Должностные обязанности начальника отдела кадров: функции, образец инструкции

Должностная инструкция начальника отдела кадров

Должностная инструкция начальника отдела кадров используется для определения полномочий сотрудника в иерархии компании. В документе описываются нюансы взаимодействия с подчиненными и руководством. Чаще всего в инструкцию включают 4 раздела, которые могут быть дополнены работодателем еще несколькими пунктами, конкретизирующими отдельные направления трудовых отношений исходя из специфики деятельности компании.

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров

1. Основной раздел

  1. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от неё в соответствии с приказом директора компании.
  2. Начальник отдела кадров подчиняется напрямую директору компании.
  3. На срок отсутствия начальника отдела кадров его функции на работе исполняет его заместитель.

Кандидат на должность обязан соответствовать следующим требованиям по квалификационным стандартам:

  • высшее образование;
  • продолжительность работы в кадровых службах от 3 лет, в том числе, не менее года на руководящей должности.

Начальник отдела кадров должен обладать знаниями следующих областей:

  • законодательства, регулирующего трудовые отношения;
  • правил корпоративного документооборота по кадровым вопросам;
  • норм оформления требуемых документов по кадровым вопросам;
  • основных подходов к поиску требуемых работников;
  • основ проведения тестирования соискателей и собеседований с ними;
  • управленческой системы компании;
  • действующего кадрового состава компании;
  • планирования кадровых потребностей компании;
  • состояния и перспектив рынка труда в соответствующих регионах и отраслях корпоративной деятельности;
  • основ теории трудовых отношений;
  • заполнения базы данных компании по сотрудникам;
  • действующих профстандартов по корпоративным позициям;
  • методик расчета нагрузки и качественных показателей сотрудников;
  • порядка предоставления льгот и премий работникам;
  • правил пользования оргтехникой и необходимыми компьютерными программами.

Начальник отдела кадров руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами РФ;
  • корпоративными документами;
  • положениями данной инструкции.

2. Функции

Начальник отдела кадров отвечает за:

  1. Организацию заполнения требуемых рабочих позиций.
  2. Взаимодействие с руководителями подразделений компании по кадровым вопросам.
  3. Взаимодействие с кадровыми агентствами и другими контрагентами по поиску сотрудников.
  4. Участие в проведении аттестационных мероприятий персонала компании.
  5. Проведение анализа рынка труда.
  6. Планирование и прогнозирование в области рынка труда.
  7. Мониторинг качества работы сотрудников компании.
  8. Взаимодействие с соискателями по вопросам тестирования, собеседований и проверки их данных.
  9. Мониторинг законодательной активности в кадровой области.
  10. Организацию системы премирования сотрудников компании.
  11. Консультацию соискателей и начинающих работников по основным моментам трудовых отношений в компании.
  12. Организацию работы подчиненных по кадровым вопросам.
  13. Организацию эффективной работы вверенного отдела.
  14. Внесение предложений генеральному директору по вопросам в своей сфере компетенции.

3. Ответственность

Начальник отдела кадров может нести ответственность в следующих случаях:

  1. За ущерб, причиненный компании, из-за своей некомпетентности — в соответствии с трудовым законодательством.
  2. За разглашение внутренней конфиденциальной информации — в пределах, которые определены в соответствующем законодательстве.
  3. За допущенные на работе нарушения законов — в соответствии с пунктами соответствующих разделов законодательства.

4. Права

Начальник отдела кадров владеет правами:

  1. Принимать решения по ротации кадров в своем подразделении.
  2. Вносить предложения по совершенствованию процессов в сфере своей ответственности руководству компании.
  3. Участвовать в совещаниях, где затрагиваются кадровые вопросы.
  4. Подписывать кадровую документацию.
  5. Представлять компанию во взаимоотношениях по вопросам кадров как с соискателями, так и с соответствующими контрагентами.
  6. Требовать от сотрудников службы безопасности и других подразделений оперативного представления необходимой для работы информации.
  7. Требовать от директора компании поддержания мероприятий, необходимых для функционирования своего отдела.

