Акт о списании (уничтожении) бланков строгой отчетности (БСО). Скачать образец заполнения формы по ОКУД 0504816

Акт списания бланков строгой отчетности

Акт списания бланков строгой отчетности, образец и бланк которого доступны для скачивания чуть ниже, является важным для многих организаций документом. Он подтверждает факт уничтожения БСО.

Бланк строгой отчетности – это бумага, которая подтверждает факт получения денежных средств от граждан. Оплата поступает юридическому лицу или ИП за предоставленные услуги. Оформлять операции между юридическими лицами БСО категорически запрещается.

Законодательная база

Списание бланков строгой отчетности в законе регулируется Постановлением Правительства №359 от 6 мая 2008 года. Именно в нем описаны все нюансы процедуры. Также рекомендации по работе с БСО описывается в Приказе Минфина №52Н от 30 марта 2015 года. Это два основных документа, и ими следует руководствоваться при возникновении вопросов по теме.

Правила предписывают хранить акты подобного рода 5 лет (а точнее, их корешки). Даже если при заполнении БСО была допущена ошибка, его нельзя сразу же уничтожать. Как только документ был заполнен, он автоматически должен храниться до момента списания.

Обязательна ли именно такая форма

Муниципальные и государственные учреждения для этих целей с успехом используют форму 0504816 по ОКУД. Для них она утверждена законодательно и зафиксирована в качестве единственно возможной. С коммерческими же организациями процедура может быть мягче. Компания вправе сама разработать и закрепить за собой право использовать тот или иной бланк для заполнения акта списания бланков строгой отчетности. Но для этого нужно вносить его в учетную политику, разрабатывать приказ.

Таким образом, перспективу самостоятельного формирования рассматривают редко. Чаще всего скачивается обычный и принимаемый «на ура» проверяющими органами бланк формы 0504816. Он закрепился в деловых кругах. Кроме того, он удобен и имеет графы для размещения всех необходимых данных.

Важные условия

В приводимой документации помарки и исправления недопустимы.

Еще один значительный нюанс: для заполнения акта нужно отдельным приказом созывать комиссию.

Последняя выбирает из своих членов председателя. Именно эти люди будут нести ответственность в случае, если ситуация с бланками строгой отчетности выйдет из-под контроля. Они расписываются в документе в знак подтверждения факта окончательного списания БСО.

Элементы документа

Акт списания бланков строгой отчетности устроен достаточно просто. В начале его располагается:

  • Ссылка на законодательный акт, который предписывает его использование. Она содержится только в тех формах, которые не формируются организациями самостоятельно. Малейшее расхождение с типовой формой – и организация не имеет права публиковать ссылку на закон правом верхнем углу.
  • Виза руководителя учреждения. Она включает в себя: подпись, расшифровку подписи, должность начальника, печать организации (при наличии таковой).
  • Наименование документа с присвоенным ему номером. Именно этот номер вместе с датой подписания акта являются его опознавательным знаком при занесении в последующие регистрационные документы.
  • Мини-таблица с кодами. Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.
  • Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
  • ФИО материально ответственного лица, его должность.
  • Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт. Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
  • Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.
Читайте также:
Выплата дивидендов в 2021 году. Распределение между учредителями ООО

Продолжается документ ссылкой на приказ, сформировавший перечисленную комиссию по уничтожению БСО. Ниже обязательно должен быть обозначен период, в который произойдет списание документов.

Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:

  • Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
  • Причины списания.
  • Даты уничтожения документа.

Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.

Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем. Каждая подпись требует расшифровки. Также здесь указываются должности всех, кто ставит свои «автографы».

При каких условиях БСО подлежат уничтожению

Организация имеет право уничтожить любой из бланков строгой отчетности, только если у него истек пятилетний срок хранения. В дополнение к этому в организации не должна проводиться инвентаризация.

