Что такое претензионно-исковая работа

Претензионная работа: как организовать и какие документы понадобятся

Претензионная работа – это процесс урегулирования конфликта между компанией и третьими лицами до того, как придется подавать иск. Как организовать такую работу в компании и какие документы издать.

Содержание статьи:

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

В претензионно-исковую работу входит досудебный этап

Претензионная работа – это часть претензионно-исковой работы, которую ведет юридический отдел компании для защиты ее интересов. Претензионная работа включает в себя:

  • выявление нарушений со стороны контрагента
  • разработку документов, которые нужно направить контрагенту перед началом судебного этапа;
  • направление документов контрагенту;
  • отслеживание реакции контрагента на поступившее от компании обращение;
  • работу с претензиями, которые приходят от контрагентов компании, и направление отзывов на поступившие обращения. В частности, это может быть работа с претензиями клиентов. Клиентом может быть как юридические лица, так и граждане, в зависимости от рода деятельности компании и специфики бизнеса.

Поручите работу с претензиями профессионалам

Претензионная работа в организации направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, убирать причины разногласий и предотвращать необходимость судебного разбирательства. Если в компании нет своего юридического отдела или штатного юриста, претензионная работа ведется сотрудниками других подразделений, например, менеджерами или делопроизводителями. Но чтобы избежать проблем на этапе претензионной работы или судебного разбирательства, лучше поручить работу с претензиями юристу.

Претензия, которая испугает контрагента. 17 готовых образцов

Претензионно-исковая работа на предприятии нужна для защиты его интересов

В целом претензионно-исковая работа – это процесс, который нужен для того, чтобы защитить материальные интересы компании. Когда компании не платят или не исполняют другие обязательства по сделке, необходимо начать претензионно-исковую работу в отношении контрагента-нарушителя.

Если сама компания допустила нарушение и получила претензию от бизнес-партнера, нужно выяснить, почему нарушение произошло, и принять меры, чтобы его ликвидировать. Если по условиям договора за нарушение нужно выплатить штраф или неустойку, компания на досудебной стадии урегулирует конфликт. Сроки на урегулирование указывают в договоре, если этого не сделали, стороны должны разрешить конфликт в течение 30 дней с момента направления претензии.

Не всегда удается снять разногласия на стадии претензионной работы. Контрагент не соглашается с претензией, или сама компания возражает против требований контрагента. Тогда наступает следующий этап претензионно-исковой работы на предприятии: подготовка обращения в суд. По правилам АПК РФ для многих типов споров существует обязательный порядок досудебного разрешения (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Если компания не выполнит эти требования, суд не примет иск. Необходимо подтвердить, что компания предприняла усилия по разрешению конфликта до того, как обратилась за судебной защитой.

42 полезных документа для юриста компании

В претензионную работу юриста входит подготовка доказательств

Чтобы подтвердить, что компания выполнила требования закона, понадобится представить суду претензию и ответ не нее, доказательства отправки – почтовые квитанции, опись вложения и т. п. Возможно, потребуется электронная переписка или другие документы.

Подготовить необходимые доказательства – часть того, в чем заключается претензионная работа юриста. Нужно выполнять процедуру, а также своевременно и надлежащим образом обеспечивать доказательства, которые позволят компании отстоять свою позицию в суде. На этапе подготовки иска и для ведения процесса многие компании приглашают юридических консультантов, но обеспечения доказательств – задача юриста, который состоит в штате компании.

Положение о претензионно-исковой работе необходимо для организации рабочего процесса

Для организации претензионной работы юриста или сотрудника, которому ее поручили, в компании издают положение о претензионно-исковой работе. Это локальный акт, в котором прописывают порядок претензионной работы. Здесь нужно изложить задачи сотрудников, цели претензионно-исковой работы, механизм работы с претензиями.

Основные правила ведения рекламационно-претензионной работы

В чем заключается рекламационно-претензионная работа?

Рекламация, с точки зрения отечественной практики гражданско-правовых отношений (законодательно закрепленное определение данного термина отсутствует), представляет собой документ, в котором излагаются нарушения при исполнении контрагентом обязательств по сделке и конкретные требования по устранению недостатков, компенсации понесенных затрат и выплате неустойки либо иных штрафных санкций.

Таким образом, рекламация является синонимичным понятием по отношению к претензии. Оба этих документа направлены на досудебное урегулирование споров между контрагентами. Регулирование вопросов их составления, направления и рассмотрения осуществляется разделом договора о порядке разрешения споров. Более широким понятием по отношению к рассматриваемому является претензионно-исковая работа.

Претензионная работа хозяйствующего субъекта включает в себя:

  • отслеживание исполнения обязательств контрагентами;
  • формирование требований об устранении нарушений закона и договора, допущенных противоположной стороной сделки;
  • направление претензий в установленные сроки и отслеживание сроков, отведенных для их рассмотрения другой стороной;
  • рассмотрение входящих претензий и направление мотивированных ответов на них.

Претензионно-исковая работа помимо указанных пунктов предполагает также составление и направление искового заявления в суд, сбор необходимых для его составления документов и иных доказательств.

Чем регулируется порядок претензионной работы?

Законодательные нормы, в соответствии с которыми хозяйствующим субъектом осуществляется претензионная работа, не кодифицированы и содержатся разрозненно во множестве нормативных правовых актов. К числу источников регулирования осуществления претензионной работы можно отнести:

  • Гражданский кодекс, устанавливающий общие положения о заключении договора, разрешении споров, исполнении обязательств, а также регулирующий претензионный порядок разрешения споров в отношении конкретных видов сделок;
  • Арбитражный процессуальный кодекс в части установления обязательного досудебного претензионного порядка разрешения споров в большинстве исков, вытекающих из гражданских правоотношений, сроков рассмотрения претензий;
  • Специальные нормы в отношении различных видов сделок и правоотношений, регулирующих порядок направления и рассмотрения требований, сроков их рассмотрения и др. (например, ст. 120 Устава железнодорожного транспорта, ст. 403 Кодекса торгового мореплавания и т. д.).

Претензионно-исковую работу в целом может регулировать соответствующее Положение, принимаемое локальным правовым актом организации и содержащее основные правила осуществления данной работы.

Претензионная работа на предприятии: участники

Участниками (субъектами) претензионной работы в организации в зависимости от ее структуры и наличия тех или иных самостоятельных служб и отделов являются:

  • юридические (правовые) отделы, юристы либо иные лица, отвечающие за непосредственное составление претензий в соответствии с требованиями закона и условий конкретного договора, юридически обоснованных ответов на претензии, полученных от контрагентов;
  • бухгалтерии или бухгалтеры, отслеживающие поступление денежных средств на расчетные счета организации от контрагентов, а также отвечающие за перечисление платежей второй стороне договора;
  • заинтересованные в исполнении условий договора подразделения или должностные лица организации (например, проектный отдел заинтересован в передаче исходных документов заказчиком).

Непосредственную координацию данной деятельности, а также подписание претензий и ответов на них осуществляется руководителем предприятия либо его заместителем, курирующим данное направление.

Судебно-претензионная работа: формы (этапы)

Понуждение контрагента к исполнению взятого на себя обязательства может осуществляться в двух формах:

  • досудебная ― чаще всего в виде направления претензии с требованием исполнить обязательство, компенсировать причиненные убытки и выплатить предусмотренные законом или договором штрафные санкции;
  • судебная ― предполагает обращение в судебный орган в соответствии с правилами подведомственности и подсудности с исковым заявлением о защите своего нарушенного права.

В силу ч. 5 ст. 4 АПК в отношении подавляющего большинства споров между хозяйствующими субъектами, вытекающими из гражданско-правовых отношений, предусмотрен обязательный претензионный порядок. Это означает, что предприятия и индивидуальные предприниматели должны прибегать к указанным формам последовательно: лишь при неурегулировании спора в претензионном порядке они имеют право обратиться в суд.

Как ведется претензионная работа: порядок предъявления и рассмотрения требований

Среди основных общих правил ведения претензионной работы можно выделить следующие:

  • требование должно предъявляться и рассматриваться в установленные правовым актом или договором сроки;
  • если указанный выше срок не установлен, то выполнять действия необходимо с соблюдением принципа разумности, а также с учетом особенностей конкретного обязательства ― срок должен быть достаточным для рассмотрения (удовлетворения) претензии;
  • претензия направляется определенным сторонами способом по реквизитам, указанным в договоре в качестве контактных;
  • по умолчанию обмен корреспонденцией между сторонами осуществляется заказными почтовыми отправлениями;
  • претензия и ответ на нее должны быть обоснованы и аргументированы с опорой на нормы закона и условия договора;
  • претензия составляется, как правило, на фирменном бланке организации, содержащем ее реквизиты.

Претензионная и исковая работа: когда и как необходимо прибегать к судебной защите

Обращение за судебной защитой нарушенного права может быть осуществлено как непосредственно после выявления его нарушения, так и после получения ответа на претензию или истечения срока, отведенного на ответ. Выбор зависит от того, предусмотрена ли законом или договором обязательная досудебная процедура в каждом конкретном случае.

В отношении споров хозяйствующих субъектов претензионный порядок, по общему правилу, является обязательным (ч. 5 ст. 4 АПК). Для физических лиц такое правило является скорее исключением (например, по законам «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1, «Об основах туристской деятельности» от 24.11.1996 № 132-ФЗ и др.).

Составление и подача иска должны подчиняться правилам:

  • подведомственности спора (ст. 22 ГПК и ст. 28 АПК);
  • подсудности в соответствии с нормами процессуального (арбитражного и гражданского) законодательства;
  • требованиям главы 12 ГПК и главы 13 АПК в зависимости от суда, на рассмотрение которого передается спор.

Положение о претензионной работе в организации

Положение о ведении претензионно-исковой работы в организации имеет свободную форму, но на практике включает в себя разделы, регулирующие:

  • сферу действия положения, основные понятия;
  • формы осуществления работы;
  • взаимодействие и обязанности участников данной деятельности;
  • правила составления и направления претензий и требований в иных формах;
  • порядок формирования и подачи исковых заявлений;
  • порядок рассмотрения входящих претензий;
  • ответственность участников претензионно-исковой работы за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
  • основы делопроизводства;
  • вступление документа в силу, правила внесения изменений.

Утверждается положение внутренним правовым актом организации, как правило приказом.

Итоги

В связи с разрозненностью законодательных норм, регулирующих вопросы осуществления претензионно-исковой работы, а также отсутствием законодательного регулирования по ряду вопросов, организации принимают локальные положения о претензионной работе. Определение сроков направления и рассмотрения претензий, форма и содержание требований и исков, последовательность применения форм защиты нарушенного права должны осуществляться уполномоченными субъектами с учетом правил, содержащихся в нормативных документах и договорах.

§ 1. Понятие, цель, структура претензионно-исковой работы

Понятие претензионно-исковой работы

Получение прибыли организации осуществляется посредством заключения и исполнения договоров с контрагентами. Закупка сырья, оборудования, получение различных услуг осуществляется через построение множества договорных связей. Много усилий прикладывается для того, чтобы обеспечить бесперебойное исполнение обязательств контрагентами, однако не всегда все складывается гладко. В реальной хозяйственной практике периодически приходится сталкиваться с ситуациями, когда контрагенты нарушают принятые на себя обязательства: предоставляют некачественный товар, допускают просрочку исполнения, не оказывают услуги и т.д. К сожалению, возможна и противоположная ситуация. Компания, приняв на себя обязанности перед другой компанией, по какой-то причине не смогла их выполнить, вследствие чего контрагент предъявляет требования о возмещении убытков и уплате неустойки. В некоторых ситуациях такие требования обоснованы, в других – завышены. Такая неприятная ситуация требует урегулирования, в ходе которого встают ряд важных вопросов, как правового, так и неправового характера.

Комплекс мероприятий, направленных на урегулирование спорных ситуаций, связанных с ненадлежащим исполнением обязанностей компании перед контрагентами или контрагентов перед компанией, называется претензионно-исковой работой.

Цель и задачи претензионно-исковой работы

Основная цель претензионно-исковой работы состоит в урегулировании спорной ситуации, возникшей между договорными контрагентами, разрешении имущественного спора.

Можно выделить следующие задачи, решаемые в ходе претензионно-исковой работы:

– выявление случаев неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств;

– прояснение позиций контрагентов по содержанию исполнения обязанностей;

– уменьшение негативных последствий, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязанностей;

– побуждение или понуждение контрагента к исполнению обязательства;

– стимулирование потенциальных контрагентов к соблюдению договорной дисциплины;

– адаптация правовой связи к изменившейся ситуации;

– прекращение правовых отношений, если продолжение их оказывается нецелесообразным.

Выявление случаев неисполнения обязательств – пожалуй, важнейшая функция претензионно-исковой работы. В крупных компаниях в исполнении обязательств задействованы не все, а лишь небольшая часть подразделений и служб организации, поэтому о проблемной ситуации, связанной с поставкой или приобретением некачественного товара, нарушением сроков и иных нарушениях, зачастую ни руководитель организации, ни юридическая служба не знают. Незначительные спорные моменты разрешаются сотрудниками компании на месте. Вследствие этого у руководства компании может складываться ошибочное убеждение в отсутствии сложностей, связанных с исполнением обязательств. Предъявление претензии, а тем более иска, является констатацией наличия неурегулированного разногласия. Только из предъявленной претензии руководство зачастую впервые получает информацию о существовании нарушения обязательства. Именно поэтому организация претензионно-исковой работы имеет важное значение для налаживания договорной дисциплины и способствует улучшению качества товаров, работ и услуг, продаваемых и приобретаемых компанией. Это обстоятельство стоит учитывать при регламентации деятельности подразделений организации, непосредственно осуществляющих исполнение договорных обязательств. В документах, регулирующих деятельность таких подразделений (регламенты, положения, иные локальные акты), следует описывать механизм информирования о выявленных нарушениях договорных обязательств (ответственное лицо, срок извещения, порядок предоставления отсрочки или рассрочки исполнения обязательства и пр.).

В ходе предъявления претензий и в меньшей степени при предъявлении иска у контрагентов появляется возможность обсудить свои ожидания от исполнения обязательства и скорректировать условия договора, если у сторон возникло неправильное понимание потребностей друг друга. Например, из претензии о систематических нарушениях графика поставок поставщик может узнать, что соблюдение этого графика критически важно для покупателя, в свою очередь, покупатель может узнать о технических возможностях поставщика, скорректировать свои ожидания на более реалистичные. В ходе урегулирования разногласий, связанных с исполнением обязательства, стороны вынуждены активно сотрудничать между собой, что приводит к укреплению хозяйственных связей между ними. Это более значимо для долгосрочных предпринимательских отношений, но встречается и в отношениях с разовыми контрагентами, в таком случае выявление ожиданий клиента и причин их неудовлетворения поможет компании в улучшении обслуживания новых покупателей.

В результате вовремя предъявленной претензии или иска длящееся правоотношение может быть остановлено, тем самым компания перестанет нести потери в будущем. Возмещение понесенных потерь, замена неисправного товара, иное удовлетворение претензии (даже частичное) позволят сгладить негативные последствия нарушения.

