Срок действия согласия на обработку персональных данных: период действия

О сроке действия согласия клиента на обработку его персональных данных и о разрешении на использование его фотографии

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Хотя закон «О персональных данных» 1 у нас существует уже давно, до сих пор многие организации не разобрались в особенностях его применения и регулярно получают предписания от Роскомнадзора по устранению недостатков в своей работе.

Так произошло и с ГОУП «Учебно-спортивный центр» Комитета по физической культуре и спорту Мурманской области, который собирал от своих клиентов согласия на обработку их персональных данных (ПД). Но сотрудники Роскомнадзора нашли в них недочеты:

  • не указан срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных (нарушение п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ);
  • нет разрешения клиента на использование его биометрических данных, хотя на пропуска в бассейн наклеиваются фотографии (нарушение ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ).

«Учебно-спортивному центру» было выдано предписание на устранение этих нарушений, но он посчитал это незаконным и обратился в арбитражный суд. Дело рассматривало несколько инстанций. И вот что получилось.

Сначала разберемся со сроком действия согласия клиента на обработку его ПД:

  • оно вступало в силу со дня подписания и действовало в течение неопределенного срока,
  • при этом могло быть отозвано клиентом письменным заявлением в произвольной форме.

Роскомнадзору не понравилось отсутствие конкретного срока действия согласия, это сочли нарушением п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Но Арбитражный суд Мурманской области (рассмотрел дело № А42-342/2017 в апреле 2017 года) посчитал иначе:

  • данная норма Закона не предусматривает указания в согласии конкретного срока, в течение которого оно действует, и предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем;
  • в рассматриваемом случае срок действия согласия определен началом его действия (со дня подписания) и заканчивается моментом письменного отзыва в произвольной форме – этого вполне достаточно.

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в июле 2017 года к этому добавил:

  • указание точного срока действия согласия субъекта ПД на их обработку в привязке к конкретному временному периоду или календарной дате в данном случае невозможно, поскольку «Учебно-спортивный центр» не в состоянии заранее с достоверностью определить, до какой календарной даты конкретный человек пожелает посещать плавательный бассейн и будет это делать.

А вот относительно использования фотографий клиентов и получения на это их согласия суды были не столь единодушны.

Арбитражный суд Мурманской области расценил так:

  • в соответствии с Положением о порядке посещения плавательного бассейна для различных категорий населения в рамках Государственной программы Мурманской области «Развитие физической культуры и спорта» на 2014–2020 годы, утвержденным председателем Комитета по физической культуре и спорту Мурманской области, граждане предоставляют «фотографию на пропуск», которая размещается на документе «Пропуск» для установления личности посещающих бассейн;
  • фотографические изображения, содержащиеся на пропусках, являются биометрическими персональными данными, т.к. рядом указываются фамилия, имя, отчество клиента, позволяющие его идентифицировать;
  • таким образом, для использования фотографического изображения на пропуске с указанием фамилии, имени и отчества требуется письменное согласие субъекта биометрических ПД;
  • однако на копиях пропусков, приложенных к Справке Роскомнадзора о результатах осуществления государственного контроля и надзора, отсутствовали фотографии клиентов. На этом основании суд первой инстанции признал претензии Управления Роскомнадзора по Мурманской области необоснованными.

Потом Тринадцатый арбитражный апелляционный суд посчитал несостоятельным вывод суда первой инстанции о недоказанности факта обработки фотографий клиентов «Учебно-спортивным центром». Ведь тот не отрицал исполнение Правил посещения бассейна, а настаивал в суде на необязательности получения письменного согласия посетителей на использование их фотографий на бумажных пропусках. В результате вторая и последующие судебные инстанции 2 согласились с требованием Роскомнадзора к «Учебно-спортивному центру» о том, что в согласии каждого клиента должно быть отражено его разрешение на использование фотографии на пропуске в бассейн. Верховный Суд РФ определением от 05.03.2018 № 307-КГ18-101 по делу № А42-342/2017 отказал «Учебно-спортивному центру» в передаче кассационной жалобы для рассмотрения ВС РФ.

Какие выводы стоит сделать из этой истории? Во-первых, на использование фотографий клиентов, конечно же, надо брать их согласие. Во-вторых, в данном деле суды вставали на сторону организации, которая оставила «открытым» период обработки персональных данных клиентов. Изложенную при рассмотрении дела в суде аргументацию вы можете взять себе на вооружение, если захотите поступать аналогично, т.к. сбор и грамотная обработка информации о своих клиентах часто становится залогом процветания бизнеса.

Сноски

Имеется в виду Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ). Вернуться назад

Арбитражный суд Северо-Западного округа в ноябре 2017 года и Верховный Суд Российской Федерации в марте 2018 года. Вернуться назад

Персональные данные – 2018: как избежать штрафов

Письмо-предупреждение Роскомнадзора о нарушении положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ к вам не придет, если вы берете согласие на обработку персональных данных, правильно составили Политику обработки персональных данных и предусмотрели другие важные детали.