Согласно существующему законодательству, списание бланков строгой отчетности возможно только в случае, если инвентаризация проводилась более месяца назад. Однако именно факт проведения инвентаризации на практике служит отправной точкой для списания корешков бланков строгой отчетности, срок которых вышел.

Если бланк испорчен

Испорченный бланк вопреки распространенному убеждению не подлежит уничтожению сразу же. По закону он хранится так же, как и корешки действующих БСО, 5 лет. Он тоже регистрируется в книгах учета организации. Это нужно для соблюдения хронологического порядка, создания и поддержания системы в документообороте бланков строгой отчетности.

Таким образом, это действие закреплено законодательством не просто так. Любой произвольно взятый бланк строгой отчетности из регистрационных документов не старше 5 лет должен быть доступен для изучения.

За заполнение акта списания бланков строгой отчетности отвечает руководитель организации. Однако в большинстве случаев он перепоручает эти обязанности своим работникам. Это может быть кадровик, бухгалтер или любой другой сотрудник. Главное, чтобы этот функционал значился в трудовом договоре сотрудника.

Акт о списании бланков строгой отчетности – образец

  • Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?
  • Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359
  • Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?
  • Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816
  • Важнейшая часть акта — таблица
  • Итоги

В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Читайте также:
Главные российские проблемы развития малого и среднего бизнеса

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

  • формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
  • пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

Читайте также:
Выход участника из ООО в 2021 году

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него — место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже — вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа — место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи «Заполнение формы 2 бухгалтерского баланса (образец)».

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа — обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м — «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Читайте также:
Налогообложение малого бизнеса

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.

Как списать бланки строгой отчетности

Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!

Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.

Когда разрешено списывать БСО

В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.

Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).

Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.

В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.

Главные причины снятия БСО с учета:

  • окончание установленного срока хранения для использованных и испорченных во время заполнения документов;
  • прочие чрезвычайные обстоятельства, которые приводят к необходимости списания документации со счетов учета (порча, потеря, хищение).

На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:

  • наименование;
  • серия и номер документа;
  • информация об утверждении.

При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.

Как регулируется

Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.

Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.

Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.

Процедура списания

Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.

  • корешки или копии квитанций;
  • записи в книге учета формы 0504045 с подписями получателей;
  • расписки сотрудников в получении пропуска или удостоверения;
  • журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек и прочие.
Читайте также:
Увеличение уставного капитала ООО: пошаговая инструкция 2021

Как составить приказ

Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.

В документе должна содержаться следующая информация:

  1. Решение администрации учреждения о назначении комиссии по списанию бланков строгой отчетности, из членов которой выбирается председатель.
  2. Перечень оснований для проведения процедуры, в которых может указываться инвентаризационная опись по БСО.
  3. Определение контрольных полномочий комиссии. Они могут возлагаться на главного бухгалтера или руководителя учреждения.

Как составить акт

В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.

БСО перечисляются в таблице с проставлением:

  • серии;
  • номера;
  • причины снятия с учета;
  • даты уничтожения.

Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.

Помарки и исправления в документации не допускаются.

При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:

  • номер; дату составления;
  • название организации;
  • ИНН, КПП и код ОКПО предприятия;
  • Ф. И. О. МОЛ;
  • корреспонденцию бухгалтерских счетов.

Надо ли сразу списывать испорченные бланки

Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.

Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.

ВНИМАНИЕ!

Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

  • Длительность 120 часов за 1 месяц
  • Ваше удостоверение в реестре Рособрнадзора (ФИС ФРДО)
  • Выдаем Удостоверение о повышении квалификации
  • Курс соответствует профстандарту «Бухгалтер»

Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу

Акт о списании (уничтожении) бланков строгой отчетности (БСО). Скачать образец заполнения формы по ОКУД 0504816

При расчетах с клиентами-физическими лицами организации и ИП могут пользоваться бланками строгой отчетности. Эти документы подтверждают поступление денег в качестве оплаты товаров и услуг. Чтобы зафиксировать их уничтожение по завершению срока хранения, оформляется акт о списании бланков строгой отчетности в унифицированной форме 0504816 по ОКУД. Законом установлен порядок оформления этого документа. В конце статьи можно скачать форму для заполнения.

