатное расписание. С новыми формулировками ознакомливают всех должностных лиц, которых касаются изменения;
  • личная карточка по ф. Т-2. Запись содержит сведения, отраженные в приказе, и дату его подписания. Работник должен в течение недели ознакомиться с записью в карточку;
  • трудовая книжка. При этом, в первой и второй колонке проставляется порядковый номер и дата, в третьей – запись о переименовании. В четвертую колонку заводятся реквизиты приказа;
  • должностная инструкция. Ее не обновляют, просто создается дополнительное соглашение со ссылками на новое название.

Рабочее место не занято

В варианте, когда переименовывается вакантная должность, процедура происходит проще. После оформления пояснительной записки, обосновывающей корректировку, создается распорядительный акт (распоряжение директора или приказ,) с указанием о внесении запланированных изменений в наименования вакансий. Одни вакантные штатные единицы можно сократить, а другие – ввести. Новое штатное расписание утверждается другим приказом.

Выдерживать двухмесячный интервал между событиями не надо, т.к. никаких нарушений интересов работников нет.

Полезное видео

Посмотрите видео о процедуре изменения должностей в штатном расписании и как правильно это оформить:

Особенности изменения названия должности в штатном расписании предприятия

Статья рассказывает, как происходит переименование должности в штатном расписании, правильный порядок действий, разъясняет нюансы законодательства.

Общие положения

Когда человек устраивается в компанию, то идет на определенную должность. Трудовой контракт указывает должность и название подразделения, куда принимается специалист. Статья 57 Трудового кодекса устанавливает правило о том, что название должности является существенным условием договора.

Руководитель не вправе просто решить поменять место службы специалиста. Конституция и Трудовой кодекс устанавливают гарантии для трудящихся. Директор фирмы не может изменять условия соглашения в одностороннем порядке.

Любые изменения оформляются в виде дополнительного соглашения. Документ получает юридическую силу, когда обе стороны заверяют его подписями. Один экземпляр документа хранится на предприятии, второй – передается сотруднику под роспись. На первом экземпляре проставляется отметка о том, что специалист получил свой документ.

Важно! Если меняются условия трудового контракта, необходимо составить дополнительное соглашение. Подписи сторон под соглашением означают, что они согласны с проведенными изменениями.

Проблем с тем, как сделать переименование должности в штатном расписании, не возникнет, если действовать по порядку.

Как составляется штатное расписание

Штатное расписание должно быть в любой компании.

2 сведения, которые оно указывает:

  • сколько должностей имеется по каждой должности;
  • размер вознаграждения.

Бланк утвержден Госкомстатом (форма № 3). Постановление № 1 датировано январем 2004 г.

Предприятие может использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк. Если разрабатывается свой бланк, в него нужно включить те графы, которые будут использоваться.

Документ получает юридическую силу после того, как руководитель заверит его своей подписью.

Зачем изменять названия должностей

Нередко работа фирмы изменяется: создаются новые подразделения, сокращаются старые, принимаются новые работники.

Существуют и другие причины сделать изменения. Например, многие фирмы корректируют названия, чтобы они соответствовали Единому тарифно-квалификационному справочнику.

Возникает вопрос, как переименовать наименования должностей.

2 основных способа изменить названия:

  • корректируется только название, обязанности остаются прежними;
  • меняется не только должность, но и обязанности работника.

Порядок оформления документации отличается в зависимости от основания изменения.

Правила внесения изменений

Расхождения при оформлении документов запрещены. Должны совпадать должности, указанные в штатном расписании и договоре.

Итак, вот пошаговая инструкция, как сделать изменение названия должности.

  1. Направить сотрудникам извещения о том, какие планируются изменения. Уведомления необходимо направить за два месяца.
  2. Если работников не устраивают новые условия, нужно предложить другую должность. При этом сотрудник должен иметь возможность выполнять новые обязанности по состоянию здоровья.
  3. Расторгнуть договор с теми, кто не соглашается на изменения. Расторжение контракта производится с выплатой компенсации за две недели исполнения обязанностей.

Необходимо продолжить работу с документами тех сотрудников, которые не возражают против перемен.

Изменения вносятся в трудовую книжку, должностную инструкцию, штатное расписание и иные кадровые документы. Также требуется издать распоряжение о том, что меняются названия должностей, указанных в штатном расписании.

Как правильно уведомить работника

В законе отсутствует указание, как правильно известить работника. При составлении документа необходимо руководствоваться правилами делопроизводства.

3 основных пункта уведомления:

  • регистрационные данные предприятия;
  • дата и порядковый номер;
  • текст, который предупреждает о грядущих переменах.