5. Условия трудовой деятельности

  1. Руководителю компенсируются его рабочие расходы на сотовую связь и транспорт в размерах, оговоренных в трудовом договоре.
  2. Начальник отдела кадров получает премии по итогам года, при условии выполнения планов по заполнению кадровых позиций, и в размерах, оговоренных в трудовом договоре и других документах компании.
  3. Работодатель обязуется оплачивать руководителю профильные курсы по повышению квалификации не реже, чем один раз в 2 года.

Для чего нужна должностная инструкция?

В любой компании пакет должностных инструкций по разным позициям входит в перечень типовых трудовых документов. Это обусловлено тем, что:

  • инструкция формализует рабочее взаимодействие работодателя и работника компании;
  • инструкция является средством профилактики конфликтных ситуаций на работе, т.к. в случае разногласий стороны могут ссылаться на соответствующее содержание документа;
  • корректно составленный документ обладает юридической силой и может фигурировать в правовых и рабочих спорах.

И для компании, и для сотрудника, инструкция помогает определить, что сторонам ждать друг от друга в трудовых взаимоотношениях.

Принципы составления документа

Отечественное законодательство не дает четкого определения форматы инструкции. Поэтому любая компания имеет возможность составить документ исходя из конкретных задач. Но есть и некоторые деловые стандарты её составления. Так, обычно в документ входят следующие разделы:

  1. Основной раздел.
  2. Обязанности.
  3. Права.
  4. Ответственность.

Каждый из этих разделов заполняется на стандартной основе, затем дополняется пунктами под конкретные нужды компании. К базовым разделам иногда добавляются и дополнительные, позволяющие работодателю обозначить наиболее важные моменты в рабочих взаимоотношениях. Обычно в дополнительных разделах описывают должностные связи и условия труда.

Общий раздел

Инструкцию открывает раздел, где дается описание основ взаимодействия сотрудника и компании-работодателя. Самая важная его часть — это описание квалификационных требований для сотрудника и навыков, владения которыми ждет от него работодатель. Также в разделе присутствуют пункты о временной замене сотрудника, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Применительно к позиции руководителя важно грамотно обозначить требования по квалификации, чтобы такие требования, как уровень знания иностранного или руководящий стаж, не помешали приему подходящий кандидатов.

Навыки начальника отдела кадров должны соотносится с его должностными обязанностями, представленными в следующем разделе ДИ.

Функции

Пожалуй, самый важный раздел документа. Ведь именно тут дается перечень должностных обязанностей начальника кадрового отдела, а они могут довольно сильно отличаться из-за размеров компании или её отраслевых особенностей. Понятно, что функции начальника по кадрам в небольшой фирме несопоставимы с аналогичной должностью в крупной международной компании. В общем виде, чем крупнее компания, тем большее количество второстепенных обязанностей можно переложить на ассистентов и секретарей руководителя.

Ответственность

Раздел отведен для описания нарушений, за которые руководителя могут привлечь к ответственности. Для крупных компаний желательно акцентировать внимание на ответственности за нарушение конфиденциальности и передачу внутренней информации третьей стороне.

Ответственность описывается в общем виде. Конкретные меры наказания, если факт нарушения действительно доказан, определяются в ходе юридических разбирательств.

Права

В разделе описывают, какие права есть у руководителя. Права начальника кадрового отдела довольно стандартны для любых компаний, но могут быть дополнены в соответствии со спецификой деятельности компании. Так, можно более подробно описать права по взаимодействию со службой безопасности компании или по кадровым вопросам во взаимоотношениях с другими руководителями.

Условия трудовой деятельности

Раздел включают, что бы подробнее прописать какие-то льготы для работника. Применительно к руководящей позиции обычно в раздел добавляют возможность предоставления служебного транспорта, оплату работодателем подписки на отраслевую прессу, доступа к информационным онлайн-платформам и другие приятные «фишки».

Составленная и согласованная должностная инструкция должна быть распечатана на фирменном бланке компании в единственном экземпляре. Для вступления документа в силу в нем необходимо поставить подписи работника, руководителя компании и лиц, с которыми согласовывалось назначение на должность. Печать организации в ДИ не требуется.

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция начальника отдела кадров

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
начальника отдела кадров [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению [заместителя директора или иного должностного лица].

1.2. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее [значение] лет.

1.3. Начальник отдела кадров непосредственно подчиняется директору предприятия.