Содержание акта

Правила работы с учетными бланками регулируются Приказом Минфина №52н от 30.03.15 г. и Постановлением Правительства РФ №359 от 6.09.08 г. Отрывные корешки листков хранятся в течение пяти лет. По истечении этого срока они списываются. Это фиксируется соответствующим актом.

Форма 0504816 по ОКУД включает в себя:

  1. Указание на законодательный акт, регламентирующий ее использование.
  2. Информация о руководителе организации: ФИО, должность, подпись с расшифровкой, печать (при наличии).
  3. Наименование акта.
  4. Порядковый номер.
  5. Поле для указания кодов по ОКУД и ОКПО и даты подписания.
  6. Наименование организации.
  7. Материально ответственное лицо (ФИО и занимаемая должность).
  8. Дебет и кредит счета.
  9. Участники комиссии. В отдельной строке указывается ФИО и должность председателя, потом информация об остальных членах.
  10. Номер и дата издания приказа, на основании которого происходит списание БСО.
  11. Период списания.
  12. Таблица, содержащая информацию по уничтожаемым бумагам. В ней указаны номер и серия бланка, причина его списания и дата уничтожения.
  13. Подписи членов комиссии с расшифровкой.
Читайте также:
Онлайн кассы для ИП на ЕНВД в 2021 году

Акт списания бланков строгой отчетности по образцу, описанному выше, содержит информацию о заполненных и об испорченных документах. В том случае, если листок заполнили некорректно, он хранится и уничтожается вместе с использованными.

Можно ли заменить форму 0504816

Унифицированная форма акта списания является обязательной для государственных и муниципальных организаций. При этом частные предприятия могут применять самостоятельно разработанный шаблон. Необходимо закрепить выбранную форму в учетной политике организации.

Даже если на предприятии принято решение использовать самостоятельно разработанный образец, порядок списания БСО остается неизменным. Уполномоченные сотрудники берут за основу вышеупомянутое Постановление №359. По каким правилам происходит документооборот?

  • копии БСО или отрывные корешки хранятся на протяжении пяти лет;
  • после 5-летнего периода и через месяц после проведения инвентаризации списанные листки уничтожаются;
  • утилизация документов происходит на основании заполненной формы 0504816 акта о списании бланков строгой отчетности.

Порядок хранения и уничтожения не отличается для использованных и испорченных или бракованных листков. Если при заполнении БСО допустили ошибку, то его перечеркивают и регистрируют в Книге учета.

Внимание! Уничтожение использованных документов производится на основании акта списания по истечении 5-летнего срока хранения и через месяц после инвентаризации.

Регистрация испорченных листков наравне с заполненными позволяет соблюдать хронологический порядок и вести упорядоченный документооборот. При систематизированном хранении любой бланк будет доступен для исследования на протяжении всех 5 лет.

Правила заполнения акта

Информацию необходимо вносить аккуратным и разборчивым почерком. Также документ можно создать с помощью программного обеспечения. Исправления в полях не допускаются.

Этапы порядка списания:

  • издание руководителем приказа о назначении комиссии;
  • заполнение акта, внесение данных по списанным бумагам;
  • выполнение учетных операций;
  • уничтожение списанных листков.

При заполнении акта присутствует комиссия, состав которой определяется приказом руководителя. Один из участников – в качестве председателя. В форме отведены поля для указания их должностей и постановки подписей. Ссылка на приказ о назначении членов комиссии приводится в самом акте.

Ответственность за правильное проведение списания лежит на руководителе организации. Стоит отметить, что эта работа может быть поручена и другим работникам, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. При этом необходимо, чтобы подобные обязательства зафиксировали в трудовом договоре с сотрудником.

После заполнения и подписания членами комиссии документ направляют в бухгалтерию. В отделе ведется учет списанных квитанций.