Документ имеет силу, если имеются подпись директора фирмы и печать.

Если решено переименовывать должность, то новое название необходимо указать в извещении. Также пишется дата, когда изменения вступят в силу.

Указывается, что изменения штатного расписания не означает, что поменяются и обязанности сотрудника.

Грамотное оформление документов позволит избежать трудовых споров. Желательно оставить место в извещении, чтобы сотрудник поставил свою подпись, а также проставить дату ознакомления.

Если сотрудник дает добро на то, чтобы изменить наименование, можно оформлять приказ.

Как составить приказ

Когда происходит переименование должности в штатном расписании, соблюдается порядок действий. В противном случае у работодателя могут возникнуть проблемы с инспекторами по труду, если сотрудники направят жалобы.

Когда нужно переименовать должность, решение подтверждается приказом.

3 важных нюанса, которые указываются в распоряжении:

  • цель изменений;
  • старая должность;
  • новое название.

В документе ставятся номер, дата и подпись руководителя. Сотрудника знакомят с содержанием распоряжения под роспись. Затем составляется дополнительное соглашение, вносятся изменения в личную карточку.

Кадровое делопроизводство заметно упрощается, когда необходимые бланки имеются под рукой. Можно разработать форму самостоятельно или использовать готовый образец приказа. Форму можно скачать на специализированных ресурсах.

Что делать, если работник не согласен с изменениями

Чтобы осуществить изменения, нужно получить письменное разрешение специалиста, но не всегда служащие на это соглашаются. Часто находятся те, кто не хочет ничего менять. Можно ли решить ситуацию в этом случае? Руководители вправе называть должности по своему усмотрению и принимать иные решения, определяющие дальнейшую судьбу организации.

В связи с этим процедура проводится независимо от того, получено ли согласие всего коллектива. Когда человек отказывается от изменений, руководитель должен предложить ему другие варианты. Вакансия должна соответствовать профессиональному уровню сотрудника или быть более легкой.

Если название работы так и не устроит сотрудника, то руководитель вправе с ним расстаться. Контракт расторгается по п. 7 ст. 77 Трудового кодекса.

Резюме

Часто возникают примеры, когда необходимо пересмотреть штатное расписание, изменить названия должностей. Руководитель вправе менять названия по своему усмотрению, главное – правильно оформить документы.

Когда процедура не соблюдена, работник вправе обратиться к трудовым инспекторам или в суд.

Если обнаружены несоответствия по результатам проверки, инспекторы выпишут штраф. Поэтому при оформлении кадровой документации необходимо следовать закону.

Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании

Нередко возникают ситуации, в которых работодателю необходимо изменить должность одного или нескольких работников, имеющих с ним трудовые отношения.

В таких случаях существует определенный порядок действий, положенный согласно действующему законодательству, заключающийся в оформлении документации, а также внесении соответствующих записей в трудовую книжку сотрудника и прочих документов, содержащих подобные сведения.

Нормативная база

Наличие расписания, в котором отражаются сведения об имеющейся штатной численности работников, является обязательным требованием.

Такое положение касается всех учреждений, не зависимо от того, к какой форме собственности они относятся. Штатное расписание выполняет такие задачи и функции:

  1. Содержит информацию о текущем количестве рабочих мест в организации.
  2. Определяет структуру всего коллектива в целом и дает представление о том, какие наименования рабочих мест являются руководящими, какие сотрудники находятся в непосредственном подчинении.
  3. Устанавливает законное основание для предоставления определенному сотруднику рабочего места в организации.
  4. Дает возможность осуществления переводов работника на образовавшуюся вакансию.

На данный момент обязательная ранее форма штатного расписания Т-3 носит исключительно рекомендательный характер – организация вправе разрабатывать собственную форму, основным требованием в таком случае становится только ее присутствие.

В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ, прием работника производится на вакантное место согласно штатному расписанию. По нему определяются основные обязанности, а также составляется трудовой договор и формируется начисляемый оклад.

В том случае, если работодатель планирует изменить наименование рабочего места в штатном расписании при занятии должности определенным работником, необходимо строго придерживаться установленного порядка действий.