В случаях, когда правоотношение перестало удовлетворять потребности его субъектов, претензионно-исковая работа помогает прекратить ненужную более правовую связь, освободив стороны для поиска новых контрагентов и построения новых связей.

В некоторых случаях претензии и иски предъявляются не в ситуации нарушения обязательства, а для иных целей, например для затруднения работы компании. Такое явление в сфере корпоративного права получило наименование greenmail (“гринмэйл”) – корпоративный шантаж – формально законные действия акционера по реализации его прав, направленные на понуждение других акционеров выкупить акции такого акционера по заведомо более высокой цене для того, чтобы предотвратить чрезмерную активность такого акционера.

В любом случае на момент предъявления претензии или иска не известно, насколько они обоснованы. Это удастся выяснить в ходе ведения претензионно-исковой работы.

Направления и способы осуществления претензионно-исковой работы

Претензионно-исковая работа складывается из нескольких направлений:

1) претензионная работа с поступающими претензиями;

2) предъявление претензий контрагентам;

3) внесудебное урегулирование в форме медиации и переговоров;

4) исковая работа.

В зависимости от структуры самой компании, ее видов деятельности, специфики договорных связей, организация претензионно-исковой работы может осуществляться по-разному.

Так, если компания оказывает типовые услуги, продает однородные товары на одинаковых условиях, то она сталкивается с типичными нарушениями обязательств ее контрагентами. Наиболее распространенной является ситуация просрочки оплаты за товары, поставляемые с рассрочкой платежа или в кредит. В таких случаях, как правило, используют типовые шаблоны претензий и работу по направлению претензий ведут подразделения компании, осуществляющие организацию исполнения договорных обязательств и учитывающие исполнение договоров. В некоторых случаях для составления претензий используются компьютерные программы, то есть происходит практически полная автоматизация претензионной работы. Нужно понимать, что такой способ имеет ограниченную сферу использования и может применяться только в организациях, которые в массовом порядке заключают однотипные договоры.

Если же компания заключает разнородные договоры, в которых возможны разнообразные нарушения, то модель разработки типовой претензии применяться не может. В таком случае претензионная работа должна осуществляться индивидуально, путем взаимодействия юридической службы с подразделением, отвечающим за исполнение обязательства.

Работа с поступающими претензиями всегда ведется под руководством юридической службы, при этом от грамотного ответа на претензию зависят возможность досудебного урегулирования конфликта, перспективы дела при рассмотрении его в суде и во многом судьба самой связи с данным контрагентам.

В некоторых компаниях, где претензионная работа обширна, создаются специальные подразделения (претензионные отделы). Особенно часто такая структура используется в компаниях, оказывающих услуги потребителям, продающих товары многочисленных покупателям, когда в течение гарантийного срока, который часто исчисляется годами, покупатели могут предъявлять требования, связанные с недостатками приобретенного товара, либо если в силу сложившихся обстоятельств в организации систематически допускаются нарушения обязательств (просрочки, утраты чужого имущества и пр.), либо соблюдение обязательного претензионного порядка предусмотрено законом или договором. К таким случаям относится деятельность страховых, транспортных, экспедиционных организаций, товарных складов, организаций, обслуживающих граждан-потребителей, и пр.

Иначе говоря, оптимальная структура организации претензионно-исковой работы определяется в организации исходя из особенностей ее деятельности, и универсального “рецепта” здесь быть не может.

В любом случае следует помнить, что претензионно-исковая работа, хотя и тесно связана с работой юристов, никогда не может осуществляться исключительно юристами. Эффективность этого направления может обеспечиваться только путем слаженных действий различных подразделений организации.

Претензионно-исковое производство в Республике Казахстан.

Судебная власть в Республике Казахстан защищает права, свободы и законные интересы граждан и организаций, обеспечивает исполнение Конституции, законов, иных нормативных правовых актов, международных договоров. Она осуществляется от имени государства.

Закон предусматривает защиту нарушенных прав и интересов граждан в различных отношениях: в семейных, жилищных, имущественных, трудовых и других. Если граждане считают что их права и интересы в этих сферах нарушены, закон предоставляет им возможность непосредственно обращаться в суд с заявлением. Такое заявление называется исковым. С момента его подачи возбуждается исковое производство по гражданскому судопроизводству.

Претензионно – исковая работа – это совокупность действий направленных на осуществление надлежащей защиты интересов и прав предприятия во взаимодействии с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления. Претензионно – исковая работа является очень сложным процессом, требующим глубоких знаний законодательных актов.

Претензионный порядок разрешения спора – это обязательная и необходимая стадия, предшествующая судебному разбирательству. Прежде чем подавать исковое заявление в суд, необходимо попытаться разрешить спор в досудебном порядке. В этом поможет правильно составленная претензия.

Грамотное составление претензии имеет огромное значение. Профессиональная и убедительная претензия – это способ решить возникшие разногласия между сторонами любого гражданско-правового договора. Если же до суда не удалось урегулировать конфликт, то далее следует подготовка искового заявления и разрешение спора в суде. Предъявляя иск в суд, лицо (физическое или юридическое) защищает свои права, свободы и законные интересы.

Претензия – требование об устранении недостатков в количестве и качестве поставленного товара, возмещение убытков, уплаты долгов и штрафов. Претензия является основанием для досудебного разбирательства между сторонами.

Основанием для подготовки претензии является неисполнение или ненадлежащее исполнение условий Контракта со стороны поставщика (исполнителя, подрядчика), к которым относятся:

нарушение сроков поставок, работ (услуг);

нарушение объемов поставок, работ (услуг);

нарушение ассортимента поставляемого товара;

нарушения качества выполняемых работ (услуг);

поставка некачественного товара;

заключение контролирующих органов, о нарушении отдельных положений Контракта;

другие нарушения условий Контракта

Этапы осуществления претензионной работы включают в себя:

Допретензионная работа направлена на сбор доказательств по имеющимся фактам неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по Контракту с целью обоснования правомерности выставления Заказчиком претензионных требований.

Претензионная работа – важный этап досудебного урегулирования спора, путём направления претензии о разрешении конфликта своему контрагенту.

Порядок работы по проведению претензионной работы:

– подготовка и направление в адрес должника претензии об исполнении обязательств;

– проведение переговоров о сроках и порядке исполнения обязательств;

– контроль исполнения обязательств.

В случае, если по каким – либо причинам, претензия не была удовлетворена, либо была оставлена без ответа, тогда возникает необходимость составления иска, а также подготовке иных необходимых документов для возбуждения судебного производства.

Исковое производство — это урегулированная гражданским процессуальным правом и возбуждаемая иском деятельность суда по рассмотрению и разрешению споров о субъективном праве или законном интересе, возникающих из гражданских, семейных, трудовых, жилищных, земельных, экологических и иных правоотношений.

Таким образом, претензионно-исковая работа призвана содействовать укреплению правовой защиты субъектов. Между тем новые условия хозяйствования требуют изменения содержания экономических и правовых взаимоотношений предприятий и организаций в процессе хозяйствования, их правового обеспечения. И от грамотно построенной претензионно-исковой работы, как правило, зависит успех в решении споров и разногласий, а также возможность свести к минимуму судебные расходы и издержки.

Ведущий специалист отдела организационно-анатилической работы Жанзакова С.

Член Астанинского филиала Союза юристов Казахстана

Источники:
http://nalog-nalog.ru/otvetstvennost/osnovnye_pravila_vedeniya_reklamacionnopretenzionnoj_raboty/
http://vuzirossii.ru/publ/1_ponjatie_cel_struktura_pretenzionno_iskovoj_raboty/34-1-0-2379
http://www.astana.adilet.gov.kz/ru/node/96693

Ссылка на основную публикацию