Далее можно загрузить по ссылке форму акта списания.

Как списать бланки строгой отчетности

Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: с 27 сентября 2020 года форма изменена!

  • Обязанности инженера-технолога
  • Обязанности специалиста по закупкам
  • Как изменить состав инвентаризационной комиссии
  • Обязанности специалиста по документообороту
  • Сведения о профилактических прививках по форме 5
Читайте также:
Гражданско-правовой договор с физическим лицом 2021 (образец). Виды и порядок заключения

Нормативная база

Когда разрешено списывать БСО

В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.

Формы строгой отчетности используются для разных целей:

  • для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие);
  • при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие);
  • во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).

Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.

Главные причины снятия БСО с учета:

  • окончание установленного срока хранения для использованных и испорченных во время заполнения документов;
  • прочие чрезвычайные обстоятельства, которые приводят к необходимости списания документации со счетов учета (порча, потеря, хищение).

На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:

  • наименование;
  • серия и номер документа;
  • информация об утверждении.

При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.

Как отразить списание в бухучете

Узнайте бесплатно из руководства от экспертов КонсультантПлюс: проводки, действия, документы.

Как регулируется

Списание БСО регулируется постановлением правительства №359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина №52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.

Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.

Процедура списания

Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.

  • корешки или копии квитанций;
  • записи в книге учета формы 0504045 с подписями получателей;
  • расписки сотрудников в получении пропуска или удостоверения;
  • журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек и прочие.

Как составить приказ

Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.

В документе должна содержаться следующая информация:

От 28 сентября 2020 года

О списании бланков строгой отчетности

На основании истечения срока давности хранения бланков строгой отчетности, составляющего 5 лет,

1. Создать комиссию для списания бланков строгой отчетности в составе:

Председатель: Воронов Андрей Викторович (генеральный директор), Участники комиссии: Смирнова Валентина Федоровна (главный бухгалтер), – Иванов Иван Иванович (Начальник отдела кадров).

2. Провести списание бланков строгой отчетности в срок до 31 декабря 2020 года. 3. Списанные бланки уничтожить. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

А.В. Воронов (генеральный директор) Воронов

С приказом ознакомлены:

В.Ф. Смирнова (главный бухгалтер) Смирнова

И.И. Иванов (Начальник отдела кадров) Иванов

Читайте также:
Образец решения единственного учредителя о создании ООО 2021

Как составить акт

В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.

БСО перечисляются в таблице с проставлением:

  • серии;
  • номера;
  • причины снятия с учета;
  • даты уничтожения.

Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.

При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:

  • номер;
  • дату составления;
  • название организации;
  • ИНН, КПП и код ОКПО предприятия;
  • Ф. И. О. МОЛ;
  • корреспонденцию бухгалтерских счетов.

Надо ли сразу списывать испорченные бланки

Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.

Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.

Акт о списании бланков строгой отчетности: порядок составления

Списание бланков строгой отчетности — это гашение документов по установленным правилам. Как только заканчивается срок хранения БСО, их следует уничтожить. Процедура утилизации подразумевает оформление специальных документов — приказа и акта.

Чем регулируется списание БСО

В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 (редакция от 15.06.2020) закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2021 году, но эти правила применяют и коммерческие предприятия, и НКО. По правилам, унифицированные первичные документы и бланки хранятся в организациях минимум 5 лет. Конкретные сроки хранения каждого регистра приведены в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 .

К БСО относят различные документы бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Вот некоторые из бланков:

  • листки нетрудоспособности;
  • кассовая документация;
  • квитанции;
  • абонементы;
  • талоны;
  • путевки и билеты;
  • трудовые книжки и вкладыши;
  • дипломы;
  • удостоверения.

Отчетные бланки запрещено гасить безосновательно: списание БСО после уничтожения осуществляется только в двух случаях. Основания приведены в нормативном регламенте:

  1. Окончание срока хранения бланков строгой отчетности. Регистры уничтожают после завершения установленного периода сохранности.
  2. Чрезвычайные ситуации. Бланки списывают, если они утеряны, украдены или испорчены.