В каких случаях необходимо

Основаниями для переименования, а также внесения новых сведений в существующее штатное расписание может стать следующее:

  1. Некоторое изменение обязанностей конкретного сотрудника или группы работников. Чаще всего такое действие заключается в расширении круга обязанностей или полномочий. В частности, оно может осуществляться на основании статьи 60.2 ТК РФ.
  2. Изменение названия целого структурного подразделения, которое может быть связано со сменой вида деятельности или расширением области полномочий организации.
  3. Необходимость приведения существующих должностей в соответствие с единим классификатором. Потребоваться такое действие может в случае выхода сотрудника на пенсию при наличии вредных условий труда.
  4. Несоответствие текущей профессии выполняемому роду занятий.
  5. Предстоящее проведение аттестации, в связи с чем возникновение необходимости приведения всех должностей в норму, установленную действующим законодательством.
  6. Смена текущего наименования на более «престижное» с целью мотивации сотрудников организации.
  7. Необходимость уточнения и конкретизации обязанностей по конкретной должности.

Порядок действий и правила

Порядок переименования следующий:

  1. Составление пояснительной записки, в которой обязательно должны содержаться причины или основания для изменения наименований. Такое обоснование необходимо для соблюдения законности всех действий, а также для исключения возможных претензий как стороны сотрудника, так и контролирующих органов.
  2. Оформление распорядительного акта. Он должен содержать в себе данные об осуществлении изменения в наименовании должности. Такой распорядительный акт обязательно визируется руководителем и на его основании уже может создаваться необходимый в таких случаях приказ на переименование или выведение из штата имеющихся вакантных мест.
  3. Внесение изменений непосредственно в штатное расписание на основании подписанного директором организации приказа. После такого действия выносится отдельный приказ, утверждающий уже измененное расписание.

Подобная схема является стандартной и может выглядеть несколько иначе в зависимости от того, вакантна ли на момент переименования должность или нет и имеется ли согласие работников на такое действие.

Уведомление работников и сроки

По статье 74 ТК РФ в том случае, если на изменяемых рабочих местах в настоящее время работают сотрудники, то они в обязательном порядке должны быть уведомлены о подобных действиях.

Что же касается сроков, то сообщить о предстоящих изменениях следует не позднее, чем за 2 месяца до предполагаемого события. Такое действие должно осуществляться с одновременным предоставлением возможности перехода на другую должность.

Приказы и допсоглашения

Приказ по внесению изменений в штатное расписание может касаться такого действия:

  1. Создания нового штатного расписания. Такое действие осуществляется в том случае, если корректировки будут производиться по нескольким должностям, а вносить изменения в текущее нецелесообразно.
  2. Внесение некоторых корректировок в текущее расписание. Такой приказ издается, если меняют названия одной-двух должностей.

Кроме того, после оформления приказа и внесения изменений в действующее расписание, потребуется также осуществить такие корректировки:

  1. В личной карточке работника, которая хранится в кадровой службе.
  2. Оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.
  3. Изменить должностную инструкцию.

Внесение записи в трудовую

После всех выполненных действий при изменении формулировки должности работника вносят сведения в трудовую книжку:

  • указывают порядковый номер вносимой записи;
  • отражают дату изменений;
  • прописывают новое название;
  • заносят номер приказа, который стал основанием для всех подобных действий.

Изменения в должностной инструкции

Поскольку основным документом, определяющим обязанности и необходимые к выполнению функции, является ДИ, то изменение должности в большинстве случаев находит свое отражение и в нем:

  1. Если документ является дополнением к трудовому договору, в таком случае достаточно будет оформления доп. соглашения к нему.
  2. Если ДИ оформлена в виде отдельного документа (что происходит чаще всего), создается и подтверждается новый, который предоставляется сотруднику для ознакомления и подписи. Только в таком случае работодатель вправе требовать выполнения всех возложенных на работающего обязанностей.

Переименование или перевод

Фактически изменение должности может осуществляться двумя способами – либо переименованием ее, либо переводом сотрудника на другую и после этого упразднением ранее занимаемой.

Большинство работодателей предпочитает оформлять такие действия переводом, и порядок действий в этом случае будет таким:

  1. Предварительная подготовка сотрудником ОК приказа, визирование его руководителем и проставление печати при ее наличии.
  2. Формулировка такого приказа должна содержать четкие сведения, касающиеся именно перевода на должность, и не допускать двоякого толкования смысла.
  3. Указывается новая должность работника, название отдела или подразделения.
  4. Отражается дата, начиная с какой работник уже будет занимать новое место.
  5. Указываются причины, на основании которых производятся такие кадровые изменения.

Если сотрудник против

В том случае, если оформленный сотрудник не дает своего согласия на переименование должности, которую он занимает, вариантов для действий у работодателя может быть два:

  1. Предложить (обязательно в письменной форме) другую работу. Она в обязательном порядке должна соответствовать имеющейся квалификации работника и быть на данный момент вакантной. Должность может быть ниже той, на которой работал сотрудник, и с меньшим окладом, но обязательно в таком случае получить согласие сотрудника.
  2. Расторгнуть текущий договор в том случае, если работник отказывается выполнять иной вид работы или не соглашается на предложенные работодателем варианты.