1.4. Во время отсутствия начальника отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

1.5. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:

– законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

– методическими материалами по соответствующим вопросам;

– приказами и распоряжениями директора предприятия;

– настоящей должностной инструкцией.

1.6. Начальник отдела кадров должен знать:

– трудовое законодательство Российской Федерации;

– законодательные и нормативные акты по вопросам выполняемой работы;

– методические материалы по управлению персоналом;

– структуру и штаты предприятия, его специализацию и перспективы развития;

– кадровую политику и стратегию предприятия;

– порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

– источники обеспечения предприятия кадрами;

– состояние рынка труда;

– системы и методы оценки персонала;

– методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

– порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

– порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

– организацию табельного учета;

– методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности;

– возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;

– передовой отечественный и зарубежный опыт работы с кадрами;

– основы социологии, психологии и организации труда;

– основы профориентационной работы;

– основы экономики, организации производства и управления;

– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

– правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.

2.2. Организация проведения аттестации работников предприятия.

2.3. Научно-методическое обеспечение кадровой работы.

2.4. Осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.

2.5. Создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

3.1. Возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

3.2. Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

3.3. Участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

3.4. Проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия.

3.5. Обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организовывать проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

3.6. Проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

3.7. Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимать участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определять круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

3.8. Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

3.9. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

3.10. Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения.

3.11. Проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем “АСУ-кадры” и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

3.12. Осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

3.13. Обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

3.14. Проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению.

3.15. Организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение.

3.16. Обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

3.17. Руководить работниками отдела.

3.18. [Вписать нужное].

IV. Права

Начальник отдела кадров имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела кадров.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех служб, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.6. [Вписать нужное].

V. Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель организации (предприятия) по подчиненности начальника отдела кадров

Должностная инструкция начальника отдела кадров

Содержание

Должностная инструкция начальника отдела кадров устанавливает порядок трудовых взаимоотношений. Документ определяет требования к квалификации сотрудника, порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права и ответственность работника.

Полномочия начальника отдела кадров зависят от организационно-штатной структуры учреждения и могут отличаться от указанных в типовом образце.

Образец типовой должностной инструкции начальника отдела кадров

І. Общие положения

1. Начальник отдела кадров принадлежит к категории «руководители».

2. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее трех лет.

3. Назначение или освобождение от должности начальника отдела кадров осуществляется приказом генерального директора.

4. Начальник отдела кадров непосредственно подчиняется генеральному директору/директору по персоналу.

5. В период отсутствия начальника отдела кадров функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

6. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

  • Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
  • законодательством РФ;
  • данной должностной инструкцией;
  • распоряжениями и приказами руководства.

7. Начальник отдела кадров должен знать:

  • основы права, гражданское, трудовое законодательство РФ;
  • методы оценки персонала;
  • состояние рынка труда;
  • штатную структуру организации, кадровую политику;
  • правила оформления документации;
  • нормы противопожарной защиты, производственной санитарии, охраны труда, техники безопасности;
  • нормы делового общения и этикета;
  • отчетные документы, принятые в учреждении.

ІІ. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Участвует в формировании кадровой политики организации.

2. Выявляет потребность учреждения в кадрах совместно с руководителями подразделений.

3. Содействует приему, расстановке специалистов совместно с руководителями подразделений. Организует их обучение, адаптацию в учреждении.

4. Руководит деятельностью по подбору, расстановке персонала на основе его квалификации, деловых, личных качеств.

5. Предпринимает меры по проведению аттестации работников организации, методическому, информационному ее обеспечению.

6. Принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по внедрению решений аттестационных комиссий, устанавливает сотрудников, подлежащих повторной проверке.

7. Налаживает оформление перевода, приема, увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, инструкциями, положениями, приказами руководителя учреждения.

8. Принимает участие в разработке методики оценки сотрудников, результатов их работы, профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по улучшению проведения аттестации.

9. Осуществляет методическое руководство и согласование деятельности специалистов, инспекторов по кадрам подразделений учреждения.

10. Следит за правильностью ведения кадрового делопроизводства в организации.

11. Производит регулярный анализ кадровой деятельности учреждения, разрабатывает предложения по ее совершенствованию.

12. Содействует верному оформлению установленной документации по учету кадров и работе с персоналом.