Как списать бланки

В Методических рекомендациях из приказа № 52 указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности, — составить акт. Гашение бланков строгой отчетности актируют по унифицированной форме: ее номер по ОКУД — 0504816. Акт обязателен для всех учреждений госсектора. Коммерческие организации используют форму 0504816 или разрабатывают собственный документ. Его следует закрепить в учетной политике.

Вот инструкция, как списать БСО в оперативном управлении в 2021 году:

  1. Издать приказ по учреждению.
  2. Собрать комиссию, которая займется процедурой списания. Назначить председателя комиссии.
  3. Определить необходимость списания БСО. Проверить их надлежащее использование в организации. Для проверки комиссия изучает копии квитанций, корешки БСО и журналы их выдачи. Кроме того, проверяется книга по учету строгой отчетности 0504045, сверяются подписи работников и других получателей регистров.
  4. Составить акт по факту проверки. Подписать у всех членов комиссии.
  5. Уничтожить бланки. Все испорченные и ненужные регистры сжигают.

Акт о списании — унифицированная форма, которая заполняется поэтапно. В нем указывают название, ИНН, КПП и ОКПО организации. Обязательно прописывают аналитический счет списания БСО. Затем перечисляется состав комиссии и основание для ее формирования — приказ, его номер и дата.

Читайте также:
Декларация ЕНВД за 4 квартал 2021 года: бланк, образец, как заполнить онлайн

Перечень списываемых и уничтожаемых БСО приводится в таблице. Исполнитель вносит серию, номер, причину списания, дату и способ утилизации. Акт подписывает руководитель и члены комиссии. Вносить исправления в форму 0504816 нельзя.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать испорченные бланки трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Актуальный образец, как списать испорченные бланки строгой отчетности в 2021 году:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

г. Санкт-Петербург«09» августа 2021 года

О списании бланков строгой отчетности

На основании истечения срока давности хранения бланков строгой отчетности, составляющего 5 лет,

1. Создать комиссию для списания бланков строгой отчетности в составе:

Председатель: Петров Порфирий Петрович (генеральный директор).

Участники комиссии: Сергеева Светлана Сергеевна (главный бухгалтер), Антонова Анна Антоновна (секретарь).

2. Провести списание бланков строгой отчетности в срок до 31 августа 2021 года.

3. Списанные бланки уничтожить.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Петров Петров П.П.

С приказом ознакомлены:

Что делать с испорченными бланками

Испорченные экземпляры заносятся в книгу учета строгой отчетности. Не списывайте и ни в коем случае не уничтожайте БСО, если обнаружили ошибку в заполнении. Необходимо дождаться окончания срока действия и только потом их списывать.

Порядок списания испорченных документов по окончании срока хранения ничем не отличается от описанного выше. Руководитель издает приказ и назначает комиссию. Комиссия проводит проверку, списывает и уничтожает зафиксированные экземпляры. По факту проведения процедуры оформляется акт.

Правила заполнения акта о списании бланков строгой отчетности – бланк и образец формы 0504816

На данный момент все организации без исключения обязаны применять в работе кассовую технику. Она позволяет формировать чеки при наличном и безналичном расчете.

Для отдельных случаев подобную документацию можно заменить бланками строгой отчетности, которые также служат подтверждением оплаты.

Данным актом регулируется процесс снятия с учета унифицированных форм бланков и последующее их уничтожение.

  1. По какой форме составлять?
  2. Как заполнить ф. по ОКУД 0504816?
  3. Скачать бесплатно бланк и образец заполнения
  4. Уничтожение испорченных БСО
  5. Выводы

По какой форме составлять?

Приказом Министерства Финансов РФ от 30.03.2015 г. № 52н введено понятие акта на списание бланков строгой отчетности (форма 0504816 по ОКУД), заполнение бланка обязательно для учреждений бюджетной сферы.