Шаблон штатного расписания для сельской поликлиники представлен в данной видео-инструкции.

Переименование должностей в связи с изменением штатного расписания

В связи с изменением штатного расписания переименованы несколько должностей, например, был “водитель-экспедитор”, стал “водитель автомобиля”. Как это правильно оформить? Происходит ли в данном случае перевод работника с одной должности на другую?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При переименовании должностей без изменения трудовой функции перевода на другую работу не происходит. При переименовании должностей необходимо внести изменения в трудовой договор, штатное расписание, внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 57 ТК РФ элементом трудового договора является трудовая функция работника – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Как правило, название должности меняется одновременно с изменением круга должностных обязанностей. В такой ситуации имеет место перевод работника (ст. 72.1 ТК РФ).

Однако в рассматриваемой ситуации, как следует из вопроса, перечень должностных обязанностей работников, то есть само содержание трудовой функции, не меняется, планируется изменить только названия должностей. Полагаем, что в такой ситуации речь не идет об изменении трудовой функции работников (Обобщение кассационной и надзорной практики Иркутского областного суда по искам о восстановлении на работе за 2007 год и первое полугодие 2008 года).

Тем не менее, как полное изменение названия должности, так и частичное, даже при неизменности содержания трудовой функции работника, является изменением условий трудового договора.

В силу ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ устанавливает исключительные случаи, когда допускается изменение условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, согласно ст. 74 ТК РФ по инициативе работодателя допускается изменить любое условие трудового договора, кроме трудовой функции работника, если прежнее условие не может быть сохранено по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (часть вторая ст. 74 ТК РФ).

По смыслу ст. 74 ТК РФ между изменениями организационных или технологических условий труда и необходимостью изменения условий трудового договора должна быть причинно-следственная связь.

В случае возникновения спора на работодателя возлагается обязанность представить доказательства, подтверждающие, что изменение определенных сторонами условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, например изменений в технике и технологии производства, совершенствования рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства, и не ухудшало положения работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 “О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации”).

На наш взгляд, довольно трудно представить такие организационные или технологические изменения условий труда, при которых прежнее наименование должности нельзя было бы сохранить. Поэтому, если таких обстоятельств не имеется, работодателю следует предложить работникам заключить с ним письменные соглашения о внесении изменений в условие трудового договора о названии должности.

Изменение наименования должности влечет за собой необходимость внесения изменений в штатное расписание, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 (далее – Постановление N 1).

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением N 1, штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Дата вступления в силу измененного штатного расписания должна совпадать с датой, указанной в уведомлении (если название должности меняется в порядке ст. 74 ТК РФ) или в соглашении сторон (если должность переименовывается в порядке ст. 72 ТК РФ).

Согласно части четвертой ст. 66 ТК РФ сведения о работнике и выполняемой им работе вносятся в трудовую книжку работника. Порядок ведения трудовых книжек урегулирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее – Правила). Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (далее – Инструкция).

В соответствии с п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока. Пунктом 3.1 Инструкции предусмотрено, что в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Согласно этому же пункту Инструкции изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с изменением наименования должности, если такое изменение не повлекло изменения трудовой функции работника (должностных обязанностей), Инструкция не предусматривает.

Полагаем, что в рассматриваемом случае работодателю следует на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание внести запись в трудовую книжку о переименовании должности (например, такая запись может выглядеть так: “Должность “водитель-экспедитор” переименована в “водитель автомобиля”, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ работодателя об изменении штатного расписания, его дата и номер). Аналогичную запись нужно внести и в личную карточку работника формы Т-2, утвержденной Постановлением N 1.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Соловьев Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источники:
http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/pereimenovanie-dolzhnosti-v-shtatnom-raspisanii-poryadok-dejstvij.html
http://kadrowiki.com/kadrovoe-deloproizvodstvo/priem-na-rabotu/trudovoj-dogovor/izmenenie/dolzhnost-v-shtatnom-raspisanii.html
http://kadrovyhdel.ru/shtatnoe-raspisanie/pereimenovanie-dolzhnosti-poryadok-dejstvij.html
http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/pereimenovanie-dolzhnosti-v-shtatnom-raspisanii.html
http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/342969.html
http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/planirovaniye-goszakazov-po-44-fz.html

Ссылка на основную публикацию