13. Производит надзор исполнения начальниками подразделений законодательных норм, постановлений правительства, приказов, распоряжений руководителя учреждения о кадровой политике и работе с персоналом.

14. Предпринимает меры по усилению рабочей дисциплины, повышению мотивации кадров, снижению потерь рабочего времени. Контролирует их выполнение.

15. Готовит, утверждает, направляет служебную информацию генеральному директору.

16. Принимает меры по организации обучения персонала, собеседований с соискателями.

17. Консультирует сотрудников по кадровым вопросам.

ІІІ. Права

Начальник отдела кадров имеет право:

1. Получать информацию о решениях руководства организации, относящихся к работе отдела кадров и взаимодействию с персоналом.

2. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.

3. Направлять руководству предложения по улучшению собственной работы и деятельности учреждения.

4. Взаимодействовать с начальниками структурных подразделений организации по кадровым вопросам.

5. Налагать взыскания, поощрять сотрудников после согласования с генеральным директором.

6. Визировать документы в пределах собственной компетенции.

7. Требовать от руководства создания условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

8. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

9. Получать пояснения о причинах нарушения качества, сроков выполнения задач подчиненными.

10. Получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей.

11. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, направлять предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации.

2. Нарушение положений руководящих документов, принятых в учреждении.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Результаты самостоятельных решений, собственных действий.

5. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

6. Нарушение норм этикета, делового общения.

7. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

8. Направление руководству заведомо недостоверной информации.

9. Нарушение положений трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты, норм техники безопасности.

Должностная инструкция начальника отдела кадров

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1 ). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 ):

  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Приведем пример заполнения должностной инструкции начальника отдела кадров.

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров 2020

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров

Этот сотрудник обеспечивает и контролирует:

  • укомплектованность компании рабочими необходимых специальностей;
  • адаптацией сотрудников;
  • обучением, повышением квалификации и многими другими задачами.

Должностная инструкция составляется по профстандарту «Специалист по управлению персоналом». Этот документ используется при создании инструкций всех специалистов службы персонала в целом. Основную задачу начальника отдела кадров стандарт определяет как обеспечение эффективного функционирования системы управления кадрами для достижения целей, поставленных организацией.

В нашем материале вы можете ознакомиться с должностной инструкцией, составленной по ЕКС. Привести ее к соответствию стандарту можно самостоятельно, в зависимости от специфики предприятия и задач. Это вам позволит составить образец должностной инструкции начальника отдела кадров по профстандарту, который вы сможете использовать в работе. Он должен включать в себя:

  • общие положения;
  • квалификационные требования;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

Такое разделение содержания документа позволит удачно структурировать наполнение и учесть требования профстандарта для рассматриваемой должности. У нас вы можете скачать бесплатно должностную инструкцию начальника отдела кадров.

Требования к специалисту

Устанавливаются профстандартом или единым справочником и, как правило, содержат следующие квалификационные требования:

  • 5 лет работы в сфере управления кадрами на руководящей должности;
  • высшее образование и прохождение специальных курсов.
  • хорошие управленческие навыки;
  • знание специфики работы предприятия;
  • знание трудового законодательства и нормативных документов;
  • знание порядка ведения отчетности.

Профессиональные обязанности

Согласно профстандарту, основными функциями в работе этого сотрудника являются:

  • разработка системы управления персоналом и внедрение ее на практике;
  • ведение документооборота по управлению персоналом;
  • стратегическое управление персоналом предприятия;
  • прием, увольнение и перевод сотрудников;
  • разработка должностных инструкций;
  • проведение аттестации персонала;
  • подготовка документов пенсионного страхования и социального обеспечения для сотрудников;
  • анализ кадровой работы;
  • ведение табельного учета;
  • контроль над выполнением графиков отпусков;
  • контроль за трудовой дисциплиной.

Иногда его функции могут быть дополнены следующими обязанностями:

  • построение системы мотивации сотрудников;
  • проведение мер по повышению лояльности сотрудников;
  • обеспечение работников СИЗ и т.п.

Должностная инструкция начальника отдела кадров

1.Общие положения

1. Отдел: кадров.

1. Полное наименование должности: начальник отдела кадров.

2.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.

3.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется директору по персоналу.

