Кадровое делопроизводство: ведение кадрового учета с нуля

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2020 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

    Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

    Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

    Что такое учет кадров и для чего он нужен?

    Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

    Кадровый учет на предприятии

    Кадровая деятельность подразумевает оформление:

    • приема сотрудников;
    • увольнения;
    • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
    • командировок;
    • больничных листов;
    • табеля рабочего времени;
    • отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
    • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

    А также к учету кадров относится:

    • ведение воинского учета;
    • регламентация трудовых отношений;
    • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
    • организация труда и другие моменты.

    Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

    Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

    Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

    Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

    Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

    Отдел кадров в организации

    А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

    Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

    Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

    Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

    Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

    Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

    Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

    Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

    Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

    Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

    Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
    Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

    Должностные функции кадрового работника

    На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

    Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.

  • Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя.
  • Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т. п.
  • Работа с трудовыми книжками. Внесение в них записей, ведение учета и организация хранения.
  • Вычисление трудового стажа.
  • Оформление командировок.
  • Разработка штатного расписания.
  • Составление и выдача справок о рабочей деятельности сотрудников в настоящее и прошлое время.
  • Учет отпусков любого характера. Составление и контроль соблюдения графика предоставляемых очередных отпусков.
  • Заполнение и регистрация больничных листов.
  • Составление должностных правил и инструкций.
  • Разработка нормативов по охране труда.
  • Ведение воинского учета.
  • Выдача и составление официальных бумаг, нужных для оформления пенсий, компенсаций и льгот.
  • Изучение факторов, влияющих на текучесть кадров. Участие в разработке и забота об исполнении мер, устраняющих эту проблему.
  • Оценка основных возможных рисков (контроль соблюдения трудовых прав).
  • Подготовка документации к сдаче в архив.
  • Контроль соблюдения обязательных правил поведения, определенных ТК РФ и различными нормативными актами.
  • Составление и предоставление необходимой отчетности.
  • Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

    Кадровый учет: какие документы необходимы?

    В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

    • распорядительные (приказы личные и производственные);
    • подтверждающие трудовую деятельность;
    • информационно-расчетные;
    • внутренняя переписка;
    • журналы контроля и регистрации.

    Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
    ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

    Документы кадрового учета

    концепция о защите данных;

  • расписание штатное;
  • книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
  • график отпусков;
  • трудовые контракты, соглашения, договоры;
  • должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
  • приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
  • заявления на отпуск без содержания;
  • личные карточки;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал инструктажа;
  • договоры материальной ответственности;
  • табель учета РВ (рабочего времени).
  • Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

    • статьей или разделом Трудового кодекса;
    • постановлением Госкомстата;
    • Федеральным Законом и другими положениями.

    Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

    Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

    Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

    Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
    Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

    Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

    Автоматизация учета — 1С: преимущества работы с программой

    Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

    Ведение кадрового учета в 1С

    При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

    • показатель текучести кадров;
    • статистика по персоналу;
    • движение работников и т. п.

    Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

    Какие психологические тесты при приеме на работу могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

    Чтобы провести налоговый аудит, прочтите эту статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

    Тут вы найдете все рекомендации по оформлению мемориального ордера.

    Заключение

    Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 350-84-13 доб 680
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
    • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
    • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
    • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
    • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

    Кадровый учет — это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

    Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

    Кадровое делопроизводство для чайников

    Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

    1. Локальные нормативные акты.
    2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

    К первой категории (для всех организаций) относятся:

    Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

    • график сменности,
    • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

    Вторая категория — более многочисленная — включает:

    • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
    • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
    • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

    Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

    • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
    • Какова текучесть кадров?
    • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

    Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

    Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

    Ведение кадрового делопроизводства

    Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

    Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

    Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

    В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

    Этапы создания кадрового делопроизводства

    Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

    Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

    Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

    • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
    • Методички, книги по делопроизводству.
    • Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

    Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

    Изучение учредительной документации

    Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

    • Порядок установления заработной платы.
    • Срок заключения трудового договора.

    В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

    Определение перечня документации

    Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

    • Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
    • Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
    • Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
    • Трудовые книжки.
    • Трудовые договоры.

    Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

    Трудоустройство директора

    Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

    Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

    Составление основной документации

    Потребуется составить ряд документов:

    • штатное расписание;
    • правила распорядка в фирме;
    • прочие внутренние нормативные акты.

    Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

    Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

    • Наименование должности.
    • Число штатных единиц.
    • Размер оклада.
    • Надбавки сотруднику.

    Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

    В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

    Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

    1. Нумерация.
    2. Шнуровка страниц.
    3. Скрепление документа печатью.

    Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

    Разработка типового бланка трудового соглашения

    В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

    • Место работы.
    • Рабочие часы.
    • Заработная плата: размер и порядок выплат.
    • Бонусы, предоставляемые работодателем.

    Бланк также включает в себя следующие сведения:

    • наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
    • ФИО сотрудника;
    • должность, на которую принимается сотрудник;
    • срок, на который заключается соглашение;
    • тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
    • должностные обязанности.

    ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

    Подготовка прочей документации

    Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

    • книги учета;
    • соглашения о материальной ответственности;
    • бланки приказов и прочее.

    Образцы документов также можно отыскать в интернете.

    Решение о нюансах ведения трудовых книжек

    В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

    Принятие на работу сотрудников

    На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

    • трудовые соглашения;
    • приказы о приеме на службу;
    • трудовые книжки и книга учета их движения.

    Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

    1. Прием заявления у сотрудника.
    2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
    3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
    4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
    5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
    6. Оформление личного дела.

    Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

    Ведение кадрового учета

    Ведение кадрового учета компаний, стоимость ведения кадрового учета от 5 000 руб., бесплатные услуги курьера . Услуги кадрового учета: составление внутренних локальных актов, положений, оформление записей в трудовые книжки сотрудников.

    Ведение кадрового учета трудоемкая работа, которая требует наличия штатной единицы квалифицированного специалиста по работе с кадрами, что приводит к увеличению управленческих расходов. Мы предлагаем Вам решить эту проблему и оказать Вам наши услуги по ведению кадрового учета Вашей компании, за сумму, которая будет в десятки раз ниже, чем содержать собственный отдел кадров.

    БУХпрофи оказывает услуги по ведению кадрового учета, а так же аутсорсинг кадровых услуг, в сфере кадровых услуг данную процедуру часто называют кадровый аутсорсинг.

    Стоимость ведения кадрового учета

    Стоимость данной услуги в нашей компании составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей, в зависимости от выбранного пакета услуг . При заключении договора на оказание бухгалтерских услуг, ведение кадрового учета осуществляется бесплатно!

    Преимущества сотрудничества

    • оформление кадровых документов в соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ;
    • выполнение всех функций специалиста отдела кадров;
    • экономия на содержании кадрового персонала;
    • возможность заниматься развитием бизнеса.

    Ведение кадрового учета включает в себя

    Сотрудник компании БУХпрофи осуществляет аутсорсинг кадрового делопроизводства, занимается оформлением обязательных кадровых документов и выполняет такие процедуры как:

    • оформление (прием) работника на работу (заполнение трудового договора; дополнительные соглашения к трудовому договору; ознакомление с локальными актами – Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением о защите персональных данных; приказом о приеме на работу, занесет запись в трудовую книжку, запись в книгу учета трудовых книжек);
    • оформление перевода работника на другую работу (приказ о переводе на другую работу), занесет запись в трудовую книжку;
    • увольнение работника (приказ об увольнении, записка-расчет при прекращении трудового договора, занесет запись в трудовую книжку работника, оформит уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (при необходимости)).

    Так же в стоимость кадрового учета входит формирование и внесение изменений в штатное расписание:

    • Формирование (Заполнение) штатного расписания;
    • Приказ об утверждении штатного расписания;
    • Приказ на внесение изменений штатного расписания.

    Предоставление отпусков работников осуществляется на основании графика отпусков, в наши услуги входит:

    • Формирование ежегодного графика отпусков работников;
    • Внесение изменений в график отпусков;
    • Приказ на отпуск (очередной, дополнительный);
    • Приказ на отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком.

    Оформление направлений работника в командировку

    • Приказ на командировку по утвержденной форме;
    • Оформляем командировочное удостоверение.

    Источники:
    http://vesbiz.ru/dokumenty/kadrovyj-uchet.html
    http://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya--poshagovyye-instruktsii-2017
    http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/
    http://www.buxprofi.ru/vedenie-kadrovogo-ucheta
    http://101million.com/dokumenty/medknizhka/analizy.html

    Ссылка на основную публикацию