Что изменилось с 1 июля 2017 года

1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ, который внес поправки в ст. 13.11 КоАП. В частности, он расширил перечень оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных (ПДн) и увеличил штрафы.

Персональные данные: штрафы

Основание Размер штрафа
Физлица Должностные лица Юрлица ИП
Обработка ПДн в случаях, не предусмотренных законодательством РФ; обработка ПДн, несовместимая с целями сбора ПДн предупреждение или штраф — от 1000 до 3000 руб. предупреждение или штраф — от 5000 до
10 000 руб.
предупреждение или штраф — от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка ПДн без письменного согласия на то их субъекта от 3000 до 5000 руб. от 10 000 до 20 000 руб. от 15 000 до 75 000 руб.
Невыполнение обязанности по опубликованию или обеспечению доступа к документу, определяющему политику по обработке ПДн, или сведениям по защите ПДн от 700 до 1500 руб. от 3000 до 6000 руб. от 15 000 до 30 000 руб. от 5000 до 10 000 руб.
Непредоставление субъекту ПДн информации по их обработке предупреждение или штраф — от 1000 до 2000 руб. предупреждение или штраф — от 4000 до 6000 руб. предупреждение или штраф — от 20 000 до 40 000 руб. предупреждение или штраф — от 10 000 до 15 000 руб.
Невыполнение оператором требования субъекта ПДн или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении (если ПДн неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены, не являются необходимыми для заявленной цели обработки) предупреждение или наложение штрафа в размере от 1000 до 2000 руб. предупреждение или штраф — от 4000 до
10 000 руб.
предупреждение или штраф — от 25 000 до 45 000 руб. предупреждение или штраф — от 10 000 до 20 000 руб.
Необеспечение оператором при обработке ПДн без средств автоматизации обязанности по сохранности ПДн, что привело к неправомерному или случайному доступу к ПДн и стало причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования от 700 до 2000 руб. от 4000 до
10 000 руб.
от 25 000 до 50 000 руб. от 10 000 до 20 000 руб.
Невыполнение оператором (гос. или муниципальным органом) обязанности по обезличиванию ПДн; несоблюдение требований по обезличиванию ПДн предупреждение или наложение административного штрафа — от 3000 до 6000 руб.

Обратите внимание: именно такое основание, как обработка ПДн без получения согласия их субъекта, предусматривает самые крупные штрафы для всех категорий нарушителей — до 75 000 руб.

В связи с этим возникает много вопросов, наиболее часто задаваемые:

  • Являюсь ли я оператором персональных данных?
  • Распространяется ли на меня закон о персональных данных?
  • Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных?
  • Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов?

Давайте разбираться со всеми вопросами по порядку.

Как понять, являетесь ли вы оператором персональных данных?

В Федеральном законе № 152-ФЗ дается определение трем ключевым понятиям, вокруг которых часто и возникают различные вопросы: персональные данные, оператор и обработка персональных данных.

Персональные данныелюбая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

Обработка персональных данныхлюбое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

В законе прямо не уточняется, какие именно данные являются персональными, но, если исходить из формулировки, что это «любая информация», относящаяся к физлицу, то к ПДн относятся:

  • ФИО (вместе и даже по отдельности)
  • дата рождения
  • адрес
  • телефон
  • email
  • фотография
  • ссылка на персональный сайт
  • ссылка на профиль в социальных сетях

Одним словом, речь идет о любых данных, по которым можно идентифицировать человека. Следовательно, если вы каким-то образом получаете такие данные в любом сочетании, то являетесь оператором персональных данных. Фактически любой владелец сайта — оператор персональных данных, так как он размещает на своем ресурсе форму обратной связи, форму регистрации и др.

Федеральный закон № 152-ФЗ делит операторов на несколько категорий: физлица, ИП, юрлица, муниципальные органы, государственные органы. В зависимости от категории за одно и то же нарушение применяются разные по размеру штрафы. Так, например, для физлиц они заметно ниже, чем для юрлиц.

Каждая категория операторов так или иначе сталкивается с обработкой ПДн. Физлица используют ПДн клиентов. ИП запрашивают эти данные, нанимая работников, или собирают ПДн на сайте, в интернет-магазине. К юрлицам применяется расширенный список требований по оформлению необходимых документов и требование о назначении ответственного за организацию обработки ПДн. Самые жесткие требования предъявляются к государственным и муниципальным органам, которые работают с огромным массивом ПДн граждан.

Что делать владельцу сайта, чтобы избежать штрафов Роскомнадзора

Шаг 1. Если у вас на сайте есть какие-либо формы сбора ПДн, то под каждую из них нужно поставить предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» и окошко для галочки.