4.Исполнитель этой должности осуществляет руководство отделом кадров и имеет в подчинении следующие должности:

менеджер по обучению,

менеджер по работе с персоналом филиалов,

1.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает зам. начальника отдела кадров.

2.Исполнитель этой должности замещает директора по персоналу на период его отсутствия.

3.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

Устав ООО “Колпино” ,

Правила внутреннего трудового распорядка,

Приказы (указания) прямого руководства,

Положение об отделе кадров,

Кадровая политика и стратегия,

Концепция системы развития персонала,

Положение об аттестации,

Другие нормативные документы кадровой службы.

1. Требования к квалификации:

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

Высшее профессиональное образование (направление УМенеджментФ, УПсихологияФ) с дополнительным повышением квалификации по специальности “Управление персоналом”.

Стаж работы по организации управления персоналом (кадрами) не менее 3 лет.

1. Исполнитель этой должности должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.

Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

Кадровую политику и стратегию предприятия.

Порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах.

Источники обеспечения предприятия кадрами.

Состояние рынка труда.

Системы и методы оценки персонала.

Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.

Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

Организацию табельного учета.

Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.

Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

Передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом.

Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

Основы профориентационной работы.

Основы экономики, организации производства и управления.

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Правила и нормы охраны труда.

Культуру труда и служебную этику.

1.Функции

На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:

Оперативное руководство отделом кадров и координация деятельности сотрудников.

Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

Информационно-методическое сопровождение деятельности отдела.

Мониторинг и психологическое сопровождение деятельности подразделений.

1.Должностные обязанности

Начальник отдела кадров обязан:

1.Возглавлять работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

1.Организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контрактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

2.Принимать участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

3.Организовывать работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

4.Организовывать прием и расстановку новых специалистов в соответствии с требованиями должности и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и адаптации к профессиональной деятельности.

5.Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссии, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

6.Осуществлять планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как аттестация, планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

7.Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию системы оценки.

8.Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

9.Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в органы социального обеспечения.

10.Проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления персоналом с использованием усовершенствованного программного обеспечения и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

1.Обеспечивать социальные гарантии сотрудникам в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

2.Проводить систематический анализ работы с персоналом на фирме, разрабатывать предложения по ее улучшению.

3.Организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение.

4.Организовывать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

5.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.

6.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.

7.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.

8.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.

9.Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы.

10.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

IV. Права

Начальник отдела кадров имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися деятельности отдела кадров.

2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, собраниях руководящего состава и сотрудников по вопросам деятельности организации.

3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.Вносить на рассмотрение генерального директора и директора по персоналу предложения по улучшению деятельности фирмы и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности структурных подразделений; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений.

6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

7.С разрешения генерального директора или директора по персоналу привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач, возложенных на кадровую службу в части обеспечения выполнения функций управления персоналом.

8.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции а также в соответствии с таблицей делегирования полномочий.

9.Требовать от руководителя организации и руководителей структурных подразделений фирмы оказания содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

10.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

11.Представлять кадровую службу ООО “Колпино” во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению его деятельности.

12.Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников всех структурных подразделений фирмы; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

13.Сообщать руководителям всех структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

1.Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность за:

1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей – взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3.Причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности Ц в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.

5.Некорректное отношение к подчиненным и сотрудникам фирмы Ц в пределах, определенных генеральным директором и директором по персоналу.

1.Взаимоотношения

6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений по вопросам управления персоналом, адаптации и деятельности кадровой службы.

2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров

1.Своевременный и качественный подбор и расстановка персонала, минимизация текучести кадров.

2.Соблюдение требований трудового законодательства, внутренних приказов и распоряжений, связанных с кадровой работой в рамках реализации кадровой политики компании.

3.Выполнение всех приказов и распоряжений по фирме, касающихся работы отдела кадров.

4.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.

5.Компетентное управление отделом кадров.

Директор по персоналу __________________ Е.Р. Бондарчук

Согласовано

Начальник юридического отдела __________________ А.Т. Михнева

С инструкцией ознакомлен :

Начальник отдела кадров __________________ В.Л. Павлов

Должностная инструкция начальника отдела кадров

Статьи по теме

Когда должностная инструкция для начальника отдела кадров обязательна и что в ней указать.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна должностная инструкция начальника отдела кадров на предприятии

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Трудовое законодательство, действующее в 2017 году, не содержит не только требований к разработке и оформлению должностных инструкций , но даже упоминаний о таком документе. Тем не менее, на практике должностные инструкции на предприятиях разрабатываются достаточно часто, поскольку они позволяют однозначно идентифицировать круг обязанностей конкретного сотрудника, а значит, избежать разногласий по этому вопросу между работником и работодателем. Это может быть важно как в ходе осуществления повседневной трудовой деятельности, так и в случае возникновения конфликтной ситуации, трудового спора .

Наличие регламентов, которым определяется круг обязанностей по каждой должности, позволяет равномерно распределить нагрузку на сотрудников и исключить дублирование функций. Кроме того, квалификационные требования, изложенные в должностной инструкции начальника отдела кадров, существенно упрощают процедуру его аттестации – оценки профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности.

При этом в Постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» указывается, что разработка должностных инструкций должна осуществляться на основе квалификационных характеристик специалиста, перечисленных в этом справочнике. Кроме того, с учетом активного внедрения системы профессиональных стандартов , которое осуществляется в последние годы, целесообразно принимать во внимание также содержание профстандарта, действующего для конкретного специалиста.

Скачайте документы по теме:

В отношении начальника отдела кадров на предприятии таким документом является профессиональный стандарт « Специалист по управлению персоналом », утвержденный Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н. В документе зафиксировано, что его содержание относится как к работе специалистов кадровых служб, так и к деятельности руководителей кадровых служб.

Обратите внимание! Работодатель может учитывать требования профстандарта при разработке должностной инструкции, однако уволить специалиста за несоответствие им нельзя.

Но не следует ограничиваться применением квалификационных справочников и профстандартов при разработке должностной инструкции начальника отдела кадров. При ее написании также должны быть учтены особенности деятельности этого отдела как одного из подразделений конкретного предприятия. Ведь круг обязанностей по этой должности и их специфика будут различными для крупного производственного концерна или небольшой компании, предоставляющей бытовые услуги населению.

Среди специалистов, которые будут привлечены к разработке должностной инструкции начальника отдела кадров, должен быть сотрудник юридического отдела предприятия. Это необходимо, поскольку данная должность является руководящей и предполагает высокую степень ответственности, не только дисциплинарной и административной, но в некоторых случаях — и уголовной.

Разработка должностной инструкции начальника отдела кадров

Поскольку должностная инструкция является важным документом, прямо регулирующим деятельность одного или нескольких сотрудников компании. Она может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или отдельным документом.

На практике в качестве основы для разработки должностной инструкции начальника отдела кадров в 2017 году нередко используются готовые шаблоны, которые затем адаптируются с учетом специфики работы конкретного предприятия.

Но все-таки более целесообразно, чтобы должностная инструкция начальника отдела кадров была оформлена как отдельный документ. В этом случае в нее можно будет вносить актуальные изменения, которые не потребуют согласования работника и заключения с ним дополнительного соглашения к трудовому договору .

Оформление должностной инструкции начальника отдела кадров

В целях обеспечения удобного стандарта оформления документов предприятие может использовать положения Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При этом, однако, его положения представляют собой не обязательные к исполнению указания, а рекомендации.

Обратите внимание! С 1 июля 2018 года данный ГОСТ будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Утверждение и принятие должностной инструкции начальника отдела кадров

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. В том случае, если она составляется в виде отдельного документа, самого руководителя кадровой службы необходимо ознакомить с ней под роспись. Такое требование установлено ст. 68 ТК РФ.

Обратите внимание! Если должностная инструкция представляет собой приложение к трудовому договору, ее формирование и применение производится в соответствии с разделом III ТК РФ.

Должностные обязанности начальника отдела кадров и другие разделы должностной инструкции

Несмотря на то, что в действующем трудовом законодательстве отсутствуют обязательные требования относительно содержания должностных инструкций , в сложившейся практике к определению должностных обязанностей начальника отдела кадров выработался подход, предполагающий наличие в таком документе следующих основных разделов:

Обратите внимание! В состав должностной инструкции могут входить дополнительные разделы, например, порядок пересмотра ее содержания.

Общие положения

В этом разделе документа фиксируется порядок приема на должность руководителя кадровой службы и освобождения от нее, а также место данного специалиста в должностной иерархии конкретного предприятия. В частности, следует указать, кому непосредственно подчиняется этот сотрудник, и какие сотрудники находятся у него в подчинении. Можно также отметить, какие процессы взаимодействия с другими подразделениями и конкретными работниками предусматриваются в целях выполнения его должностных обязанностей. Также здесь прописывается порядок замещения начальника отдела кадров в случае его отсутствия, например, при нахождении в отпуске, и перечень локальных нормативных актов и других документов, регулирующих его деятельность на занимаемой должности.

Квалификационные требования

В данном разделе прописываются все имеющиеся у предприятия требования в отношении образования, навыков и опыта лица, претендующего на выполнение должностных обязанностей начальника отдела кадров. В этом отношении организация может принять во внимание требования действующего профессионального стандарта либо указать свои собственные требования, обусловленные спецификой ее деятельности.

Так, действующий профстандарт предусматривает для руководителя отдела кадров обязательное наличие высшего образования, получения дополнительного образования в виде специализированных курсов, а также пятилетнего опыта работы в области управления персоналом на должности, относящейся к категории руководящих.

Кроме того, в этом разделе следует зафиксировать предметные области, в которых специалист должен владеть исчерпывающим объемом информации по теме. В частности, для начальника отдела кадров такими областями являются трудовое законодательство, в том числе конкретные механизмы и правила его применения в отдельных ситуациях, специальные виды программного обеспечения, основы кадрового делопроизводства , а также другие сферы знаний, которые требуются для успешного управления персоналом в данной организации.

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Функции начальника отдела кадров

В данном разделе следует зафиксировать укрупненные функции, которые входят в перечень должностных обязанностей руководителя кадрового отдела, и расшифровать их содержание по каждому пункту, с тем, чтобы обеспечить понимание роли этого специалиста в управлении персоналом предприятия со стороны как самого работника, так и работодателя. Как правило, к таким функциям относятся:

  1. комплектование организации кадрами, удовлетворяющими ее потребности в осуществлении производственного процесса;
  2. разработка, корректировка и реализация долгосрочной кадровой политики предприятия;
  3. организация обучения и повышения квалификации сотрудников компании;
  4. организация аттестации работников;
  5. контроль за ведением кадрового документооборота;
  6. контроль за соблюдением требований действующего трудового законодательства.

Права и ответственность руководителя отдела кадров

В разделе, посвященном правам начальника отдела кадров, обыкновенно указываются его полномочия в рамках осуществления трудовых обязанностей по отношению к подчиненным ему сотрудникам, а также представителям других подразделений компании и ее руководства. Кроме того, здесь целесообразно зафиксировать его права в отношении визирования конкретных категорий документов и распределения денежных средств между подчиненными.

Раздел, устанавливающий объем ответственности руководителя отдела кадров, включает в себя перечисление сфер, осуществление контроля за которыми является его непосредственной обязанностью. При этом в отношении конкретных мер ответственности в данном блоке должностной инструкции , как правило, делается отсылка к соответствующим статьям трудового законодательства.

Обратите внимание! Вместе с тем, в должностной инструкции могут быть прописаны определенные меры ответственности за допущенные нарушения, не противоречащие закону.

Таким образом, должностная инструкция начальника отдела кадров позволяет четко установить объем его обязанностей и области полномочий, тем самым избежав возможных разногласий по этим вопросам между сотрудником и работодателем. При этом в целях обеспечения наибольшей эффективности ее применения следует хранить инструкцию на рабочем месте, чтобы при возникновении каких-либо спорных ситуаций он в любой момент мог свериться с ее положениями.

Источники:
http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-nachalnika-otdela-kadrov
http://working-papers.ru/dolzhnostnaja-instruktsija-nachalnika-otdela-kadrov
http://glavkniga.ru/forms/346
http://clubtk.ru/forms/dolzhnostnyye-instruktsii/obrazets-dolzhnostnoy-instruktsii-nachalnika-otdela-kadrov-2017
http://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-nachalnika-otdela-kadrov-1
http://www.kdelo.ru/art/377602-doljnostnaya-instruktsiya-nachalnika-otdela-kadrov-17-m10
http://glavkniga.ru/situations/k502346

Ссылка на основную публикацию