Муниципальные и государственные организации могут использовать в своей деятельности исключительно утвержденный бланк.

Иные юридические лица вправе собственными силами разработать образец документа и закрепить форму в локальном акте.

В связи с этим наиболее часто на практике применяется форма 0504816. Она удобна в применении, не вызывает вопросов у контролирующих органов и содержит наиболее удобные графы для внесения в них информации.

Как заполнить ф. по ОКУД 0504816?

Важным нюансом перед заполнением акта является создание специальной комиссии и утверждение их членов на основании распоряжения главы учреждения.

Структура акта достаточна проста в заполнении. В верхнем правом углу расположена ссылка на нормативный акт, предписывающий ее использование.

Читайте также:
Образец решения единственного учредителя о создании ООО 2021

Обозначается она лишь в унифицированной форме, на самостоятельно разработанных образцах данный параметр не указывается.

Малейшее расхождение в форме не позволяет указывать ссылку.

Ниже руководитель расписывается, указывается его должность, ФИО, проставляется печать организации и дата утверждения.

Следующая информация, фиксирующаяся в форме:

  • номер, заголовок и дата акта;
  • наименование предприятия, списывающего бланки;
  • должность и ФИО материально ответственного лица;
  • кредит и дебет счета, по которому проводится акт, заполняется только после поступления акта сотрудникам бухгалтерии, (Д20 (26) – К10,– К006);
  • должности, фамилии с инициалами членов комиссии (необходимо выделить председателя).

Затем обозначаются реквизиты приказа руководителя, на основании которого сформирована специальная комиссия по уничтожению бланков, указывается период их списания.

Основной частью акта является табличная часть с фиксацией названия столбцов:

  • номер и серия БСО;
  • причина списания;
  • дата утилизации.

В заключительной части председатель и члены комиссии расписываются с обозначением должностей и ФИО, подтверждая факт списания БСО.

Именно на выбранную группу сотрудников возлагается ответственность по причине выхода ситуации учета бланков из-под контроля.

В форме не допускаются помарки и корректировки. Возникновение опечатки или ошибки лишь в одном символе приводит бланк в непригодное состояние, дальнейшее его применение недопустимо. Он перечеркивается по диагонали и изымается.

Скачать бесплатно бланк и образец заполнения

Скачать образец заполнения акта о списании БСО – excel.

Уничтожение испорченных БСО

Устаревшие и испорченные бланки допускается уничтожать собственными силами группы по списанию или при помощи особой техники — шредера. Не запрещается ликвидировать бланки, заключив договор со сторонними компаниями на основе возмездного оказания услуг.

Списывать бланки необходимо в установленные сроки. По итогам проведенной инвентаризации составляется ведомость расхождений, являющаяся основой для составления акта о списании БСО.

Сам процесс ликвидации документации подобного вида осуществляется только при соблюдении особых, обозначенного законодательством регламента.

Списание производится при истечении периода хранения документов (продолжительность составляет всего 5 лет) и утраты документов по каким-либо причинам. О сроках хранения БСО читайте здесь.

Важно различать процесс списания и уничтожения БСО.

Списание формы может произойти и по причине отказа контрагента от продукта, услуги, когда бланк уже оформлен.

В этой ситуации нельзя просто выбросить бланк, его нужно сдать ответственному лицу в полной комплектации с обязательным совпадением серии и номеров.

Его не следует уничтожать сразу, он хранится, как и корешки, в течение 5 лет. Таким образом соблюдается хронологический порядок ведения учета бланков строгой отчетности, поддержания целостности системы документооборота.

Выводы

За верное оформление акта о списании несет ответственность руководитель учреждения. На практике директор перепоручает обязанности другим сотрудникам.

Это может быть кадровик, заместитель руководителя, бухгалтер. Выбирая специалиста, необходимо прописать данный функционал в трудовом контракте.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: