Образец журнала учета и регистрации должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций – образец

Журнал регистрации должностных инструкций образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал учета должностных инструкций

Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета. Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.

Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа

В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:

  • порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
  • даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
  • названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
  • наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
  • названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
  • отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).

В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.

Как инструкции регистрируются в журнале

Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификаторам и т. д.

Где скачать образец документа

Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.

Итоги

Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.

Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Журнал учета должностных инструкций и его образец

Обратите внимание! Журнал регистрации должностных инструкций (далее — ДИ) оформляется в виде прошнурованной и пронумерованной книги. На титульном листе указывается название: «Журнал учета должностных инструкций» или «Книга регистрации…», даты начала и окончания, должность и Ф. И. О. лица, ответственного за ведение.

В структуру журнала могут входить такие графы:

  1. Номер по порядку.
  2. Дата поступления документа.
  3. Наименование и реквизиты документа с указанием названия должности, к которой он относится (ДИ, изменение ДИ).
  4. Место хранения: структурное подразделение, в котором по штатной структуре числятся штатные единицы по должности.
  5. Получил: подпись должностного лица, обязанного провести процедуру ознакомления с ДИ, выдать ее экземпляр сотруднику и определить на хранение экземпляр организации.
  6. Выдал: подпись должностного лица отдела кадров, ответственного за ведение журнала, который передал ДИ в подразделение.

Регламентированной формы не существует, поэтому содержание граф может быть иным — с учетом особенностей документооборота. Сам журнал учитывается в номенклатуре дел организации (подробнее — в статье Номенклатура дел на 2020 год – бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения).

Порядок ведения и назначение журнала

Движение ДИ, частично отражаемое в журнале, может выглядеть следующим образом:

  • утверждение ДИ;
  • передача ДИ в отдел кадров;
  • передача в подразделение;
  • ознакомление и выдача работнику.

Рекомендуем! Целесообразно издание краткой инструкции по ведению журнала, которая может быть включена в ДИ специалиста, ответственного за его ведение.

Обратите внимание! В журнале не фиксируются и не передаются в подразделения приказы об утверждении или изменении ДИ, за исключением случаев, когда они содержатся в тексте приказа.

Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале. Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

  • упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
  • удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
  • облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.

Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе. В журнал включаются графы с учетом принятой системы документооборота в организации.

Образец ведения журнала должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций – образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.

Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ

Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Наличие данного журнала не является обязательным требованием, равно как и применение самих ДИ, однако на практике большинство работодателей считают их использование целесообразным. Ведь основной функцией такой инструкции является конкретизация должностных обязанностей наемного сотрудника.

ВАЖНО! Права и обязанности наемного работника, предусмотренные его ДИ, не должны противоречить трудовым функциям, предусмотренным трудовым договором, нормам трудового права и иным законодательным актам в сфере охраны труда. Инструкция исключает как выполнение работником функций, которые в ней не предусмотрены, так и уклонение от указанных в ней обязанностей. Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.

Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале

В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.

Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?

Скачать форму журнала

Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов. Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дата утверждения документа.
  3. Дата постановки документа на учет.
  4. Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
  5. Наименование структурного подразделения.
  6. Дата внесения изменений в документы.
  7. Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
  8. Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
  9. Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
  10. Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
  11. Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
  12. Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
  13. Место хранения копии.
  14. Примечания.

Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал. Организации вправе разработать любую подходящую именно им форму данного документа. При этом можно воспользоваться образцом журнала учета должностных инструкций, имеющимся на нашем сайте, изменив при необходимости набор вводимых данных.

Журнал регистрации должностных инструкций: образец

Статьи по теме

Расскажем, как оформить и вести книгу учета должностных инструкций, и какие сведения в нее вносить. Поделимся образцами журнала.

Для чего нужен журнал регистрации должностных инструкций

Такой нормативный локальный документ, как должностная инструкция в ТК не упоминается. Это значит, что если в компании его не будет, инспекторы не предъявят претензий. Но работодатели сами заинтересованы иметь такой регламент — он устанавливает четкие критерии соответствия работника конкретной должности, перечисляет его обязанности и права.

Должностная инструкция, выданная работнику в установленном порядке под подпись,— гарантия правоты работодателя или самого работника в случае возникновения трудового спора. Работника, который не выполняет требования должностной инструкции, можно наказать в дисциплинарном порядке вплоть до увольнения. Решение работодателя об увольнении сотрудника суд сочтет незаконным, если в должностной инструкции не прописан функционал, за невыполнение которого трудовой договор с работником расторгли.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Для одной и той же должности обязанности могут быть разными, в зависимости от того функционала, который установили для конкретного рабочего места. На больших предприятиях с разветвленной штатной структурой удобно регистрировать разработку должностных инструкций в специальном журнале регистрации. Унифицированной формы нет — журнал компания имеет право разработать самостоятельно.

Журнальная форма позволяет ускорить поиск нужного документа, проконтролировать его наличие для конкретного рабочего места и должности. Тем более, если такая книга учета в организации ведется в электронном виде. Электронный журнал регистрации документов можно разработать самостоятельно и вести его в Excel.

Электронный журнал регистрации документов в Excel

Журнал регистрации должностных инструкций, независимо от того, в какой форме он оформлен, как правило, находится в ведении кадровой службы. Иногда вести регистрационную книгу поручают секретарю. Такую обязанность устанавливают приказом руководителя, трудовым договором или же должностной инструкцией специалиста, ответственного за ведение журнала.

Какие графы содержит журнал регистрации должностных инструкций, образец

То, в каком формате и по какой форме организация будет вести журнал регистрации должностных инструкций, необходимо установить локальным нормативным актом — Положением или Инструкцией о делопроизводстве.

Когда для ведения книги учета выбирают бумажный формат, необходимо оформить титульный лист. Он содержит такие сведения:

  • наименование организации;
  • название журнала;
  • даты начала и окончания записей;
  • общее количество листов, пронумерованных и прошнурованных в журнале;
  • срок хранения регистрационной книги;
  • дата окончания срока хранения.

Титульный лист журнала регистрации должностных инструкций, образец

Журнал предназначен для того, чтобы структурировать и облегчить процесс регистрации и поиск нужного документа. Поэтому он должен содержать максимум необходимой информации. Включите в него следующие сведения:

  • дата утверждения должностной инструкции;
  • дата вступления документа в действие;
  • наименование инструкции, дополнений и изменений, вносимых в нее;
  • подразделения, в которых применяется этот регламент;
  • примечание, в этой графе можно указывать даты внесения дополнений и изменений, а также даты пересмотра или отмены.

Журнал регистрации должностных инструкций, образец заполнения

Поскольку журнал не имеет унифицированной формы, работодатель вправе вносить в него и другую информацию, например, каких сотрудников ознакомили с зарегистрированными в нем должностными инструкциями. В этом случае форму книги учета можно дополнить такими графами:

  • фамилия и инициалы сотрудника, который ознакомился с должностной инструкцией;
  • дата ознакомления;
  • личная подпись работника;
  • личная подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала.

Требования к оформлению и заполнению журнала регистрации должностных инструкций

Книга учета не содержит конфиденциальных сведений. Но когда в ней есть графы с подписями сотрудников, которые ознакомились с той или иной инструкцией, стоит позаботиться о сохранности страниц в этом документе. Для этого их нужно пронумеровать, прошнуровать и опломбировать бумажной пломбой с подписью ответственного лица, заверенной печатью организации или кадровой службы. Такая мера исключит утрату или замену листов в журнале регистрации.

Этот вид книг учета ведут до полного заполнения и не обновляют ежегодно. Продолжительность текущего хранения и использования журнала регистрации должностных инструкций может составлять несколько лет, поэтому целесообразно снабдить его твердой обложкой.

Регистрировать инструкции в журнале нужно в тот же день, когда их утвердил руководитель. Каждый документ должен иметь уникальный регистрационный номер, предусмотренный для этого вида нормативных актов утвержденной номенклатурой дел. Записи вносят ручкой с черной или синей пастой, четким, разборчивым почерком, который позволяет легко прочитать каждое слово и однозначно его трактовать.

Как и сколько хранить журналы регистрации должностных инструкций

На текущем хранении журнал находится у ответственного исполнителя. Чтобы исключить утерю и ограничить доступ к нему посторонним лицам, хранить журнал следует в закрытом шкафу, снабженном замком.

Срок хранения журналов учета — три года (Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения). Но необходимо учитывать также, с какой периодичностью в организации обновляют должностные инструкции. Если срок превышает три года, хранить журнал регистрации должностных инструкций тоже нужно дольше. Это позволит гарантировать, что все сведения о разработанных в организации инструкциях, дополнениях к ним и поправках зафиксируют в обоих журналах — и в том, который ведут в настоящее время, и в том, который находится на архивном хранении.

