Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане. На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.

Необходимость покупки вкладыша

Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании. Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша. Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Запреты

Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

  1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
  2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
  3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.

Покупка

По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель. В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку. Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

  1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
  2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Порядок получения трудовой

Как можно приобрести трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе. Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность. Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.

Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя. Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.

Вывод

Трудовая книжка имеет ограниченное количество полей для внесения информации о трудовом стаже. Если человек часто меняет место работы, то не странно, что строк не остается. В тот момент, когда кадровик обнаруживает, что места для следующей записи нет, он вшивает вкладыш установленного образца и в соответствии с правилами.

Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки: вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации?

Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки. Вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ трудовая книжка входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю. Согласно части третьей ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек, их заполнения регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция).

Согласно п. 46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином РФ. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее – Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка.

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности. А п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Инструкцией. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с изготовителями или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Кроме того, велика вероятность того, что приобретенный работником бланк трудовой книжки является поддельным.

Таким образом, мы полагаем, что работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Ответ прошел контроль качества

15 сентября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Новая трудовая книжка и новый вкладыш в нее: чья забота?

Работник поступает на работу впервые. Кто должен покупать бланк трудовой книжки: сам работник или работодатель? Если у работника закончилось место в трудовой книжке, кто должен вкладыш покупать: работник или работодатель?

Работодатель сам покупает и оформляет трудовую книжку на работника, впервые принимаемого на работу.

Согласно ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ «при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем». При этом «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти» (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Кроме того, приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н утвержден Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

“2. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением “ГОЗНАК” Министерства финансов Российской Федерации (далее – Изготовитель). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

3. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – распространители), отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.

4. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

5. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации”.

То есть, по нашему мнению, работодатель может получать бланки только от изготовителя или распространителей, но никак не от работника.

Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» обращалась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросу:

«Работник, впервые поступающий на работу, купил сам новый бланк трудовой книжки и принес его работодателю. Вправе ли работодатель принять у работника новый бланк трудовой книжки и сделать в него запись? Или работодатель в этом случае должен отказать в приеме бланка и завести новую трудовую книжку работнику из числа приобретенных работодателем?»

Мы получили следующее разъяснение Роструда (08.12.2008 № 2742-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С учетом изложенного принятие работодателем от гражданина, впервые поступающего на работу, бланка трудовой книжки для последующего его ведения не соответствует вышеперечисленным положениям действующего законодательства».

Даже самый маленький штраф Гострудинспекции гораздо дороже хорошего справочника

Это настольная книга для каждого работодателя. В ней подробно рассматривается множество вопросов заполнения трудовых книжек, исправления записей, учета трудовых книжек, приводятся образцы записей на самые разные случаи. Если Вы когда-либо встречали более полную книгу по этой теме, сообщите нам, пожалуйста. Мы не встречали.

Материалы книги бесплатно доступны подписчикам журнала “Кадровик-практик” в большой справочной базе >>

Электронный вариант! После оплаты заказчику открывается доступ к книге в электронном виде.

Вы в рубрике: ПРИЕМ НА РАБОТУ. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш

Трудовая книжка – это документ работника, подтверждающий его трудовой стаж. Все работодатели, как организации, так и предприниматели (частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты) должны вести трудовые книжки своих работников, если они проработали у них больше 5 дней, и это место работы является основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Вследствие этого трудовая книжка входит в список документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Конечно, это касается только работников для кого данное место работы не первое, и поэтому трудовая книжка у них уже есть.

На практике случается, что кадровому работнику нужно внести новую запись в трудовую, а места для этого недостаточно: закончилась трудовая книжка. Кто должен покупать вкладыш?
Так как ведением трудовых по закону занимаются работодатели, то именно кадровики предприятия должны озаботиться тем, чтобы приобрести и вшить такой вкладыш в трудовую книжку работника (п. 44, 46 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Казалось бы, почему не использовать другие разделы трудовой? Ведь в них может остаться место, которого хватит для последующих записей. Но так делать нельзя. На случай, если места для новой записи не осталось, предусмотрены вкладыши в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Важно знать, что отдельно от книжки вкладыш недействителен. После подшивки он становится частью трудовой книжки, поэтому даже нумерация записей продолжается в том же порядке.

Оплата вкладыша в трудовую книжку

Итак, с вопросом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника, мы разобрались. Теперь поговорим о том, кто оплачивает такие расходы.

По закону организация (предприниматель), снабдившие работника вкладышем в книжку, могут брать с него плату. Размер этой платы устанавливается в зависимости от затрат работодателя на приобретение вкладыша (п. 47 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Обычно стоимость вкладыша удерживается из зарплаты работника. Однако можно принять деньги и по приходному кассовому ордеру, или попросить работника перечислить деньги в безналичном порядке.
Добавим, что если при заполнении вкладыша в трудовую книжку допущена ошибка или вкладыш испорчен, платить за испорченный бланк работник не должен (п. 48 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку и неправильное оформление трудовой

Уважаемые коллеги! подскажите, пожалуйста: в трудовой книжке работника серии AT-I (вып. 1974-1976гг.) раздел СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ закончился ещё в 2005 г. и все работодатели продолжали писать записи о приеме и увольнении в СВЕДЕНИЯХ О НАГРАЖДЕНИИ и СВЕДЕНИЯХ О ПООЩРЕНИИ. Считается ли это ошибкой в заполнении трудовой книжки? Если это ошибка, можно и нужно ли мне её исправлять?

И если покупать вкладыш в трудовую книжку, то за чей счёт: работника или работодателя? и где это прописано?

Ошибкой считается, исправлять не нужно. Покупать за счет работодателя, прописано в нормативных актах, почитайте Правила и Инструкцию.

Трудовая книжка для заполнения трудовых обязанностей заканчивается разделом СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ, после этого нужно оформить вкладыш в трудовую книжку и внести записть об этом на титульном листе.

Работодатель обязан иметь в наличии чистые бланки, как трудовых книжек, так и вкладышей в них, об этом сказано в разделе V. Вкладыши в трудовую книжку в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе “Сведения о поощрениях”, а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция).
Трудовая книжка имеет разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждении”. Уже из названия разделов следует, что они имеют разное предназначение. Если в раздел “Сведения о работе” вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции), то раздел “Сведения о награждении” предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил.
В соответствии с п. 38 Правил в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Внесение сведений о работе в раздел “Сведения о награждении” является нарушением правил оформления трудовых книжек, такие записи являются неправильными и подлежат исправлению в порядке, предусмотренном разделом III Правил.
Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
По нашему мнению, указанный порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и другие специалисты (см., например, ответ Г. Порваткина на вопрос: “В трудовой книжке ошибочно сделана запись о приеме и переводе работника на странице “Сведения о награждении”. Как быть?”, “Финансовая газета. Региональный выпуск”, N 19, май 2008 г.).
В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).
Таким образом, организация должна внести в трудовую книжку работника необходимые изменения в отношении внесенных ею записей, оказать работнику необходимую помощь для исправления записей по предыдущему месту работы, а при представлении соответствующих документов – сама изменить записи, внесенные прежним работодателем.
Как следует из п. 1.2 Инструкции, в рассматриваемом случае в разделе “Сведения о награждении” следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: “Запись за номером таким-то недействительна”.
В раздел “Сведения о работе” оформленного вкладыша в трудовую книжку по правилам п. 1.2, раздела 3 Инструкции следует внести те сведения о работе, которые содержались в разделе “Сведения о награждении” и были признаны недействительными.
Поскольку в рассматриваемом случае первоначальную неправильную запись в раздел “Сведения о награждении” внес предыдущий работодатель, организации следует предложить работнику обратиться к нему для внесения необходимых исправлений в трудовую книжку и оформления вкладыша в трудовую книжку. При этом в трудовой книжке предыдущий работодатель должен поставить штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указывается серия и номер вкладыша. Что касается заполнения строки “дата заполнения” на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, то в ней предыдущему работодателю необходимо поставить дату фактического заполнения вкладыша. Вы также можете и сами внести необходимые изменения на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Таким образом, по нашему мнению, в трудовой книжке в разделе “Сведения о награждении” необходимо сделать записи о признании записей, содержащих сведения о работе, недействительными и оформить вкладыш в трудовую книжку, куда внести только правильные записи.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

30 октября 2009 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе “Сведения о поощрениях”, а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция).
Трудовая книжка имеет разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждении”. Уже из названия разделов следует, что они имеют разное предназначение. Если в раздел “Сведения о работе” вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции), то раздел “Сведения о награждении” предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил.
В соответствии с п. 38 Правил в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Внесение сведений о работе в раздел “Сведения о награждении” является нарушением правил оформления трудовых книжек, такие записи являются неправильными и подлежат исправлению в порядке, предусмотренном разделом III Правил.
Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
По нашему мнению, указанный порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и другие специалисты (см., например, ответ Г. Порваткина на вопрос: “В трудовой книжке ошибочно сделана запись о приеме и переводе работника на странице “Сведения о награждении”. Как быть?”, “Финансовая газета. Региональный выпуск”, N 19, май 2008 г.).
В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).
Таким образом, организация должна внести в трудовую книжку работника необходимые изменения в отношении внесенных ею записей, оказать работнику необходимую помощь для исправления записей по предыдущему месту работы, а при представлении соответствующих документов – сама изменить записи, внесенные прежним работодателем.
Как следует из п. 1.2 Инструкции, в рассматриваемом случае в разделе “Сведения о награждении” следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: “Запись за номером таким-то недействительна”.
В раздел “Сведения о работе” оформленного вкладыша в трудовую книжку по правилам п. 1.2, раздела 3 Инструкции следует внести те сведения о работе, которые содержались в разделе “Сведения о награждении” и были признаны недействительными.
Поскольку в рассматриваемом случае первоначальную неправильную запись в раздел “Сведения о награждении” внес предыдущий работодатель, организации следует предложить работнику обратиться к нему для внесения необходимых исправлений в трудовую книжку и оформления вкладыша в трудовую книжку. При этом в трудовой книжке предыдущий работодатель должен поставить штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указывается серия и номер вкладыша. Что касается заполнения строки “дата заполнения” на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, то в ней предыдущему работодателю необходимо поставить дату фактического заполнения вкладыша. Вы также можете и сами внести необходимые изменения на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Таким образом, по нашему мнению, в трудовой книжке в разделе “Сведения о награждении” необходимо сделать записи о признании записей, содержащих сведения о работе, недействительными и оформить вкладыш в трудовую книжку, куда внести только правильные записи.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

30 октября 2009 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Источники:
http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/780533.html
http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/priem/novaya_trudovaya_knizhka_i_novyy_vkladysh_v_nee_chya_zabota/
http://blogkadrovika.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku/
http://hr-portal.ru/forum/kto-pokupaet-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-i-nepravilnoe-oformlenie-trudovoy
http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/polozhitelnaya-harakteristika-s-mesta-raboty.html

Ссылка на основную публикацию