Шаг 2. Сопроводите предложение «Даю согласие на обработку своих персональных данных» гиперссылкой на документ, в котором прописываются условия обработки ПДн. Это может быть как пользовательское соглашение, согласие на обработку ПДн, так и договор, политика конфиденциальности, так и часть оферты — название не столь принципиально. На сайте Microsoft этот документ называется заявление о конфиденциальности. Обратите в этом заявлении внимание на пункт «Файлы cookie и аналогичные технологии»: если вы их используете, то об этом тоже нужно предупреждать. А вот на сайте Adidas текст согласия на обработку ПДн располагается прямо с формой регистрации, при этом ссылка ведет на Политику конфиденциальности компании.

Шаг 3. Подготовьте текст документа с условиями обработки ПДн. Укажите следующую информацию (согласно ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ):

  • ФИО, адрес субъекта ПДн, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта ПДн;
  • цель обработки ПДн;
  • перечень ПДн, на обработку которых субъект дает согласие;
  • наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с ПДн, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;
  • срок, в течение которого действует согласие субъекта ПДн, а также способ его отзыва (если иное не установлено законом);
  • подпись субъекта ПДн.

Обратите внимание! Если вы составляете пользовательское соглашение на основе чьего-то готового документа, то корректируйте цели обработки данных и перечень данных под себя, свой бизнес.

Шаг 4. Подготовьте документ под названием Политика в отношении обработки персональных данных (об этом обязательстве оператора прямо говорится в п. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ) и разместите его на сайте в свободном доступе. Посмотрите, как это сделал тот же Microsoft. Подробнее о шести важных компонентах, которые необходимо включить в этот документ, читайте в статье «Политика обработки персональных данных: как составить документ»

Шаг 5. Подайте уведомление об обработке ПДн в Роскомнадзор. Вообще, в соответствии с ч. 1 ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, оператор должен это сделать еще до начала обработки ПДн. Но лучше поздно, чем никогда. За задержку с уведомлением вас не оштрафуют, санкции последуют только в том случае, если вами заинтересуется Роскомнадзор. Но даже если вы высылаете уведомление с опозданием, указывайте дату государственной регистрации как дату начала обработки ПДн.

Случаи, когда уведомление Роскомнадзора не требуется

При обработке ПДн, если они:

  • относятся к субъектам, которых связывают с оператором трудовые отношения;
  • получены оператором при заключении договора, но не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия на то их субъекта, то есть используются оператором исключительно для исполнения договора;
  • являются общедоступными ПДн;
  • включают только ФИО субъектов ПДн;
  • нужны для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
  • включены в федеральные автоматизированные информационные системы ПДн, государственные информационные системы ПДн, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  • обрабатываются без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами.

Все вышеперечисленные меры имеют отношение как к физлицам, так и к юрлицам. Однако юрлицам следует предпринять ряд дополнительных мероприятий — организационных, правовых и технических.

В каких случаях операторы не должны обеспечивать конфиденциальность персональных данных?

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:

  • в случае обезличивания персональных данных;
  • в отношении общедоступных персональных данных;
  • если данные включают только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
  • для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор (или в иных аналогичных целях);
  • если данные получены оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;
  • если данные относятся к членам общественного объединения или религиозной организации и обрабатываются для достижения законных целей.

Когда для обработки персональных данных не нужно согласие субъекта персональных данных?

Согласно п. 2-11 ч. 1 ст. 6. Федерального закона 27.07.2006 № 152-ФЗ согласие субъекта персональных данных не требуется в случаях, когда обработка персональных данных:

1) осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;

1.1) необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии;

2) осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных;

3) осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4) необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

5) необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;

6) осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

7) осуществляется в отношении данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе персональных данных лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Портал персональных данных — что это такое?

В проекте программы «Цифровая экономика» говорится о планах по созданию специального портала персональных данных к 2020 году. Эта мера необходима для решения проблемы неконтролируемого сбора ПДн . Ответственность за ресурс будет возложена на Роскомнадзор.

Минимизируйте риски: убедитесь в том, что персональные данные защищены в соответствии с ФЗ-152

Предполагается, что портал персональных данных позволит пользователям узнавать, кому они давали разрешение на обработку ПДн, и запрещать их дальнейшее использование. Чтобы получить доступ к такой информации, им нужно будет просто авторизоваться на сайте.

Чтобы узнавать о самых важных изменениях, касающихся бизнеса, присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram!

Более детальная информация об обработке персональных данных — в материалах наших экспертов:

Источники:
http://kontur.ru/articles/4816
http://pravodeneg.net/trudovoe/subordinatsiya-v-delovyh-otnosheniyah.html

Ссылка на основную публикацию