Когда срок архивного хранения завершится, утилизировать журнал нужно в общем порядке — силами самой компании или по договору со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документации.

Журнал регистрации должностных инструкций, образец работодатель вправе разработать самостоятельно. Журнальная форма учета локальных регламентов организации удобна для поиска и позволяет систематизировать работу с ними.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

  1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
  2. Контролировать их обновление.
  3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
  4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
  5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
  6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
  7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

  1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
  2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

  • регистрации ДИ;
  • ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

  1. Титульный лист.
  2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
  3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
  4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

  1. Название журнала.
  2. Наименование организации.
  3. Дата начала и окончания ведения.
  4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

  • общее количество листов;
  • название должности заверяющего;
  • ФИО заверяющего;
  • подпись;
  • дата;
  • место для печати.

Страница об ответственных за ведение

Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.

Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения ФИО ответственного Должность ответственного Основание назначения (приказ, распоряжение) Подпись ответственного
Начало Окончание
01.03.2014 15.12.1017 Иванова П.И. Начальник отдела кадров Приказ№ 8 от 01.03.2014г. Иванова

Структура листа учета ДИ

В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.

Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дата утверждения ДИ.
  3. Дата введения в действие.
  4. Основание для введения в действие (если этого требует внутренние положения по документообороту).
  5. Название должности, для которой разработана ДИ.
  6. Название подразделения, в состав которого включена должность.
  7. Если были изменения, то номер раздела, в который изменения вносились.
  8. Дата внесения изменений.
  9. Место хранения оригинала.
  10. Место хранения копии.

Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.

Как регистрировать инструкции

Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.

Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях организации по документообороту.

Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.

Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.

Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.

Записи ведутся в хронологическом порядке.

Журнал ознакомления с ДИ

Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.

В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:

  1. Порядковый номер записи.
  2. ФИО работника.
  3. Должность.
  4. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
  5. Название должностной инструкции.
  6. Дата ознакомления.
  7. Личная подпись работника.

В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.

Данное видео поможет вам быстро и правильно разработать должностные инструкции.

Учет должностных инструкций

Статьи по теме

Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания. Разработка и учет должностных инструкций – вопросы, которым придается слишком мало значения, несмотря на то, что должностная инструкция является частью локальной нормативной базы предприятия.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как проходит разработка иучет должностных инструкций;
  • как оформитьжурнал ознакомления с должностными инструкциями;
  • для чего нуженжурнал учета выдачи должностных инструкций.

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Разработка и учет должностных инструкций на предприятии

Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника. Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения. Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.

Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, «распорядительная и эксплуатационно-техническая документация», которой относится должностная инструкция, должна храниться «по месту разработки и/или утверждения» на протяжении 75 лет. Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.

Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.

Журнал регистрации должностных инструкций

Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован. Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу. Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.

Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.

Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:

1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)

Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014

2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции

3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция

4. Дата утверждения ДИ

5. Дата ознакомления ДИ

6. ФИО работника

7. Места нахождения копий документа

Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ

Образец журнала учета должностных инструкций

Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)

Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления». Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты. Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих. Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.

Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора. Для систематизации документооборота работодатель может использовать журнал ознакомления с должностными инструкциями, который содержит все необходимые реквизиты.

Сотрудник кадровой службы должен передать работнику заверенную копию должностной инструкции после процедуры ознакомления. Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.

Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями

Журнал учета выдачи должностных инструкций

В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах. Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии. Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.

Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей. Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.

Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.

Согласно рекомендациям, изложенным в Основных правилах работы архивов организаций, должностные инструкции должны быть сформированы в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. Данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми.

Журнал учета выдачи должностных инструкций. Образец

Должностная инструкция не является обязательным нормативным документом, но она крайне важна, так как помогает в регулировании рабочего процесса. Хранение и учет должностных инструкций – чрезвычайно важный элемент документооборота компании.

Подробную информацию о том, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций, что принимается за образец регистрации должностных инструкций, как вести журнал ознакомления с должностными инструкциями, вы сможете в правовой документации и статьях журнала:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Журнал учета выдачи должностных инструкций образец скачать

Выдается ли должностная инструкция на руки работнику

Должностная инструкция (далее — ДИ) представляет собой один из локальных актов работодателя, разрабатываемый в отношении отдельной должности и утверждаемый руководителем организации.

Обратите внимание! Наличие в организации ДИ является правом, а не обязанностью работодателя. Вместе с тем она позволяет эффективно распределить полномочия сотрудников, определить границы их ответственности и установить компетентность сотрудника еще на стадии приема на работу.

Подробнее о том, нужно ли оформлять ДИ на предприятиях, рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

Действующим законодательством не урегулирован порядок оформления и выдачи ДИ. При ее подготовке работодатель может руководствоваться положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. », но в конечном итоге самостоятельно определяет форму и содержание инструкции в зависимости от специфики деятельности организации, а также функций сотрудника.

ДИ может быть утверждена как в качестве приложения к трудовому договору, так и в виде отдельного документа. Обычно она оформляется в 2 экземплярах. После подписания сотрудником один экземпляр передается ему на руки, а другой хранится в отделе кадров (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

ДИ, утвержденная в качестве самостоятельного документа, может и не выдаваться сотруднику на руки. Однако по его письменному заявлению работодатель обязан выдать ему заверенную копию инструкции в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Важно! ДИ, оформленная в виде приложения к трудовому договору, должна быть передана сотруднику согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Журнал выдачи должностных инструкций: скачать образец

Важно! Во избежание возможных споров между сотрудником и работодателем факт передачи ДИ рекомендуется зафиксировать.

Сделать это можно одним из следующих способов:

  • внести запись в журнал выдачи ДИ (особенно актуально для организаций с большой численностью сотрудников);
  • поставить отметку о получении инструкции на экземпляре работодателя (с подписью и расшифровкой сотрудника).

В графах журнала выдачи ДИ может указываться следующая информация:

  • порядковые номера и даты утверждения инструкций;
  • сведения о дате приема сотрудника на работу и реквизиты приказа о его оформлении;
  • Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
  • дата получения сотрудником ДИ;
  • подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении и получении им экземпляра ДИ;
  • сведения о сотруднике, ответственном за ведение журнала выдачи ДИ.

Таким образом, по общему правилу 1 экземпляр подписанной должностной инструкции выдается сотруднику на руки. Журнал выдачи должностных инструкций позволяет зафиксировать момент передачи документа, что подтверждается личной подписью сотрудника в соответствующей графе журнала.

Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.

Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

  1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
  2. Контролировать их обновление.
  3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
  4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
  5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
  6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
  7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

  1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
  2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

  • регистрации ДИ;
  • ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

  1. Титульный лист.
  2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
  3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
  4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

  1. Название журнала.
  2. Наименование организации.
  3. Дата начала и окончания ведения.
  4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

  • общее количество листов;
  • название должности заверяющего;
  • ФИО заверяющего;
  • подпись;
  • дата;
  • место для печати.

Страница об ответственных за ведение

Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.

Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения ФИО ответственного Должность ответственного Основание назначения (приказ, распоряжение) Подпись ответственного
Начало Окончание
01.03.2014 15.12.1017 Иванова П.И. Начальник отдела кадров Приказ№ 8 от 01.03.2014г. Иванова

Структура листа учета ДИ

В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.

Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дата утверждения ДИ.
  3. Дата введения в действие.
  4. Основание для введения в действие (если этого требует внутренние положения по документообороту).
  5. Название должности, для которой разработана ДИ.
  6. Название подразделения, в состав которого включена должность.
  7. Если были изменения, то номер раздела, в который изменения вносились.
  8. Дата внесения изменений.
  9. Место хранения оригинала.
  10. Место хранения копии.

Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.

Как регистрировать инструкции

Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.

Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях организации по документообороту.

Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.

Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.

Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.

Записи ведутся в хронологическом порядке.

Журнал ознакомления с ДИ

Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.

В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:

  1. Порядковый номер записи.
  2. ФИО работника.
  3. Должность.
  4. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
  5. Название должностной инструкции.
  6. Дата ознакомления.
  7. Личная подпись работника.

В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.

Данное видео поможет вам быстро и правильно разработать должностные инструкции.

Источники:
http://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/obrazec_zhurnala_registracii_dolzhnostnyh_instrukcij/
http://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/obrazec_vedeniya_zhurnala_dolzhnostnyh_instrukcij/
http://www.sekretariat.ru/article/211338-jurnal-registratsii-doljnostnyh-instruktsiy-19-m9
http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-registracii-di.html
http://www.kdelo.ru/art/377947-w12-uchet-doljnostnyh-instruktsiy
http://sunapse.ru/zhurnal-ucheta-vydachi-dolzhnostnyh-instrukcij/
http://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti/

Ссылка на основную публикацию